Этапы подготовки и проведения праздника

Этапами подготовки праздника можно назвать следующие:

1. Постановка целей

Начать следует с четкого определения цели спецсобытия, согласования ее со всеми заинтересованными сторонами. "Цели нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разноплановости действий и достичь принципиальной скоординированности усилий".

Цели у праздника могут быть рациональными и иррациональными.

К рациональным целям относятся:

знакомство;

формирование желаемого будущего;

инициирование запуск процесса;

отстранение от прошлого, забот;

следование традиции с утерянным первоначальным смыслом;

времяпрепровождение.

Иррациональные цели праздника могут быть следующие:

адаптация, когда организации нужно, чтобы люди к чему-либо привыкли;

интеграция, когда необходимо, чтобы сотрудники объединились и работали, как слаженная машина, и организация в целом была интегрирована с внешней средой;

целедостижение: чтобы работники все вместе достигали поставленных целей, и деятельность каждого способствовала продвижению общих идей;

поддержание ценностного стандарта организации, чтобы все одинаково понимали, что хорошо и что плохо, что ценится, а что не ценится в данной фирме.

Таким образом, локальные цели праздника адаптация, интеграция. Глобальная цель заключается в гармонизации организационной структуры фирмы.

Достижение поставленных целей предполагает решение соответствующих задач:

1.Определение организатора мероприятия

2. Определения круга участников, их роли;

3. Назначение ответственного за подготовку и проведение мероприятия. Составление списка приглашенных;

4. Выбор места проведения мероприятия;

5. Программа праздника и подробный сценарий

Разработка детальной программы и сценария, расписанного по минутам.

"Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать - их следует оставить только для публики".

Среди моментов, определяющих насыщенность и профессионализм проведения праздника следует выделить:

Разработка оригинальной концепции, сценария и текстов;

Ø Конкурс номинаций;

Ø Правильный подбор места проведения мероприятия;

Ø Разработанная с учетом особенностей организации (коллектива) концепция призов и подарков;

Ø Правильный подбор артистов, исполнителей, музыкальных групп;

Ø Организация банкета или фуршета;

Ø Организация фейерверка любого уровня сложности;

Ø Украшение зала и сцены;

Ø Звуковое и световое обеспечение;

Ø Мультимедийная презентация и поддержка концерта;

Ø Конкурсы и игры

6. Определение бюджета мероприятия

7. Освещение в СМИ (здесь следует отметить, что далеко не все праздники стоит афишировать для внешней среды, однако некоторые мероприятия, которые могут быть интересны не только сотрудникам фирмы, но и более широкой общественности, могут быть освещены в СМИ).

8. Анализ результатов.

Необходимо:

· Выяснить удалось ли достичь поставленных целей мероприятия;

· Проанализировать ошибки и форс-мажоры;

· Провести мониторинг СМИ (если мероприятие освещалось в СМИ) и опрос участников;

· Проследить изменения в межличностных коммуникациях, поскольку они отражают психологический климат в организации и представляют собой субъект исследования и предмет работы.