Практическая часть. Познакомиться с возможностями автоматизации документооборота с помощью MS Office.

Цель работы

Познакомиться с возможностями автоматизации документооборота с помощью MS Office.

Основные положения

Если для фирменных бланков, накладных или других регулярно создаваемых документов необходим шаблон, то можно выбрать один из имеющихся в текстовом редакторе и изменить его. Однако будет лучше начать с нуля и создать собственный шаблон, что довольно просто делается в редакторах Word. Впоследствии их можно загружать, выбрав пункты меню Файл•Создать (File•New).

Если вам надо создать сотню документов, отличающихся только например фамилией исполнителей, Microsoft Office способен облегчить вам эту работу, поскольку позволяет автоматизировать процесс создания однотипных документов посредством операции «Письма и рассылки» «Слияние…» в Microsoft Word.

Операция «Слияние…» позволит создать ценники на каждый товар, хранящийся в вашей базе данных, напечатать нужное количество визитных карточек для каждого сотрудника, выдать свидетельства, грамоты, платежные ведомости и многое другое.

Итак, программа Слияния позволяет создавать документы на бланках, почтовые наклейки, конверты, каталоги и подставлять туда любые данные.

Для этого необходимо:

1. Открыть или создать основной документ (Сервис → Слияние → Создать).

2. Открыть или создать источник данных (Сервис → Слияние → Получить данные).

3. Вставить в основной документ поля слияния с помощью кнопки Добавить поле слияния на появившейся панели инструментов Слияние.

4. Произвести слияние источника данных и основного документа. При этом каждая строка источника данных образует отдельный документ на бланке, почтовую наклейку или элемент каталога.

Если при работе с Microsoft Excel для Windows у вас возникла необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность действий, то вы можете записать эту последовательность под определенным именем. Записанная под определенным именем последовательность действий называется макросом. Записанный макрос можно вызывать для выполнения из основного меню при помощи кнопки на панели инструментов или на рабочей области, а также комбинации клавиш. Макрос может быть назначен так же графическому объекту.

Макрос записывается на языке Visual Basic for Applications. Текст макроса можно вызывать для редактирования.

Для разработки небольших баз данных документов допустимо и часто используется СУБД MS Access

Практическая часть

Уважаемый(-ая) «Фамилия» «Имя» высылаю вам письмо на вашу почту «EMail» , для того чтобы пригласить Вас в Центр Подготовки Кадров, обучение которого состоится «20» декабря 2014 года в 19 часов 30 минут.
По адресу: г.Брянск, ул. Фокина, д. 8.

С уважением, Коробок Галина Ивановна.