Класифікація організаційно-розпорядчих (адміністративнії

управління

Таблиця 4.1 х) методів

До складу організаційно-стабілізуючих методів управління входять регламентування, нормування й інструктування.

Регламентування являє собою досить жорсткий тип організаційного впливу, що полягає у розробці та введенні в дію організаційних положень, обов'язкових для виконання протягом часу, визначеного цими положеннями. Методи, що відносяться до регламентаційних, характеризуються такими впливами: упорядкування, розподіл, програмування, алгоритмізація та ін. Регламентаційні методи складаються з чотирьох основних видів: загальноорганізаційного, функціонального, структурного, посадового.

Загальне/організаційне регламентування включає закони, статути і положення загальноорганізаційного характеру, які встановлюють організаційну структуру і порядок функціонування соціальної системи в цілому. Наприклад, Закон про державну службу, Закон про Кабінет Міністрів, Закон про місцеві державні адміністрації тощо.

Функціональне регламентування охоплює положення, які визначають і встановлюють внутрішній порядок роботи, організаційний статус різних ланок, їх цілі, завдання, функції, повноваження, відповідальність та ін. Наприклад, положення про лінійні та функціональні підрозділи різних органів виконавчої влади (Положення про міністерство, державний комітет, обласну державну адміністрацію тощо).

Структурне регламентування включає організаційні форми управління, які відображають основні елементи і взаємозв'язок внутрішніх структур. Його мета - досягнення необхідної уніфікації форм управління однотипних адміністративних структур. Прикладом такої регламентації можуть слугувати положення про управління, відділи, служби органів виконавчої влади.

Посадове регламентування здійснюється розробкою штатного розкладу та посадових інструкцій, що встановлюють перелік посад і основні вимоги їх заміщення, виконання посадових обов'язків.

З точки зору науки сукупність регламентів повинна охоплювати всі рівні соціальної системи - від первинної ланки (посади державного службовця, служб, управлінь органів управління) до найвищих щаблів державного управління, їх побудова і функціонування регламентуються спеціальними положеннями про структурні підрозділи й інструкціями для окремих посад.

Положення - це організаційно-юридичний документ, що регламентує діяльність установи, організації, їх складових одиниць і підрозділів. У літературі ці положення інколи називають регламентами, що визначають діяльність суб'єкта, об'єкта чи системи управління.

Як правило, вони складаються з таких розділів: "Загальна частина" -розкриває суть та мету діяльності структурного підрозділу, його місце в структурі, опис керівництва роботою та правових актів, якими керується в роботі підрозділ; "Організаційна структура" - розкриває перелік посад, з яких складається штатний розпис підрозділу; "Основні завдання (обов'язки)" - визначає основні функції підрозділу; "Права" - розкриває компетенцію підрозділу; "Взаємовідносини з іншими підрозділами" містить перелік підрозділів та осіб, з якими він вступає в управлінські взаємозв'язки; "Відповідальність" - визначає перелік обов'язків, за які несе відповідальність підрозділ.

Іншим розповсюдженим регламентом, за допомогою якого визначаються місце і діяльність працівників, є посадові інструкції. Назва "посадова інструкція" не зовсім точно відображає зміст цього документу, оскільки разом із обов'язками (своєрідними наказами, що робити) в інструкціях визначаються місце працівника, його права, відповідальність, умови праці, зв'язки з іншими працівниками та підрозділами, вимоги до працівника. Тому інколи, особливо в зарубіжній практиці, використовується інша, більш точна назва "стандарт діяльності", "регламент роботи", "функціональний план".

Посадові інструкції - це перелік завдань і обов'язків, функцій, прав, відповідальності, в тому числі з охорони праці тощо, які властиві відповідній посаді в конкретних організаційно-технічних умовах.

Розрізняють типові та індивідуальні посадові інструкції. Типові посадові інструкції - це інструкції, розроблені для посад працівників апарату управління з єдиною структурою. Наявність типових посадових інструкцій дає змогу скоротити час, необхідний для складання індивідуальних посадових інструкцій.

Індивідуальні посадові інструкції це інструкції, розроблені відповідно до конкретної посади з урахуванням особливостей цього органу, підрозділу і конкретного працівника.

Посадові інструкції як юридичні документи вступають у силу або рішенням керівника (затвердження інструкції підписом; наказ про запровадження інструкції), або за рішенням органу управління.

Посадові інструкції складаються з відповідних розділів. Найбільш типовими з них є: загальні положення; функціональні обов'язки; права; відповідальність; кваліфікаційні вимоги; взаємовідносини (зв'язки) за професією, посадою.

У розділі "Загальні положення" наводять дані про сутність, особливості й мету діяльності, класифікаційні критерії, визначальні ознаки спеціальності й спеціалізації, додаткові відомості про посаду, професію або роботу правцівника. Розділ "Функціональні обов'язки" розкриває зміст діяльності, яку має виконувати працівник. У розділі "Права" визначають і наводять делеговані працівникові правові засоби, за допомогою яких забезпечують виконання покладених на нього завдань. Розділ "Відповідальність" містить показники особистої відповідальності за виконання робіт, а також переліки результатів, яких необхідно досягти працівникові в процесі професійної діяльності за відповідною посадою, професією або роботою. Розділ "Кваліфікаційні вимоги" встановлює перелік необхідних для зайняття певної посади передумов: рівень освіти, досвід роботи, додаткові навички тощо. Розділ "Взаємовідносини за професією, посадою" розкриває взаємовідносини та зв'язки з іншими працівниками в підрозділі і за його межами, умови заміщення в разі відсутності тощо.

Практика показує, що положення і посадові інструкції мають певний життєвий цикл: розробка, прийняття (затвердження), дія, старіння, удосконалення. В установах, де положення та інструкції розглядаються як ефективні організаційні методи, особлива увага надається їх періодичному уточненню, оновленню. Такий підхід дає можливість своєчасно узгоджувати зміст положень і посадових інструкцій з умовами, завданнями, потребами, забезпечуючи удосконалення і, відповідно, гнучкість організаційно-виконавчої системи.

З метою оцінки результатів розробки, впровадження та оновлення положень і посадових інструкцій використовуються, в основному, такі показники: приведення найменування підрозділу, посади у відповідність із виконуваною роботою (структурно-посадовий ефект); усунення паралелізму і дублювання, зменшення затрат часу на виконання завдань (організаційний ефект); зменшення кількості конфліктів між керівниками підрозділів, працівниками (соціально-психологічний ефект).

Традиційним регламентом є також розпорядок роботи, який має різновиди. Найперше, це єдиний розпорядок роботи, який узгоджує роботу керівників, організації, підрозділів, графіки оперативної і поточної роботи, час проведення громадських заходів. Кожен організатор, дотримуючись такого розкладу, дотримується власного розпорядку, що відповідає його посаді та стилю роботи.

Відсутність єдиного регламенту, коли кожен організатор працює від виклику до виклику і багато у чому залежить від "регламенту стихії", приводить до нашарування різних заходів.

В управлінській практиці використовується також регламент особистого прийому. Цей регламент визначає час, сприятливий для прийому; стислий зміст питання; тривалість зустрічі; наявність необхідних документів тощо.

Практикуються також регламенти-сценарії різних заходів, які проводяться за участю керівників: прийоми делегацій, урочисті прийоми, презентації, відкриття заходів, проведення урочистостей тощо. У таких регламентах визначені процедури, ритуали, дії та приблизні витрати часу. Керівники, які не мають таких розроблених регламентів, не позбавлені труднощів при проведенні зазначених заходів.

Формами виразу регламентаційного впливу є визначення напрямків діяльності, розподіл прав, відповідальності, завдань, функцій та ін. Інструментами впливу є опис системи, аналіз системи управління, вивчення документів за допомогою методів групової оцінки, опитування, контролю. Документальне оформлення регламентаційний вплив отримує у вигляді правил, положень, угод, договорів, планів, програм, графіків тощо.