Формальні та реальні організаційні структури

Організаційні структури, які відображені в документальній формі називаються формальними. Організаційна структура підприємства може відбиватися в таких документальних формах: у статуті підприємства, у схемі організаційної структури, у положеннях про підрозділи, у положеннях про посадові (функціональні) обов’язки персоналу, у штатних розкладах підприємства та його підрозділів.

У статуті підприємства визначаються такі відомості про нього: організаційно-правова форма підприємства як юридичної особи; права власників; основні напрямки діяльності; склад, права, обов’язки та відповідальність вищих керівників; склад та функції основних підрозділів; порядок погодження та прийняття найбільш важливих рішень. Схема организаційної структури (organization chart) розкриває склад менеджерів та виконавців по рівнях управління, види робіт, що ними виконуються, їх підпорядкованність та угрупування у підрозділи. У положенні про підрозділ містяться відомості про напрямок його діяльності (склад завдань, які повинні вирішуватися), права, обов’язки та відповідальність його керівника та підпорядкованих йому менеджерів підрозділу (заступників, керівників служб). Штатний розклад розроблюється на один календарний рік і визначає склад посад та кількість посадових одиниць, які можуть знадобиться для реалізації річних планів підприємства.

Вертикальний розподіл праці здійснюють шляхом делегування з боку керівника завдань та повноважень працівнику, який приймає на себе відповідальність та підзвітність за їх виконання. Наявність повноважень (authority) означає право певним чином використовувати ресурси організації та спрямовувати зусилля певних (підлеглих) працівників на виконання встановлених завдань. У результаті прийняття відповідальності (responsibility) виникає обов’язок виконувати встановлені завдання. Підзвітність (accountability) означає для працівника необхідність відповідати за результати своїх дій. Підзвітність виникає за умови наявності залежності винагород або покарань працівника від результатів виконання прийнятих їм завдань. Необхідно відмітити, що підлеглий ніколи не буде нести повну відповідальність за результати дорученої йому праці, оскільки за справу в цілому відповідає той, хто делегує свої повноваження конкретній підлеглій особі.

Передача посадовій особі повноважень призводить до з’явлення в неї формальної (законної) влади, яка надає їй право вимагати від підлеглих тих чи інших дій. Але усі відомі фахівці з менеджменту відмічають недостатність однієї лише формальної влади для того, щоб підлеглі не відмовлялися виконувати розпорядження та вказівки керівника, тобто для того, щоб у керівника з’явилася реальна влада. Посилення влади за рахунок особистих характеристик керівника (харизматичних якостей, глибоких знань та досвіду з завдань, які виконують його підлеглі, спроможності переконливо доводити слушність своїх рішень) теж не завжди дозволяє добитися “керованості” підлеглих. Вирішальним фактором надання формальній владі реального характеру є передача керівнику широких повноважень з вибору форми підзвітності своїх підлеглих.

З погляду соціології будь-яку організацію можна розглядати як соціальну групу, що складається з певних осіб (агентів), які мають владу один над іншим і взаємодіють мж собою у відповідності з груповими нормами, які виникають у результаті компроміса. З цієї точки зору наявність у організації певної структури проявляється перш за все в тому, що кожній конкретній особі відповідають деякі службові ролі, функції, які вона виконує в організації. Кожна службова роль визначається складом завдань, сукупністю повноважень та формою підзвітності, які зв’язані з її виконанням. Сукупність ролей окремої особи визначає її статус в організації.

Організаційному статусу може повністю відповідати певна посада у штатному розкладі або сукупність ролей деякої службової посади разом з функціями, виконання яких відкрито не декларується. Окремі особи можуть виконувати у неформальному порядку функції експертів, консультантів, радників і навіть прийняття рішень, які потім автоматично затверджуються документально. Прикладом цього є ситуація, коли найбільш досвідчені працівники, працюючи “на довірі”, самі приймають рішення, а потім їх керівники формально підтверджують свою згоду підписом.

Організаційна структура, яку визначають склад ролей агентів організації, тісно зв’язана з організаційними нормами та розподілом влади між агентами. Організаційні норми складають певні правила або процедури, за допомогою яких визначаються поточні та перспективні завдання організації, відбувається їх розподіл, оцінюються потреби в повноваженнях та здійснюється їх надання, реалізується підзвітність виконавців завдань.

Формальні норми, влада та структура організації можуть відповідати або не відповідати реальним. Якщо формальна структура співпадає з реальною, це означає, що вона є складовою існуючої в організації системи реально діючих норм та влади. Щоб формальна структура носила дійсно нормативний характер, усі керівники повинні бути підзвітними не тільки за прийняті до виконання завдання, але й за всебічне дотримання норм, які відповідають цій структурі. У цьому випадку формальна структура виступає організаційним фактором, який сприяє цілісності організації та її сталому розвитку.

За твердженням соціолога Роберта Бірстеда “влада стоїть за кожною організацією і підпирає її структуру. Без влади нема організації та нема порядку.”[Мескон,с465]. Але організаційна структура може визначати лише формальну владу, яка надається керівникам різних рівней. В той же час, керівник часто залежить від інших людей, які їм безпосередньо не підпорядковані. Це може бути викликано необхідністю отримання від них інформації та консультацій або просування через них різних пропозицій до більш високого керівництва. Тому керівники і навіть працівники, які зайняті виконавчою працею, намагаються розвивати свою владу, щоб мати вплив на тих, від кого залежить ефективність їх діяльності, можливість отримання ресурсів для виконання своїх завдань. Поширення влади може призводити до перерозподілу вихідної формальної влади, яку визначає формальна структура організації.

Таким чином, реальна структура організації виникає не тільки завдяки побудові формальної структури, але й під впливом неформальних відносин між працівниками організації, які складаються у відповідності з певними особистністними характеристиками персоналу. Тому реальна структура організації суттєво залежить від її політиики у підборі кадрів взагалі та складу менеджерів в першу чергу.

Можуть існувати дві основні причини того, що формальна структура не співпадає з реальною. Перша причина полягає в тому, що організація приховує дійсні цілі та способи проведення справ, оскільки вони не відповідають існуючим соціальним нормам. У цій ситуації реальна структура будується у відповідності з дійсними цілями та способами діяльності, а формальна структура створюється лише для офіційного декларування поряд із офіційно заявленими цілями. Другою причиною є відсутність в організаціїї механізму оперативної перебудови структури. Тоді в структурі організації під впливом змін у її середовищі можуть відбуватися певні зміни, документальне оформлення яких буде запізднюватися або взагалі не здійснюватися. У результаті формальна структура, яка була колись розроблена, виявляється лише “папіровою”, тобто керівники на неї не звертають уваги, а діють у нових умовах інтуітивно-імпровизаційним способом.

Структурні підрозділи і взаємозв’язки між ними, які створюються в результаті організаційного процесу, визначають нормативну організаційну структуру, яка має як звичайно, формальний характер.

В умовах нечітких організаційних структур значно підвищується роль неформальних зв’язків. У вітчизняній практиці значне розповсюдження отримали неформальні структури персонально-орієнтовного характеру. На підприємствах, які мають такий тип структури, міжособисті стосунки відіграють роль не менш важливу, ніж виробничі та адміністративні. Під конкретні особи створюються відділи та служби як персональні апарати. Організаційна структура використовується тільки для відображення відносин підлеглості та відповідальності.

Різновидами персонально-орієнтовних структур є кланові та владно-орієнтовані структури.

Умовою діяльності підприємств, які організовано на засадах кланових структур, є особиста відданість персоналу або вищому керівництву, або ідеям, які покладено в основу місії підприємства. За цієї умови можуть мати місце ініціативні дії персоналу з координації робіт і впровадження інновацій. Елементи формальних відносин виникають у кланових структурах не тому, що вони сприяють підвищенню ефективності діяльності, а завдяки зовнішнім причинам: вимогам нормативних документів, умовам технологій, що використовуються.

Владно-орієнтовані структури виникають у випадку, коли має місце значна розбіжність між формальним та реальним розподілами влади на вищих рівнях керівництва організацією. Тоді прийняття стратегічних рішень та розподіл повноважень виявляються результатами певних компромісів між конкретними особами. Керівники намагаються посилювати та розширяти свою владу, і організаційні структури фактично оформлюють результати досягнутої політичної рівноваги між ними.