Все гербовые бланки в соответствии с утвержденным образцами оформляются на белорусском и русском языках.

Угловой вариант при этом не допустим.Указ Президента требует обеспечить неукоснительное соблюдение актов законодательства РБ, регламентирующих порядок составления и оформления ОРД.

Указ Президента запрещает руководителям и другим должностным лицам государственных органов и иных государственных организаций изготовление и использование должностных бланков с изображением Государственного герба РБ, т.к. СТБ 6.38-2004 не предусмотрен такой реквизит как «Указание должности лица, издающего документ».

Право помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов инфх организаций, кроме названных выше, а также должностных бланках документов руководителей, других должностных лиц государственных органов и иных орагнизаций может быть предоставдено Президентом РБ или в установленном им порядке. В настоящее время порядок не установлен.

Организациям государственной формы собственности,не использующие в качестве реквизита бланка изображение Государственного герба при изготовлении бланка документов руководствуются требованиями 6.38-2004. При этом бланки для писем должны изготавливаться обязательно на двух языках (соответствующее решение было принято Конституционным судом РБ в апреле 2000 г). Общие бланки и специальные бланки для конкретных видов документов допускается изготавливать на одном из государственных языков. Реквизиты всех видов бланков можно располагать как угловым, так и продольным способом. Однако следует помнить, что СТБ 6.38-2004 рекомендует располагать реквизиты бланка, оформленного на двух языках продольным способом.

Во исполнение Указа Президента постановлением Совета Министров от 31.07.2000 № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба РБ.

В соответствии с данным Положением бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РБ должны изготавливать исключительно типографским способом. Использование ксерокопий таких бланков при создании документов не допускается.

Гербовые бланки подлежат обязетельному учету. С этой целью на бланках проставляются типографским способом или нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядовых номеров на обороте, т.к. это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для проставления различных служебных отметок (регистрационного штампа входящих документов, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется раздельно по видам в учетно-регистрационной форме (карточке или журнале) по следующим реквизитам:

наименование гербового бланка (общий, бланка для писем, бланк для конкретного вида документа);

дата поступления, дата, индекс сопроводительного документа, организация-поставщик бланков (указывается дата и номер письма полиграфического предприятия, изготовивлего бланки, его наименование);

количество поступивших экземпляров, серия и номера гербовых бланков, наименование структурного подразделения государственного органа (организации), инициалы, фамилия должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметки об уничтожении.

Лицо, персонально ответстсвенное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов назначается приказом (распоряжением) рукововдителя. Оновы дает гербовые бланки непосредственно структурным подразделениям (исполнителям).

Лицо, ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков, ведет еще одну регистрационную форму (журнал или карточку) по выдаче этих ланков непосредственным исполнителям.В ней фиксируется:

наименование вида выданных бланков (общий, бланк для писем, бланк для конкретного вида документа);

получатель бланков (наименование структурного подразделения или исполнителя);

должность, фамилия или инициалы получившего бланки;

количество экземпляров;

дата получения;

расписка в получении;

номера и серии полученных бланков;

отметка об уничтожении.

В организации с нельбошим объемом документооборота допускается вести одну регистрационную форму на получение и выдачу гербовых бланков.

Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках, в соответствующей регистрационной форме целесообразно ввести графу «Серия и номер бланка».

Уничтожаются бланки с изображением Государственного герба РБ по акту с отметкой в журнале (карточке).

Для этого приказом руководителя назначается комиссия, которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения бланков, о чем делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи.

Если документ, оформленный на гербовом бланке, предназначен для рассылки, он моежт тиражироваться средствами оперативной полиграфии. При этом каждая копия рассылаемого документа заверяется печатью. Указатель рассылки хранится в деле вместе с подлинником документа или копией рассылаемого письма.

Бланки документов с изображением Государственного герба РБ должны храниться в организациях и надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).