Організація зустрічі делегації.

1. Організація і проведення прийомів.

Найпоширенішою формою ділового протоколу є прийоми, основи організації яких необхідно знати як біз­несменам, підприємцям, так і менеджерам будь-якого рівня.

Влаштовуються прийоми у зв'язку із завершенням якої-небудь видатної події, в честь прибулої на фірму іноземної делегації чи високого гостя, а також у запланованому поряд­ку. Прийоми мають діловий характер, проводяться з метою поглиблення і розширення ділових контактів, продовження переговорів, здобуття нових партнерів, одержання необхідної інформації, презентації своєї продукції, реклами тощо. При­йоми — це інструмент ділових стосунків.

Час і засоби для організації прийомів залежать від об­ставин і бувають різні, але в будь-якому випадку це питання потрібно вивчити завчасно і підготувати його якомога ретель­ніше, при цьому сторона (особа), що проводить прийом, заз­далегідь повинна виконати таку підготовчу роботу:

- визначити вид прийому;

- скласти список запрошених осіб;

- підготувати і завчасно розіслати запрошення (у запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв'язку з чим, де і коли проводиться, хто особисто запрошу­ється. Етикет вимагає, щоб запрошення були виготовлені на яскравих бланках, а ім'я, прізвище та посада запрошених були вписані від руки або набрані на комп'ютері. Запрошення звичайно розсилають за один-два тижні до дня прийому. Причиною відмови при наяв­ності згоди можуть бути лише форс-мажорні обставини.)

- підготувати зал чи приміщення;

- скласти, якщо необхідно, план розміщення (1. Для того, щоб кожний гість міг швидко знайти своє місце за столом, а також знав, хто буде його сусідом, при вході на невеликому столику виставляється план розміщення. 2. Почесним є місце напроти вхідних дверей, а якщо двері знаходяться збоку — на стороні столу, звернутій до вікон. 3. На сніданку (обіді), на якому присутні тільки чоловіки, першим вважається місце праворуч від господаря, а не праворуч від його почесного гостя. 4. Якщо на прийомі присутня господиня дому, тоді зви­чайно запрошуються дружини всіх запрошених. В такому випадку першим почесним вважається місце праворуч від господині, другим — праворуч від господаря);

- визначити (скласти) меню, продумати сервіровку столу і порядок обслуговування гостей;

- підготувати тости і промови (на прийомах з розміщенням);

- скласти схему і порядок проведення прийому, розподілити обов'язки між тими, хто готує прийом.

Щоб не порушувати встановлений порядок проведення прийомів і через незнання не образити як приймаючу сторо­ну, так і гостей, необхідно знати особливості різних видів прийомів і правила їх проведення.

Запізнення вважається порушенням етикету й може бути сприйняте негативно й навіть із образою.

Залежно від часу, на який вони призначені, прийоми поді­ляються на два типи - денні та вечірні, а також з розсаджу­ванням за столом чи без. Основними видами прийомів є «Ке­лих шампанського» («Coupedechampagne»), «Келих вина» («Fin d'Honneur»), «Сніданок» («Lunch»), «Обід» («Dinner»), «Обід-буфет» («BuffetDinner»), «Вечеря» («Supper»), прийоми типу а-ля фуршет, коктейль, а також маленькі прийоми кофейний або чайний стіл.

До денних прийомів відносяться: «Келих вина», «Келих шампанського» та «Сніданок». Усі інші прийоми є вечірніми.

До прийомів з розсаджуванням за столом відносять «Сніда­нок», «Обід» та «Вечерю».

«Келих шампанського»та «Келих вина»починаються о 12-ій годині та закінчуються о 13-ій. Під час такого прийому подаються лише шампанське, вина та соки. На закуску пода­ють маленькі тістечка, бутерброди, горіхи. Цей вид прийому зручний тим, що займає небагато часу і не потребує багато уваги. Прийом відбувається стоячи. Форма одягу - повсякден­ний костюм чи сукня.

«Сніданок»влаштовується між 12 та 15 годинами. Частіше він починається у 12.30 чи 13.30. Триває 1-1,5 години, з яких приблизно годину гості проводять за столом, інший час - за кавою (кава чи чай можуть бути подані до того ж столу чи до вітальні). Подають до сніданку одну-дві холодні страви, одну рибну чи м'ясну, десерт. Коли гості зібралися, їм пропонують аперитив. Форма одягу - повсякденний костюм чи сукня, якщо інше не зазначене в запрошенні.

«Коктейль»розпочинається між 17 та 18 годинами, три­ває не більше 2 годин, відбувається стоячи. На запрошенні вказується час початку та закінчення прийому (17.00-19.00, 18.00-19.00).

Господар та господиня впродовж всього часу прийому сто­ять біля входу, зустрічають та проводжають гостей. Крім того, господиня знайомить тільки-но прибулих гостей з тими, з ким вони не знайомі.

Коктейльний стіл від інших видів столів відрізняється тим (хоча він теж використовується у вигляді буфетної стійки), що на ньому немає ані тарілок, ані виделок, є тільки дерев'яні чи пластмасові палички. Подають налиті в келихи коктейлі, їх розносять офіціан­ти. Інколи влаштовують бар-буфет із спиртними напоями.

«Фуршет» проводиться в ті ж години, що і «коктейль» (17.00-19.00, 18.00-20.00). Його формальна відмінність від прийому «коктейль» в тому, що під час останнього подають більше напоїв та менше закусок, а під час фуршетних прийомів напоїв подається не менше, а закусок подається набагато більше. Але зараз ці прийоми часто комбінують.

«Обід» - найбільш почесний вид прийому. Починається він у проміжку між 19.00 та 21.00. Стіл накривають білими ска­тертинами. Серветки білі, накрохмалені, їх кладуть на тарі­лочки для хліба.

Столи ставлять у вигляді літери «Т» або «П». Найпочесніші місця за головним столом ті, де гості знаходяться обличчям до вхідних дверей чи, якщо це неможливо, до вікон, що виходять на вулицю.

Після холодних закусок подають бульйон із грінками, потім — яку-небудь страву з м'я­са. Обід закінчують десертом. Наприкінці подаються чай чи кава. Алкогольні напої ті ж, що й на сніданку.

Урочисті прийоми потребують і урочистості в зовнішньому вигляді. У цьому випадку на запрошеннях (у лівому нижньому куті) звичайно вказують «White tie» (біла краватка, що озна­чає «фрак»), чи «Black tie» (чорна краватка, тобто смокінг). А якщо на запрошенні написано «Evening dress» - це вечірній одяг, тобто фрак. Якщо форма одягу вказується, виконання цієї умови обов'язкове.

«Обід-буфет» - по-іншому він ще зветься «шведський стіл», тому що був започаткований у Швеції. Його звичайно прово­дять у ті ж часи, що й «Обід», але його проведення простіше, оскільки не пов'язане з розміщенням гостей за столом. Серві­руючи стіл як буфетну стійку «по-шведськи», його розміщу­ють біля стінки чи посеред кімнати, накривають широкою ска­тертиною, що звішується мало не до підлоги. На середину сто­лу ставлять холодні закуски, холодні соуси, хліб, різні салати, печиво, кондитерські вироби, прохолодні напої, соки, мінераль­ну воду. По краях столу рядочками чи трикутниками розміщу­ють чарки і келихи, закусочні тарілки ставлять одна на одну. Серветки кладуть групами в кількох місцях.

Учасники не сидять за спільним столом, а підходять до нього, беруть лівою рукою серветку, на яку став­лять тарілку із заздалегідь покладеними на неї ножем та ви­делкою, а потім кладуть на таріль їжу. Правицею беруть ке­лих з вином, соком чи іншими напоями. 3 наповненою таріл­кою гості відходять від столу та сідають за маленькі столики. Вони можуть розташовуватись також на диванах, у кріслах, намагаючись сісти з людьми, з якими бажають поговорити. Фор­ма одягу - як на «Обіді».

«Вечеря» - починається о 21-ій годині чи пізніше. Від обіду відрізняється тим, що на вечері не подають супу; форма одягу теж зазначається в запрошенні - темний костюм, смокінг чи фрак. Для жінок - вечірня сукня.

Крім урочистих прийомів практикуються (навіть на найви­щому рівні) зустрічі за чайним чи кавовим столами. На каву зазвичай запрошують з 17 до 19 годин, на чай до 20 годин. До кави чи чаю подають маленькі бутерброди, пиріжки, солодке та солоне печиво, здобні булочки, кекси, солоні чи солодкі торти. Не залишайте ложечку в склянці чи у чашечці! Молоко ніколи не налива­ють у порожню чашку, а лише в наповнену чаєм. Форма одягу - повсякденний костюм чи сукня.