Информационная поддержка спецмероприятий

В практике СО выделяют 4 осн. группы док-ов, наиболее широко используемых профессионалами при проведении ПР-мероприятий:

· имиджевые корпоративные;

· служебные;

· электронные интерактивные (онлайновые).

· оперативные инф-ционные - жесткая привязка к каким-либо краткосрочным мероприятиям или событиям в области СО; их разрабатывают и готовят накануне события и распространяют в ходе его реализации.

Задача - предоставить максимум оперативной базовой инфо. и фактов в сжатые сроки.

В их число входят:

Пресс-релиз — гл. рабочий оперативный док-т в СО, кот. готовится практически ко всем сколько-нибудь крупным мероприятиям или событиям. Гл. цель - привлечь внимание и заинтересовать ЦА, в первую очередь, жур-тов, к крупному, особо значимому мероприятию или явлению, происходящему в компании, учреждении, общественной орг-ций или партии. В тех случаях, если инфо. или событие имеют чрезвычайно важное значение ПР-служба разрабатывает Ньюс-релиз.

Различают три осн. вида пресс-релизов — накануне события (анонсирующий), в ходе мероприятия (промежуточный) и после события (итоговый).

Особое место занимает корп. пресс-релиз, предназначенный, как правило, для узкого круга спец. СМИ, профессионального сообщества, клиентов, партнеров, экспертов, потенциальных инвесторов и финансового сообщества в целом, государственных структур.

Агентства по СО при орг-ции и проведении крупных особо важных событий, на кот. приглашаются как СМИ широкого профиля, так и профессиональная пресса, нередко готовят 2 разд. пресс-релиза — один пишется обычным языком о событии и его значении для общ-ва в целом, др. - для узкого круга спец-тов с упором на технич. подробности с исп-ем спец. профессиональной лексики и терминологии, тем самым обеспечивается гарантированное широкое освещение мероприятия в максимально возможном числе СМИ, а значит, достигается широкий охват ЦА.

В тех случаях, когда ПР-спец-т считает, что содержащейся в пресс-релизе инф-ции недостаточно, то для наиболее полного информирования ЦА готовится спец. инф. справка под разными титулами "К истории вопроса", "Историч. справка", "Background" и т.д. К крупным, особо значимым событиям пресс-релиз и инф. справка упаковываются в спец. папку-подборку (press-kit) инф. материалов. Дизайн папки пресс-кита традиционно оформляется с учетом "фирменных" корп. цветов фирмы-заказчика ПР-мероприятия, на его обложке размещается логотип или торговый знак компании, адрес, телефон, факс, телекс, адрес электронной почты e-mail. Пресс-кит может иметь спец. вырубку или кармашек для визиток рук-лей корп. ПР-департамента.

Для лучшего понимания сути происходящего события или явления ПР-специалисты готовят пресс-досье/медиа досье — подбор статей и др. инф. материалов СМИ по специально оговоренной тематике. Подборка вырезанных или ксерокопированных статьей, а также сообщений инф. агентств получила название пресс-клиппинг. Медиа-досье включает в себя не только пресс-клиппинг, но и копии записанных на пленку или CD телепередач и радиорепортажей (аудио/видеотекст).

В число оперативных ПР-документов входит также официальное "приглашение" на мероприятие, кот. обычно рассылается ПР-департаментом от имени компании. С точки зрения ПР в нем должно содержаться:

· дата, (время и место мероприятия; точней название мероприятия; адрес, схему проезда и парковки;

· телефоны для справок; форму одежды;

· фамилию и имя ответственного лица; порядок подтверждения принятия приглашения; аккредитация и регистрации гостей и т.д.

По завершении реализации мероприятия или программы по СО обычно готовится итоговый отчет, включающий в себя компоненты:

· основные этапы;

· ход реализации проекта в целом;

· наиболее удачные акции и недостатки, а также трудности, с которыми пришлось столкнуться при реализации проекта;

· наиболее эффективные мероприятия, обеспечившие решение поставленных задач;

· общая эффективность спецмероприятия;

· отклики в СМИ на проведенные мероприятия;

· выводы, уроки и рекомендации, которые необходимо учесть при составлении последующих программ или разработке ПР-мероприятий.

Во второй группе док-тов содержится приблизительно такой же перечень услуг, но уже для инф. спонсора. Эти услуги предоставляются конкретному СМИ уже в обмен на гарантированное освещение акции. Интерес со стороны СМИ к информационному спонсорству крупных массовых мероприятий носит четко выраженный сезонный хар-р и особенно заметно возрастает в период проведения подписных кампаний: в масштабных ПР-мероприятиях участвуют большие группы потенциальных подписчиков.

Креативный подход в планировании и проведении спецмероприятий

Креативный подход – сложный и многоплановый процесс, кот. помимо творческой составляющей обязательно включает в себя элементы предварительного анализа ситуации, исследования рынка и ЦА, каналов ком-ции. Логично будет определить цели и задачи данного спецмероприятия, способы оценки его эффективности. Необходимо конкретизировать ЦА, определить ее интересы и предпочтения, сформулировать инф. блок, приготовленный для нее. Лишь учитывая эти аспекты можно в определенной степени полагать, что креативный подход будет иметь успех. Обычно суть креатива заключается в эффективном исп-нии слов или символов, в оригинальном подходе к исп-нию ср-в ком-ции.

Творч. исп-ние коммуникац. ср-в в рамках спецмероприятия очень важно. Для обретения успеха необходимо заранее решить след. вопросы:

· Каков уникальный способ заинтересовать конкретную группу общественности?

· Какие ср-ва ком-ции никогда не исп-сь до этого, но могли бы быть исп-ны?

Для выработки оригинальных и эффективных в креативном плане символики, слов, слоганов, хар-ра спецмероприятия, его особенностей сущ-ет ряд инструментов, кот. обычно пользуются специалисты PR. Наиболее распр. явл-ся:

· мозговой штурм

· идеи одного человека

· адаптация ранее исп-ных успешных идей.

При более детальном рассмотрении процесса инд. креатива (по А. Осборну), можно выделить след. пункты:

· Ориентация – определение проблемы;

· Подготовка – сбор относящейся к делу информации;

· Анализ – классификация собранного материала;

· Формирование идеи – сбор различных вариантов идей.

· Инкубация – выжидание, во время которого приходит озарение;

· Синтез – разработка решения;

· Оценка – рассмотрение полученных идей.

В числе наиболее распространенных научных креативных технологий можно назвать применение ТРИЗ – теории решения изобретательских задач Г.С. Альтшуллера. Согласно этой теории, принятие решений, интуиция, творческие озарения, с одной сторны, и шаблонность мышления, неприятие нового – с другой, реализуются на основе единого психофизиологического механизма: принципа доминанты, открытого А.А. Ухтомским. В вопросах предпочтения решающую роль играют не разум и логика, а устоявшиеся стереотипы.

Другая не менее популярная научная креативная теория, используемая многими практиками, – теория NLP (Neuro-Linguistic Programming), которая считается искусством и наукой о личном мастерстве. Здесь каждый может применить свою творческую индивидуальность, управляя системой стандартных человеческих реакций при достижении определенной цели.

Таким образом, мы определили ряд технологий и теорий, которые PR-специалисты могут использовать при креативном подходе к организации спецмероприятия, либо кампании в целом. Нельзя забывать, что творческая составляющая необходима и важна, однако ее эффективность повысится, если предварительно будет проведен анализ ситуации, создан четкий план и предложены варианты оценки эффективности.

Ранчин на консультации сказал, что нужно обязательно привести пример из реальности. Вот какие пункты при этом необходимо осветить:

- креативный подход в выборе организующей идеи спецмероприятия (указать ряд возможных, методику определения и обосновать выбор)

- креативный подход в эстетической организации пространства спецмероприятия

(указать ряд возможных, методику определения и обосновать выбор)

- необходимость соотнесения креативных идей с характером целевой аудитории

- влияние креативного подхода на успешность мероприятия.