Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Методы учета и сокращения документооборота




Особенность документации состоит в том, что она способна только возрастать, но не уменьшаться. Несвоевременное выполнение или невыполнение договора ведет к появлению претензий, рекламаций, т.е. многих других документов.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документоборота. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал +10 копий); письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, итого документооборот составил 16 документов (15 экз. от­равлено и 1 экз. подшит в дело).

В объем документооборота входят также все документы, по­лученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, по­лученные по электронной почте.

При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документы наиболее распространенного формата - А4 (210 х 297 мм), а документы других форматов учитывать по схеме: два документа формата А5 равны одному документу формата А4, четыре документа формата А6 равны одному документу формата А4, один документ формата А3 равен двум документам формата А4.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вно­сить в соответствующую учетную форму, созданную по усмот­рению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесяч­но, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Сводка учета объема документооборота

за ____________200__г.

(месяц)

Виды   Количество   документов Всего
документов оригиналы копии    
входящие            
исходящие            
внутренние            
Итого            

 

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработ­ки мер по совершенствованию работы с документами и опреде­ления штатной численности службы ДОУ.

 

 

Литература

1. ГОСТ Р 6.10.4-85. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М., 1985.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. – М., Росархив, 1995.

4. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. – М., ВНИИДАД, 1991.

5. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл.8. – М., ИНФРА-М, 1998.

6. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. Пер.с анг. – М., Сол Систем, Финансы и статистика, 1995

7. Деловое досье фирмы. – М., ИВЦ Маркетинг, 1993.

 

 


Поделиться:

Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 137; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.005 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты