Реквізити документів та їх оформлення

Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.

Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.

Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.

Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.

Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.

Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.

Повна назва установи, організації або підприємства - автора документа - розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.

Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом.

Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил: 252030; м. Київ, вул. Пирогова, 9, т. 22 1-99-33. На бланку для листів вказується номер розрахункового рахунку у відділенні банку: розрахунковий рахунок № 11632516 в Укрінбанку м. Києва МФО №321 518.

Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки. В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.

Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 1996 р.) або цифровим - трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік - 17.06. 96 (тобто 17 червня 1996 року). У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесно-цифровим способом.

Індекс - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 - шифр структурного підрозділу; 10 - номер справи, документа; 36 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних документів та канцелярії.

Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на N° 02-10/135 від 01.03. 96, де 02 - індекс структурного підрозділу; 10 - номер справи за номенклатурою; 1 35 - порядковий номер.

Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ.

Гриф обмеження доступу до документа - розташовується з правого боку під кодом - форми. Записується з середини рядка "для службового користування", "секретно", "цілком секретно".

Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса - пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем.

Наприклад:

Друкарня "Преса 252030, м. Київ,

України" вул. Пирогова,

Головному ре- 12, кв. 6

дакторові Никонову М. П.

Романову В. О.

Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині документа. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.

Елементи грифу затвердження:

· слово ЗАТВЕРДЖУЮ;

· назва посади;

· особистий підпис;

· ініціали та прізвище особи, що затвердила документ,

· дата затвердження.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

директор школи

(підпис) JLC. Семенова.

07.10. 96

11. Загальні вимоги до укладання й оформлення документів. Оформлення сторінки та тексту документа.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

— надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

— бути юридично правильно оформленим;

— подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

— бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

— бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

— оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

— бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

—- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів.