Порядок возврата авансов, полученных от гостя за наличный расчет.

Достаточно частой для гостиниц является ситуация, когда гость, оплативший авансом проживание за несколько дней, выезжает до истечения оплаченного срока, в связи с чем отель производит возврат части ранее внесенной суммы. Напомним, обязанность по такому возврату вытекает из п. 20 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, утвержденных Постановлением правительства РФ № 490 от 25.04.1997 г. Потребитель вправе расторгнуть договор на оказание услуги в любое время, уплатив исполнителю часть цены пропорционально части оказанной услуги до получения извещения о расторжении договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента, в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги.

При этом данная ситуация может возникнуть как в день внесения гостем аванса, так и через несколько суток. Существующее в настоящее время законодательство не содержит специальных для предприятий гостиничного бизнеса правил возврата полученных авансов, поэтому им приходится руководствоваться общими нормами, рассчитанными в основном на торговые организации.

Порядок осуществления возврата аванса в день его внесения в операционную кассу гостиницы и до закрытия смены и снятия Z-отчета: возврат денежной суммы покупателю в день покупки должен производиться из операционной кассы организации по чеку, выданному в данной кассе, и только при наличии подписи директора (заведующего) или его заместителя на чеке. На сумму возврата должен оформляться акт о возврате товара по форме КМ-З. Погашенные (первоначальные) чеки надо наклеивать на лист бумаги и вместе с актом сдавать в бухгалтерию. Суммы, возвращенные гостям в день их получения гостиницей по представленным ими неиспользованным кассовым чекам, должны записываться в журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) в графу 15, и соответственно должна уменьшаться сумма выручки гостиницы за данный день.

При возврате денежных средств не в день внесения аванса: возврат денег осуществляется только из главной кассы организации на основании письменного заявления покупателя с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта или документа, его заменяющего).

Чтобы вернуть деньги покупателю из главной кассы предприятия, составляют расходно-кассовый ордер (форма КО-2) с обязательным указанием фамилии, имени, отчества покупателя и его паспортных данных или иного документа, удостоверяющего личность (порядок составления и оформления утвержден Постановлением № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» Госкомстата РФ от 18.08.1998 г.).

Однако при проведении проверок контролирующие органы выдвигают дополнительные требования о наличии определенных документов, подтверждающих правомерность производимых возвратов. Например, по их мнению, у гостиницы в обязательном порядке должны быть первоначально выписанные гостю счета на проживание; первоначально выписанные чеки ККТ (ККМ); «Акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам» по форме КМ-3.

Таким образом, на основании буквального прочтения норм Закона № 54-ФЗ можно попытаться говорить о том, что для применения ККТ надо одновременно выполнить два условия: расчеты должны осуществляться за наличные средства и услуга должна быть оказана. Как правило, гостиница сначала получает средства в качестве аванса, а затем отражает выручку от оказания гостиничных услуг.