КАТЕГОРИИ:
АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Защита документов коммерческой тайны на предприятиях
Если сведения из Перечня коммерческой тайны переносятся на документы, то документы становятся конфиденциальными, а от того, как будет организованная работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия в конкурентной среде на рынке товаров и услуг. Потому ведение делопроизводства, которое обеспечивает учет и утверждение документов коммерческой тайны (КТ|) предусматривает выполнение таких рекомендаций. Приказом руководителя предприятия назначается служебное лицо (лица), которое отвечает за учет, хранение и использование документов, которые вмещают конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для какого робота с документами КТ| является основной служебной обязанностью. Все документы, которые вмещают конфиденциальные сведения, подлежат учету и специальному обозначению. На документе проставляют гриф конфиденциальности в правом верхнем углу первого листа с указанием номера экземпляра, например:
Коммерческая тайна Екз. № 1 или Конфиденциально Екз. №1
Такие грифы покажут, что право собственности на информацию, которую вмещает документ, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. В тексте документа также может быть обусловленная конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и. Др. Например, коммерческая тайна является результатом совместимой деятельности с другим предприятием, то необходимость ее сохранения должна быть отображена в контракте. В случае отсутствия грифа "Коммерческая тайна" и указаний на конфиденциальность в тексте предусматривается, что автор и лица, которые подписали или утвердили документы, предусмотрели все возможные последствия от свободной (без ограничения доступа) работы с документом. На документе с грифом "Коммерческая тайна" (конфиденциально) указывается количество экземпляров документа и место нахождения каждого из них (после реквизитов "подпись" и "фамилия исполнителя"), например: Составленный в двух экземплярах: прим. № 1 -в адрес; прим. №2-в дело №... Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на втором экземпляре, если подшивается в дело. На обороте листа документа, который имеет гриф "Коммерческая тайна", руководитель пишет фамилии тех служебных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:
ПОЗВОЛЯЮ:
Подпись руководителя Дата Печатание документов с грифом "Коммерческая тайна" проводится централизовано, в специально отведенном помещении (рабочем месте), которое исключает доступ посторонних лиц. Напечатанные и подписанные документы передаются для регистрации служебному лицу, которое отвечает за их учет. Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходного документа: "Черновики (варианты) уничтожены. Подпись. Дата." Все документы, которые вмещают конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от другого документации в "Журнале регистрации документов с грифом "коммерческая тайна"". При значительном объеме документов могут быть заведенные журналы отдельно для входных, исходных и внутренних документов предприятия, которые вмещают гриф "Коммерческая тайна". Все листы журналов, учитывая документы коммерческой тайны, нумеруются, прошиваються и опечатываются. В конце журнала указывается количество листов (цифрами и прописью).
Все документы, которые поступают (входные) с грифом "КТ|" принимаются и раскрываются специально назначенным служебным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с грифом "КТ|" складывается акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Документы, которые имеют гриф "КТ|", формируются в отдельное дело (или дела). На обложке дела в правом верхнем углу относится гриф "КТ|". На внутренней странице обложки дела записывают список сотрудников, которые имеют право пользоваться этим делом. Все листы нумеруются карандашом в правом верхнем углу. Сначала дела подшивается внутреннее описание документов, в конце дела подшивается заверенный лист. Сохраняются такие дела в сейфе, который опечатывается служебным лицом, которое отвечает за хранение документов с грифом "КТ|". Другие работники предприятия не должны иметь доступа к этому сектору. Движение (выдача и возвращение) документов с грифом "КТ|" должно своевременно отбиваться в "Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ|". При выдаче документу работник, который получил документы с грифом "КТ|", должен сверить № (индекс) полученного документу с № (индексом) в журнале, проверить количество листов и поставить в журнале своя подпись. Выданные для работы документы с грифом "КТ|" подлежат возвращению в этот же день. С разрешения руководства предприятия отдельные документы с грифом " КТ|" могут находиться у исполнителя на протяжении срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения хранения документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и др.). При возвращении документу с грифом "КТ|" сверяется| № документу по журналу, проверяется количество листов документа и в присутствии работника относится в графе "Отметка о возвращении" свою подпись и дату возвращения документу.
Запрещается исключение из дела или перемещения документов с грифом "КТ|" из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ|". Документы с грифом "КТ|" запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместитель могут позволить сотрудникам выносить такие документы из здания для согласования, подписания и др. с применением необходимых мер предотвращения. На предприятии должен быть суровый порядок размножения документов с грифом "КТ|". Они должны размножаться с разрешения руководства предприятия в специально отведенном помещении. Все копии документов "КТ|" берут на учет в специальном журнале или в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ|". Количество экземпляров документов с грифом "КТ|" должно быть ограничено, и каждый экземпляр готовится для ранее определенного адресата или исполнителя. Размножение документов нужно выполнять в присутствии служебного лица, которое отвечает за документ. Все некачественные копии документу ею забираются и подлежат уничтожению. Все дела с грифом "КТ|" журналы (картотеки) учета документов "КТ|" в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия. По окончанию года специально созданная комиссия предприятия выполняет такие работы: • проверяет| наличие всех документов с грифом "КТ|"; • откладывает документы с грифом "КТ|" для архивного хранения; • откладывает документы с грифом "КТ|" для уничтожения; Проверка наличия документов с грифом " КТ|" за решением руководства предприятия может проводиться с другой периодичностью, например, по окончанию каждый квартал. В случае установления факта потери документов с грифом "КТ|" сразу сообщается руководителю предприятия и принимаются все мероприятия для розыска документа. Для выявления факта потери руководителем предприятия предназначается комиссия. При освобождении сотрудника, который отвечал за документы с грифом "КТ|", проводится проверка документов, которые за ним закреплены и их передача новому назначенному лицу. Акт приема-передачи этих документов утверждается руководителем предприятия или его заместителем. При прекращенные трудовых отношений с предприятием, на котором сотрудник был допущен к "КТ|", обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют на протяжении 2-х годов, если другой срок не установлен трудовым контрактом. В некоторых фирмах сотрудника не освобождают 2 месяца после представления им заявления. Такая строчка позволяет перевести сотрудника в другой подраздел, где он хотя бы 2 месяца не будет иметь доступа к документам "КТ|". При передаче дел в архив на документы с грифом "КТ|" складывается отдельно описание. Архивное хранение таких документов проводится в опечатанных коробах, в помещениях, которые исключают несанкционированный доступ. На документы с грифом "КТ|", отобранные для уничтожения, складывается акт, который утверждается руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, который исключает возможность воссоздания или возобновления информации которая есть у них.
|