В случае отказа орган по сертификации приводит в извещении основание для отрицательного решения.

После получения извещения о принятии заявки от органа по сертификации заказчик оплачивает органу по сертификации регистрационный взнос (три минимальных размера оплаты труда), который включается в стоимость работ по договору на проведение сертификации СМК.

В случае положительного решения о принятии заявки на СМК орган по сертификации и заказчик заключают договор.

Подготовка комплекта документов заказчиком

После оплаты работ по договору орган по сертификации направляет заказчику перечень сведений и документов СМК, представляемых проверяемой организацией (заказчиком) в обязательном порядке, а также перечень дополнительных документов (включая записи), представляемых по запросу органа по сертификации.

Заказчик представляет в орган по сертификации заполненный бланк заявки в одном экземпляре (в случае, если ранее было направлено письмо-обращение) и запрашиваемые сведения и документы СМК в одном экземпляре на бумажном носителе (часть сведений и документов может быть представлена в электронном виде).

Полученные документы остаются в органе по сертификации в качестве контрольных экземпляров.

После представления заказчиком запрошенных сведений и документов распоряжением руководства органа по сертификации назначается председатель комиссии и формируется комиссия по сертификации.

Анализ документов СМК проверяемой организации.

Анализ документов СМК проверяемой организации проводят для определения соответствия документов системы требованиям ГОСТ Р ИСО 9001.

Одновременно с анализом исходных документов, поступивших от проверяемой организации, комиссия организует сбор и анализ дополнительных сведений о качестве продукции (услуг) организации, применительно к которой сертифицируется СМК. Источниками информации при этом могут служить потребители, органы государственного надзора и контроля, общества потребителей, гарантийные мастерские, торговые организации и др.

Анализ завершается оформлением письменного отчета о предварительной проверке документов СМК, в котором наряду с выявленными замечаниями формулируют заключение о возможности или невозможности проведения аудита СМК «на месте».

Подготовка к аудиту «на месте».

Предварительное взаимодействие с проверяемой организацией проводит председатель комиссии с целью:

- определения каналов обмена информацией с проверяемой организацией;

- согласования порядка доступа к соответствующим документам;

- согласования процедур обеспечения безопасности деятельности экспертов на производственных площадках;

- определения представителей проверяемой организации (лиц, сопровождающих экспертов), принимающих участие в аудите.

Разработка плана аудита

Председатель комиссии подготавливает план аудита, включающий:

- цели аудита;

- базу аудита;

- сроки и график проведения аудита, включая предварительное и заключительное совещания с руководством проверяемой организации и обзорное ознакомление комиссии с организацией;

- область аудита, включая идентификацию структурных подразделений, включенных в СМК проверяемой организации;

- даты посещения структурных подразделений, где будет проводиться аудит;

- проверяемые элементы СМК (пункты ГОСТ Р ИСО 9001);

- идентификацию членов комиссии, ответственных за выполнение плана аудита;

- идентификацию представителей проверяемой организации (лиц, сопровождающих экспертов);

- требования конфиденциальности.

План аудита утверждает руководство органа по сертификации.

Подготовка рабочих документов

Подготовку рабочих документов ведут эксперты под руководством председателя комиссии. При подготовке к аудиту можно использовать типовые формы, разработанные органом по сертификации.

Рабочие документы должны включать:

- контрольные перечни вопросов и планы выборочного контроля деятельности структурных подразделений;

- бланки регистрации несоответствий и уведомлений.

Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита

Предварительное совещание