Значение делового общения, подготовка и проведение деловой беседы.

Самым распространенным методом коммуникации в работе менеджера является деловая беседа. Почти все дела осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловых бесед. Менеджеру беседу приходится вести с людьми, отличающимися по возрасту, положению в обществе, типу нервной системы.
Следует учитывать, что разные люди ведут себя в беседе неодинаково:
• одни идут к руководителю, уже будучи в состоянии стресса;
• другие могут оказаться слишком разговорчивыми, при изложении вопроса искажают факты в выгодном для себя свете;
• третьи из-за неумения изложить вопрос и неуверенности в себе разговаривают бестактно, проявляют излишние эмоции либо отчаянно жестикулируют;
• четвертые идут напролом, рассчитывая на уступчивость или недостаточную компетентность руководителя.
Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу — необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель общей культуры.

Наиболее распространенные ошибки, которые допускают участники деловых бесед:
♦ Пренебрежение этапом подготовки к беседе, на котором закладываются возможные элементы модели будущей беседы.
♦ Невнимательное отношение к отдельным незначительным с субъективной точки зрения некоторых участников, правилам ведения или подготовки беседы. Так, например, отсутствие должного внимания к выбору места проведения беседы может привести к тому, что несоответствующая ситуации обстановка и даже взаиморасположение участников сводят на нет успешность деловой беседы.

Деловая беседа, несомненно, является одним из наиболее часто используемых видов коммуникативного взаимодействия в управленческом общении. Существует несколько основных видов деловых бесед, и каждый из них имеет свои особенности. Назовем эти виды:
беседа при приеме на работу
беседа при увольнении
беседа с работником (работниками) о результатах труда
беседа при консультировании (делегировании)
деловые переговоры
Каждый из видов имеет собственный психологический «сценарий» проведения, цель и назначение. Однако все они являются разновидностями коммуникативного взаимодействия, и потому существуют некоторые общие принципы и правила их организации и проведения.

Безусловно, быть готовым к деловой беседе лучше, чем быть к ней не готовым. Готовность к деловой беседе, даже если эта беседа имеет оперативный характер, дает вам психологическое преимущество. При этом, чем меньше времени занимает сама беседа, тем важнее обеспечить это психологическое преимущество.

Некоторые вопросы для подготовки к деловой беседе?

1. Четко ли вы представляете цели беседы? (Видите ли конкретный результат?) Или, другими словами: что вы хотите в конце беседы?
3. Какими могут быть цели и мотивы вашего собеседника?
5. Как, какими средствами вы донесете до собеседника свою позицию?
6. Как, с помощью каких средств вы узнаете установки и позицию партнера по общению?
7. С какими коммуникативными барьерами можете столкнуться?
8. Какие способы психологического воздействия вы будете применять?
9. Какую аргументацию предложите собеседнику?
10. Что вы будете делать, если возникнет конфронтация, партнер прибегнет к манипуляции или использует нечестные приемы?
11. Как вы будете управлять атмосферой разговора?
12. Как вы будете управлять собой, если партнер своими репликами (или поведением) вызовет у вас раздражение?
13. Каковы интересы вашего партнера?
14. Чего ни в коем случае нельзя допускать в этой беседе? Конечно, при подготовке к беседе далеко не всегда можно дать ответы на все поставленные вопросы. Но это и не обязательно. Ответьте хотя бы на те из них, на которые можете, и это даст вам некоторые психологические «козыри»:
а) вы будете психологически настроены на деловую беседу;
б) вы заранее будете знать возможные слабые места вашего собеседника (и свои собственные).

ПРИНЦИПЫ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ

Психологическая подготовка к деловой беседе и настрой на партнера — дело очень важное, но не решающее. Результат зависит от вашей подготовленности, но определяется тем, как вы построите сам разговор. Для того чтобы не совершать очевидных ошибок в построении беседы, психологи предлагают воспользоваться следующими основными принципами.
1. Рациональность. В ходе беседы необходимо вести себя сдержанно, даже в том случае, если партнер проявляет эмоции. Почему? Во-первых, неконтролируемые эмоции всегда отрицательно сказываются на решении. Вo-вторых, существует психологическое правило, которое гласит: «В дискуссии побеждает тот, кто более спокоен». Спокойствие и рациональность — лучший ответ на всплеск эмоций со стороны партнера.
2. Понимание. Постарайтесь понять собеседника. Ведь он пытается объяснить вам свою позицию, довести до вас свое мнение. Но из-за вашего невнимания к его точке зрения не может достичь цели. А это вызывает раздражение и может привести к тому, что собеседник не поймет вашу позицию. Помните: прежде чем влиять на позицию партнера по общению (а изменить ее в нужном направлении — ваша цель!), следует ее понять.
3. Внимание. Установлено, что в процессе беседы уровень концентрации внимания колеблется. И это происходит даже тогда, когда отсутствуют отвлекающие факторы. Концентрация и внимание на протяжении беседы неодинаковы. Психика человека устроена таким образом, что в процессе получения информации ему время от времени требуются перерывы. В эти моменты внимание непроизвольно рассеивается, и ваш собеседник на несколько минут как бы «выпадает», выключается из разговора. В такие моменты следует вербально или невербально привлечь его внимание, восстановить разорванный контакт. Лучший способ для этого — задать вопрос: «Вы меня слушаете?»
4. Достоверность. В беседе не следует давать ложную информацию даже тогда, когда это делает собеседник. Иначе тактический выигрыш (а он иногда бывает) может обернуться стратегическим поражением.
5. Разграничение. Установление границы между собеседником и предметом разговора — очень важный психологический принцип. В процессе общения мы зачастую отождествляем то, что говорит партнер, с ним самим (его личностными качествами) или даже с нашим отношением к нему.