Система информации

Во многих органах управления система информации относится к запущенному участку. Следует отметить, что в настоящее время ин­формационные каналы почти целиком перекрываются каналами служебной связи, в рамках которой проходят распоряжения и отчетность. Издания государственных актов, бюллетень постановлений, журналы отдельных ведомств и проходящие по каналам служебной связи новые нормативы, размножаемые копировально-множительной техникой, составляют традиционно сформированную и стихийно возникшую «систему информации». При этом почти на каждое рабочее место, особенно на руководящее, обрушивается лавина информации, с кото­рой зачастую нет времени ознакомиться или на которую жаль тратить время. Подобное явление можно отнести к фактору информационных помех. Примером может быть руководитель, который тонет в массе информации, но не находит как раз той, которая ему нужна.

Проблема состоит в том, что каждое рабочее место — руководя­щего или неруководящего работника — нуждается в наличии опреде­ленной информации. Однако загромождение какого-либо рабочего места ненужными сведениями вызывает необходимость в дополни­тельной работе — сортировке информации.

По нашему мнению, при создании системы информации необхо­димо обратить внимание на следующие вопросы:

а) принимать только ту информацию, которая используется сис­тематически;

б) получать информацию в такой обобщенной, сводной форме, чтобы можно было сделать из нее нужные выводы без дополнитель­ных подсчетов или сопоставлений; следует также установить, кто бу­дет готовить такую информацию;

в) определить такой способ получения информации, который в максимальной степени гарантирует ее точность и объективность при одновременном ограничении трудоемкости получения этой информа­ции.

Управленческая информация по структуре делится на распоряди­тельную, координационную, контрольно-оценочную, плановую и т.д.

Информация в зависимости от источников поступления делится

внутреннюю и внешнюю.

Внутренняя информация возникает как результат описания состояния и деятельности организации и используется внутри ее для осуще­ствления процессов принятия решений, оперативного управления, формирования учетно-отчетной документации, для выдачи информа­ции во внешние организации. Использование ее характеризуется вы­сокой степенью регламентированности как в отношении предоставле­ния, так и использования.

Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация: организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, админист­ративно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т. п.; оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т. е. отражающая ход про­изводственно-управленческого процесса. Еще более регламентирован­ный вид внутренней информации — исходящая информация, т. е. доку­менты, создаваемые в системе управления. Они делятся на: а) доку­менты внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям; б) документы для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев определена и не может подвергаться измене­ниям.

Информация об управляющих воздействиях по содержанию явля­ется одним из видов оперативно-технической информации, так как включает сведения о функционировании подразделений, осуществ­ляющих принятие решений для поддержания системы в заданных рамках, режимах. Форма их предоставления — приказы, распоряже­ния, инструкции, т. е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регламентированность заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы его выражения много­образны. Из регламентированности вытекает возможность стандарти­зации, унификации, построения стандартных бланков и т. д. Еще одно проявление регламентированности заключается в заданное™ временных и ситуационных характеристик.

Внешняя информация — сведения из организаций, участвующих или активно влияющих на процесс управления. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляю­щего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламен­тирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сооб­щений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны, и необходим специальный аппарат для предвари­тельной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.

Внешняя информация может быть разделена на подвиды: дескрип­тивная и прескриптивная (нормативная).

Дескриптивная информация отражает сведения о наблюдаемых свойствах социальных управляемых объектов.

Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осущест­вить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандар­ту, традициям, ценностям). Прескриптивная информация жестко рег­ламентирует деятельность организации, являясь для управленцев обя­зательной. В свою очередь, она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользо­вания. К общей прескриптивной информации относятся законода­тельные и нормативные документы^ (кодексы, справочники, офици­альные печатные издания).

При формировании системы информации для управления необхо­димо прежде всего определить функциональную структуру деятельно­сти учреждения, а именно: какие цели и задачи стоят перед организа­цией и какие виды управляющего воздействия (деятельности) она осуществляет. Зная это, можно перейти к системе критериев оценки выполнения конкретных функций, а затем и к формированию систе­мы информации, характеризующей деятельность организации. В этом случае будет осуществлен целевой сбор информации по объекту управления, которая позволит выйти на принятие конкретных управ­ленческих решений.