Облікові регістри, їх види

Тема 8. Регістри і форми бухгалтерського обліку

1. Облікові регістри, їх види

2. Форми облікових регістрів

3. Техніка облікової реєстрації

4. Форми бухгалтерського обліку

4.1. Меморіально-ордерна форма обліку

4.2. Журнал - головна форма обліку

4.3. Журнально - ордерна форма обліку

4.4. Автоматизована (комп'ютерна) форма обліку

5. Помилки в бухгалтерських записах, способи їх виявлення і виправлення

Облікові регістри, їх види

Господарські операції, оформлені відповідними документа­ми, для одержання узагальненої інформації про наявність і зміни майна підприємства, господарські процеси і фінансові ре­зультати діяльності підлягають групуванню і відображенню в певному порядку в облікових регістрах.

Облікові регістри— це носії інформації спеціального формату і будови (паперові, машинні), призначені для реєстрації, групуван­ня й узагальнення господарських операцій, оформлених відповід­ними первинними документами.

Записи господарських операцій в регістрах називаються обліковою реєстрацією.

За зовнішнім виглядомоблікові регістри поділяються на книги, картки, окремі листки.

В бухгалтерських книгах окремі листки міцно переплетені (зброшуровані). Сторінки книги до початку записів обов'язково нумерують. На звороті останньої сторінки за підписом головного бухгалтера вказують загальну кількість сторінок у книзі. У деяких книгах (наприклад, Касова книга) сторінки не тільки нумерують, а й прошнуровують шпа­гатом і скріплюють сургучною або мастичною печаткою. На обкладинці книги зазначають назву підприємства або організації і назву цієї книги, а також рік, на який її заведено.

Для кожного окремого рахунка (синтетичного, аналітичного) у книзі відводять певну кількість сторінок залежно від передбачуваного обсягу записів. Щоб легше було знайти певний рахунок, у книзі наводять зміст, у якому зазначають номери сторінок.

Основною перевагою ведення обліку у книгах є надійність зберігання облікових записів. Тому книги використовують на тих ділянках обліку, де потрібен посилений контроль за зберіганням облікових записів.

Картки ви­готовляють з цупкого паперу або тонкого картону спеціальної форми, стандартних розмірів, їх широко використовують в аналітичному обліку, наприклад для пооб'єктного обліку ос­новних засобів, позамовного обліку затрат на виробництво, сортового обліку матеріальних цінностей на складах та ін. Картки зберігають у спеціальних ящиках — картотеках, де їх систематизують в певному порядку. Для забезпечення збере­ження картки при відкритті реєструють у спеціальному реєстрі. Кожній картці надається порядковий номер. Картотеки закріплюють за певними обліковими працівниками, які відповідають за їх зберігання і правильність записів у них.

Окремі листки від карток відрізняються тим, що виготовля­ються зменш цупкого паперу, більшого формату і зберігаються в папках (реєстраторах), з яких легко виймаються для облікових записів. Використовуються окремі листки для ведення журналів-ордерів, допоміжних відомостей.

За характером записівоблікові регістри поділяють на хроно­логічні, систематичні і комбіновані.

У хронологічні облікові регістри господарські операції запи­сують в календарній послідовності їх здійснення й оформлення. Хронологічний облік забезпечує контроль за збереженням до­кументів, що надходять до бухгалтерії, повнотою і пра­вильністю бухгалтерських записів. Прикладом регістру хронологічного обліку є реєстраційний журнал операцій. Підсумок записів у журналі використову­ють для перевірки повноти і правильності систематичного обліку на рахунках (шляхом порівняння його підсумку з підсумками обо­ротів по дебету і кредиту синтетичних рахунків).

Систематичні облікові регістри призначені для групування (систематизації) однорідних за економічним змістом госпо­дарських операцій на рахунках бухгалтерського обліку. До них належить будь-який регістр, у якому записи ведуть на рахунках синтетичного або аналітичного обліку (наприклад, Головна книга, картки пооб'єктного обліку основних засобів, складсь­кого обліку матеріалів та ін.).

У комбінованих облікових регістрах хронологічні і система­тичні записи ведуть одночасно. Прикладом комбінованого регістру синтетичного обліку є книга Журнал-головна, яка поєднує реєстраційний журнал (хронологічний облік) і головну книгу (систематичний облік); журнали-ордери і допоміжні відо­мості, які використовуються при журнально-ордерній формі бухгалтерського обліку.

За обсягом змісту записівоблікові регістри поділяють на регістри синтетичного, аналітичного обліку і комбіновані.

Регістри синтетичного обліку призначені для відображення економічно однорідних господарських засобів на синтетичних рахунках у грошовому вимірнику, з зазначенням дати, номера і суми бухгалтерського запису, як правило, без пояснювального тексту. Записи у ці регістри здійснюють на підставі первинних або згрупованих (у накопичувальних або групувальних відо­мостях) документів. Регістри синтетичного обліку бувають хро­нологічні (реєстраційний журнал), систематичні (головна книга) і комбіновані (книга Журнал-головна, журнали-ордери).

Регістри аналітичного обліку призначені для відображення господарських операцій на окремих аналітичних рахунках, що деталізують зміст показників відповідного синтетичного рахун­ка. За допомогою цих регістрів забезпечується контроль за наявністю і змінами кожного виду господарських засобів, їх джерел, розрахунками з кожним дебітором і кредитором та ін. Записи в регістри аналітичного обліку роблять більш детально, дають пояснювальний текст, у якому розкривають зміст операції, вказують натуральні і трудові вимірники по відображу­ваній операції.

Комбіновані облікові регістри призначені для одночасного здійснення синтетичного й аналітичного обліку. Органічне поєднання в одному регістрі аналітичного обліку із синтетичним є характерною особливістю сучасної техніки ведення обліку. Комбіновані регістри забезпечують можливість відображати відповідні об’єкти в аналітичному обліку й одночасно одержувати узагальнені синтетичні показники.