Информационное обеспечение.

Информация необходима управленческому аппарату, так как объекту управления - сырье и ресурсы. Она формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Последние отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.). Любая система управления имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).

Для внешней информации характерны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, и поэтому ее обработка стандартными программными средствами затруднена. Это потребовало создания особых информационных систем, получивших название экспертных. Такие системы способны давать точные выводы на основе недетерминированной информации.

Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает в различные временные интервалы развития объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров. Как правило, эти данные измеряются, и в управленческих документах фиксируется точная информация.

В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Так, для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, применяется в основном внешняя и в меньшем объеме внутренняя информация. На оперативном уровне используется только внутренняя, а на среднем - большей частью внутренняя и частично - внешняя. Эти виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу, на основе которой функционирует ЭИС. Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

К внемашинной относится та часть, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т.д.).

Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых, файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, накладных), либо как база данных. Разница состоит в том, что при создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Это служит причиной несоответствия структуры файлов базы данных структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (реляционную, иерархическую, сетевую). Файлы обрабатываются с помощью специального программного обеспечения - систем управления базами данных (СУБД).

Все документы, имеющие отношение к ЭИС, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результативные.

Входные документы, а значит, и получаемые на их основе файлы, в свою очередь, делятся на оперативные, где отражаются факты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, и условно - постоянные, где указаны материальные, трудовые, технологические и прочие нормы и нормативы, а также все справочные данные (наименования, фамилии и др.).

Выходные документы и файлы также имеют свою классификацию. Они делятся на те, которые предназначены для применения конечным пользователем, для использования информационной системой при решении других задач (транзита) и решении задач в последующий период. Кроме того, существуют вспомогательные, корректировочные файлы и рабочие, уничтожающиеся после каждого решения задачи.

Состав внутри машинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.

Информационное обеспечение (ИО) - важный элемент компьютерных информационных систем маркетинга. Его основное назначение - качественное информационное обслуживание специалистов служб маркетинга путем предоставления достоверной, своевременной и достаточной информации для выполнения ними функций управления и принятия маркетинговых решений. Информационное обеспечение ИСМ является составной общего информационного обеспечения современных многоуровневых распределенных систем обработки данных на предприятиях и вместе с тем учитывает, особенности решения задач по управлению маркетингом. Организация ИО зависит от особенностей предприятия и методов управления, от состава объектов предметной области, построения алгоритмов объемов данных, которые используются при решении задач, совокупности информационных потребностей и требований пользователей системы.

В теории компьютерных систем обработки информации в ИО выделяются: внешнее информационное обеспечение (система показателей предметной области, системы классификации и кодирования, документы) и внутреннее обеспечение (информационная база данных, которая сохраняется на машинных носителях).

Для идентичного отображения данных в процессах обработки информации на разных уровнях управления применяются системы классификации и кодирования, которые формализовано описывают показатели, объекты, явления, процессы. В маркетинговой деятельности используются несколько видов классификаторов:

-локальные, которые предназначены для использования на одном объекте (предприятии, фирме) и не выходят за его пределы;

-территориальных, региональных или отраслевые, предназначенные для соответствующих объектов;

-государственные (национальные), которые разрабатываются на государственном уровне, и, как правило, обязательные для применения.

С 1994 г. в Украине разработано около 20 национальных статистических классификаций, которые базируются на основах методологии международных статистических классификаций, учитывают международные стандарты по обмену, маркетингу, торговле. Это Классификация видов экономической деятельности, Классификация продукции и услуг, Классификатор государств мира, Классификатор валют. Классификация услуг внешнеэкономической деятельности, Классификация товаров внешнеэкономической деятельности. Классификатор объектов административно-территориального устройства Украины, Классификатор форм собственности и др. Долгосрочной целью является создание систем классификаторов, совместных на государственном, отраслевом, региональном уровнях и на отдельных объектах народного хозяйства;

-международные классификаторы. Это - Международная стандартная классификация товаров и услуг, Международная стандартная торговая классификация ООН, Номенклатура гармонизированной системы описания и кодирование товаров Совета по таможенному сотрудничеству, новая Классификация основных продуктов и т.п. Выход Украины на внешние рынки, перспектива расширения производственных и торговых связей с другими странами предопределяют необходимость использования таких классификаторов.

Штриховое кодирование - один из видов автоматической идентификации объектов, при котором используется метод оптического считывания информации. На международном уровне штрихи-коды применяются в производстве и сбыте продукции, торговли, для таможенного контроля, в маркетинге, статистике и т.п.

Внедрение штрихового кодирования товаров имеет целью:

- создание в Украине условий применения информационных технологий автоматизированной идентификации и электронного обмена данными а также создание информационной базы для контроля и управления товарно-денежным оборотом;

- сокращение времени товарооборота за счет применения электронных средств обмена при производстве товара, его складировании, транспортировании, реализации и отчетности государственным органам;

- обеспечение деятельности разных производителей и потребителей на едином товарном рынке путем использования единого кода товара по всей цепи товаропродвижения, управление потоками информации по запросу и в реальном масштабе времени.

Есть несколько видов штрихов-кодов, из которых в Украине приобрели распространение Европейская система кодирования (European Article Numbering - ЕАN-8, EAN-13) и американская система Universal Product Code (UPC-A, UPC-E). Маркирование товаров штриховыми кодами EAN осуществляется соответственно действующим государственным стандартам и другими нормативными документами Украины, Международной Ассоциации Товарной Нумерации - и EAN International и Национальной нумеровальной организации - Ассоциации Товарной Нумерации Украины «EAN - Украина».

Основными направлениями совершенствования документов в современных информационных системах является их унификация и стандартизация, автоматизированное создание первичных документов и интеграция данных в них, использование экранных форм отображения документов (карточек покупателей, конкурентов, поставщиков), формирование документов путем передачи их содержания по компьютерным сетям («электронная почта») и др.

Эффективность информационных компьютерных технологий непосредственно связанна с организацией внутренней информационной базы. Подходы к организации машинной базы данных зависят от вида и размера предприятия, требований к маркетинговой деятельности, количества задач и методов их решения. Файловая организация данных характерная для автоматизированного решения отдельных задач на рабочем месте специалиста, а также является начальным этапом при организации компьютерных систем. Современные информационные технологии обработки экономической информации, организация АРМ и вычислительных сетей ориентированные на организацию баз и банков данных разного назначения, которые работают под управлением СУБД (системы управление базами данных). В отличие от локально организованных файлов, база данных специально организованное сохранение информационных ресурсов в виде интегрированной совокупности файлов, предназначенное для многоцелевого использования и модификации разными пользователями.

Основное назначение СУБД - управление данными, обеспечение доступа к данным, организация и осуществление связи с пользователем. На сегодня существует значительное количество разных СУБД, среди которых Fox Base, Fox Pro, Paradox, Access, а также многопользовательские, многоплатформные СУБД, которые реализуют информационную технологию «клиент-сервер»: Oracle, Informix, Progress, SyBase, SQL.

Концепция организации баз и банков данных предусматривает разную конфигурацию: централизованные, распределенные, локальные. В централизованной базе данных размещаются базовые файлы, предназначенные для многоцелевого использования разными специалистами. В распределенных базах и банках данных файлы размещаются на нескольких ПЭВМ (АРМ), объединенных в сеть. Их основное назначение - предоставление пользователям более гибких и оперативных форм информационного обслуживания при работе со значительными объемами информации в условиях географического или структурного разъединения. Локальные базы данных содержат информацию, предназначенную для использования определенным отделом, группой специалистов.

В специальной литературе по маркетингу [5, 9, 23] систему маркетинговой информации по методам формирования разделяют на внутреннюю, внешнюю и маркетинговых исследований и анализа.

Главное назначение внутренней информации - оценка возможностей предприятия (фирмы) с целью установления соответствия его рыночных запросов производственно-ресурсным возможностям. Внутренняя информация формируется на разных уровнях управления предприятием, накапливается в централизованной базе данных (на файл - сервере) и может использоваться многими специалистами при выполнении функций управления (рис. 1.3.1).

Для решения маркетинговых задач используется информация, которая формируется на трех уровнях:

- на первом уровне формируются фактические данные о ходе производства (АРМ в цехах и на участках), о наличии и движении товаров, материально-технических ресурсов на складах (АРМ кладовщиков);

- на втором уровне формируются данные о конструкторско-технологических параметрах и характеристиках товаров (АРМ конструкторов, технологов), анализа и планирования производственных процессов (АРМ производственного отдела), о производственных мощностях (АРМ отдела главного механика, главного энергетика), о состоянии обеспечения материально-техническими ресурсами (АРМ в отделе материально-технического снабжения), по планированию ассортимента товаров (АРМ в плановом отделе). Значительная часть информации собирается и агрегируетсяна АРМ бухгалтеров (учет продаж товаров и расчеты за них, учет затрат на производство и себестоимость товаров). На этом уровне на АРМ специалистов служб маркетинга формируется информация о состоянии рынка и место товаров собственного производства на нем, маркетинговую стратегию и планы маркетинга, внедрение новых товаров, формирование ассортиментного портфеля, каналы товародвижения, рыночные цены, планы рекламных кампаний и т.п.;

- на третьем уровне формируется директивная информация, которая отображает текущие и перспективные планы развития предприятия, маркетинговой стратегии, ценовой и финансовой политики.

Специалисты по маркетингу подчеркивают большое значение внутренней информационной базы, которая содержит детальные данные, необходимые для анализа существующей ситуации и прогнозирования основных показателей деятельности предприятия на будущее.

Внешняя информация содержит данные о состоянии внешней среды предприятия, рынок и ее инфраструктуру, спрос на товары, поведение покупателей и поставщиков, действия конкурентов, действующее законодательство из регулирования рыночных механизмов и т.п. Сбор, регистрация и организация внешней информации в базы данных - трудоемкий процесс, связанный со значительными финансовыми затратами. По источникам получения информации различают несколько вариантов организации этого процесса:

-сбор данных из разных источников в виде документов (периодические и специализированные издания, статистические сборники, коммерческие обзоры, рекламные проспекты, данные презентаций). Необходимые данные в структурированном (или текстовом) виде заносятся в базу данных;

- сбор данных на машинных носителях, которые распространяются специальными информационными службами. Это могут быть текстовые или структурированы данные. Они перезаписываются в базу данных предприятия и поддерживаются в актуальном состоянии;

- автоматическое формирование в базы данных предприятия внешней информации с использованием компьютерных сетей, баз и банков данных специального назначения (МИР, RELCOM UKRAINE, Internet). Так может приводиться статистическая и коммерческая информация, данные специальных маркетинговых исследований и т.п. С учетом значительной потребности в информации и эффективность его получения в сетях количество баз и банков данных постоянно возрастает.

Информация по маркетинговым исследованиям и анализу содержит данные о результатах проведенных исследований по конкретным направлениям маркетинговой деятельности: исследование параметров рынка, изучение спроса, анализ деловой активности конкурентов, динамика цен на товары, реакция на новые товары и т.п. Эти исследования могут выполнять внешние организации или специалисты служб маркетинга - в таком случае информация маркетинговых исследований является результатом решения задач на АРМ специалистов отдела маркетинга и сохраняется в соответствующей базе данных или информационных хранилищах.

В локальной базе данных специалистов служб маркетинга сохраняется разносторонняя информация, предназначенная для решения маркетинговых задач. Локальная база данных может включать:

- файлы со справочными, нормативными, плановыми, фактической, результатной и другими видами информации, а также соответствующие СУБД:

- базы знаний и программные средства экспертных систем;

- базы данных, базы моделей, системы управления базами данных (СУБД) и базами моделей (СУБДМ) при использовании систем поддержки принятия решений;

- информационные хранилища, которые представляют собой интегрированные, предметно ориентированные базы данных, которые продолжительное время сохраняются и выполняют роль информационных руководств при решении маркетинговых задач.

Перечень и содержание файлов базы данных определяются вариантом организации БД, количеством АРМ специалистов на предприятии (фирме), содержанием и методами решения задач, особенностями производства и сбыта товаров и т.п. Кроме того, руководители организаций и маркетинговых служб выдвигают к информации свои специфические требования, имеют индивидуальные потребности в информации. Поэтому разработка структуры и содержания баз данных во многом имеет индивидуальный характер.

Программное обеспечение

Понятие информационной технологии неразрывно связанно с той специфической средой, в которой она реализуется, то есть с техническим и программным обеспечением. Прежде всего это касается программного обеспечения персональных компьютеров, поскольку именно оно в значительной мере определяет способы взаимодействия пользователя с информационной системой.

Все программное обеспечение персональных компьютеров можно разделить на два класса:

- системное программное обеспечение;

- прикладные системы (пакеты прикладных программ). В свою очередь, среди системного программного обеспечения можно выделить:

- операционные системы и сервисные программы;

- операционные оболочки;

- сетевые операционные системы;

- языки и системы программирования.

Операционные системы дополняют аппаратные средства компьютера, давая возможность прикладным программам обращаться к внешним устройствам, а человеку - пользователю компьютера - управлять работой машины. Ядро операционной системы дополняется набором сервисных программ, которые служат для разных целей. Так, с их помощью выполняются предшествующая разметка диска, установление параметров внешних устройств, тестирование оперативной памяти и других устройств.

Операционные оболочки предназначены для создания интерфейса, который упрощает пользователю процесс общения с операционной системой. Они освобождают его от необходимости запоминать команды операционной системы и вводить их с клавиатуры.

Сетевые операционные системы обеспечивают доступ к ресурсам, которые находятсяза пределами локального компьютера.

Языки и системы программирования - это категория программных средств, с помощью которых создаются все другие программы. Большая часть этих средств предназначенная для программистов.

Прикладные системы, или пакеты прикладных программ, составляют категорию программных средств, предназначенных для решения повседневных задач пользователей.

Совокупность мероприятий, регламентирующих функционирование и использование технического, программного и информационного обеспечения и определяющих порядок выполнения действий, приводящих к получению и использованию искомого результата, образует методическое и организационное обеспечение. В ИС они определяют технологический процесс работы системы. Кроме операционных систем для функционирования любой ИС необходимы также :

• тестовые и диагностические программы;

• программные средства телекоммуникации;

• программные средства защиты информации от несанкционированного доступа и воздействий;

• программные средства подтверждения целостности передаваемого документа и идентификации подписи автора;

• программный интерфейс с другими компьютерными системами и др.