Помилки в бухгалтерських записах, способи їх виявлення і виправлення

У процесі облікової реєстрації господарських операцій мо­жуть виникнути помилки — від простих описок до неправиль­ної кореспонденції рахунків. Для забезпечення достовірності показників обліку необхідно до складання звітності перевірити правильність облікових записів і виправити їх (якщо вони мали місце). Помилки виявляють різними способами залежно від їх характеру і форми ведення бухгалтерського обліку. Так, при меморіально-ордерній формі повнота і правильність облікових записів встановлюється звіркою підсумків дебетових і кредито­вих оборотів синтетичних рахунків в оборотній відомості з підсумком обороту реєстраційного журналу. Обороти і залиш­ки по аналітичних рахунках в оборотних відомостях порівню­ють з даними відповідного синтетичного рахунка.

При журнально-ордерній формі записи в облікових регістрах звіряють з даними первинних документів, що послу­жили підставою для записів у них. Крім того, система регістрів журнально-ордерної форми побудована так, що дає змогу кон­тролювати правильність облікових записів шляхом взаємної звірки підсумків окремих журналів-ордерів і допоміжних відо­мостей. Про проведення таких перевірок бухгалтер робить відповідні відмітки і ставить свій підпис.

Поширеним способом виявлення помилок є суцільна перевірка пунктуванням записів. Суть його полягає у тому, що всі записи в обліковому регістрі, в якому виявлені розбіжності, послідовно звіряють з документами або іншими обліковими регістрами, в яких відображені ті самі операції. Перевірену суму позначають знаком "V" або крапкою (пунктують). При цьому видно, які записи уже перевірено і де ще може бути помилка.

У бухгалтерському обліку можуть траплятися помилки внаслідок неправильно складеної проводки. Такі помилки мо­жуть бути виявлені при перегляді кореспондуючих рахунків або ознайомленні з економічним змістом відображених в обліку операцій.

Порядок виправлення помилок залежить від їх характеру і часу виявлення. Діючим Положенням про документальне за­безпечення записів у бухгалтерському обліку передбачено вип­равлення помилок такими способами: коректурним, "червоним сторно " (від'ємних чисел) і доповнюючих проводок.

Спосіб "червоне сторно" полягає у тому, що неправильний бухгалтерський запис роблять повторно в тій самій кореспон­денції рахунків, що й помилковий запис, але червоним ко­льором, що означає від'ємні числа. При підбитті підсумків суми, записані червоним кольором, віднімаються. Одночасно звичайним чорнилом роблять другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків і суми. В результаті одержу­ють правильне відображення операції в обліку.

Виправлення помилок способом "сторно" оформляють спеціальною бухгалтерською довідкою, в якій робиться поси­лання на номер і дату помилкового запису, що підлягає вип­равленню, а також документа, який послужив підставою для цього запису.

Приклад.

За документом списано паливо (на суму 2100 грн.), яке по­милково було віднесено на затрати виробництва (треба — на загальновиробничі витрати). В бухгалтерському обліку витра­чене паливо відображено проводкою:

Д-т 23 К-т 203 Сума 2100 грн.

Для виправлення помилкового запису в цій же сумі і корес­понденції рахунків роблять запис червоним кольором:

Д-т 23 К-т 203 Сума 2100 грн.

Після цього роблять правильний запис (звичайним чорнилом):

Д-т 91 К-т 203 Сума 2100 грн.

На рахунках ці записи матимуть такий вигляд:

З прикладу видно, що перший помилковий запис було анульовано другим, виправним записом в тій самій кореспон­денції рахунків і сумі, але червоним кольором. Третій запис відображає операцію правильно. При визначенні оборотів вра­ховано тільки третій запис.

Спосіб "червоного сторно" застосовують і в тому випадку, якщо запис на рахунках зроблено в правильній кореспонденції рахунків, але в перебільшеній сумі. Тоді на суму різниці між помилково записаною (перебільшеною) і правильною сумою роблять часткове сторно.

Якщо, наприклад, у попередньому прикладі проводка була складена правильна, але сума перебільшена на 800 грн., то на цю суму роблять запис:

Д-т 23 К-т 203 Сума 800 грн.

З прикладу видно, що перший помилковий запис у перебільшеній сумі (2100) виправлений другим записом на різницю між перебільшеною і правильною сумами операції.

Виправлення помилки у цьому випадку обмежується тільки одним сторнувальним записом на зайву суму. Обороти на рахунках показують реальну вартість витраченого палива.

Спосіб доповнюючих проводокзастосовують у тих випадках коли в облікових записах кореспонденцію рахунків вказано правильно, але операцію записано в меншій сумі, ніж потрібно В цьому випадку складають доповнюючу бухгалтерську проводку в тій самій кореспонденції рахунків, що й початковий запис, на різницю між правильною і зменшеною сумою операції.

Якщо, наприклад, у попередньому прикладі бухгалтерська проводка була складена правильно, але в меншій сумі (на 100 грн.), то на цю суму роблять доповнюючий запис:

Д -т 23 К-т 203 Сума 100 грн.

З прикладу видно, що перший запис є помилковим, а доповнюючий запис зроблено на різницю між правильною і помил­ковою (зменшеною) сумою операції. Підсумок обох записів правильно відображає здійснену операцію — вартість фактич­но витраченого палива на виробництво.

Всі доповнюючі проводки, як і сторнувальні, складають на підставі бухгалтерської довідки з обов'язковим посиланням на номер і дату помилкового запису.

Для уникнення можливого порушення тотожності показ­ників поточного обліку і звітності після складання балансу та інших форм звітності ніякі виправлення в облікових записах за звітний період, як правило, не дозволяються. Уточнення звітних даних і виправлених помилок, що стосуються минулого звітного періоду, відображають у регістрах наступного звітного періоду при відкритті рахунків.

Контрольні запитання

1. Дайте визначення облікових регістрів.

2. Як поділяються облікові регістри за зовнішнім виглядом? Характером записів? Обсягом змісту записів?

3. Форми облікових регістрів, що використовуються в бухгал­терському обліку.

4. Техніка облікової реєстрації господарських операцій в облікових регістрах.

5. Способи перевірки правильності облікових записів у

регістрах.

6. Дайте визначення форми бухгалтерського обліку. Назвіть основні відмітні ознаки, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського обліку.

7. Назвіть сучасні форми бухгалтерського обліку, що застосовуються на підприємствах і в організаціях.

8. Порядок ведення бухгалтерського обліку за меморіально – ордерною формою.

9. Порядок ведення бухгалтерського обліку за формою Журнал - головна.

10. Порядок ведення бухгалтерського обліку при журнально – ордерній формі.

11. Автоматизована (комп'ютерна) форма обліку.

12. Способи виявлення та виправлення помилок в бухгалтерському обліку. Суть кожного з них.