Разработка функциональной структуры

После изучения предметной области и формирования бизнес-процессов, необходимо определить основные цели организации. Для этого необходимо построить стратегическую карт. Стратегическая карта это диаграмма, описывающая стратегию как набор стратегических целей и причинно-следственных связей между ними.

Создание стратегической карты организации является главным шагом в методологии системы показателей, рисунок 1.6.. Она вводит четкое определение бизнес - стратегии и может быть зафиксирована после интенсивного мозгового штурма, в котором должны принимать участие руководители, отвечающие за все ключевые функции и процессы организации.

Очень важным для создания связной и реалистичной стратегической карты является реальное понимание иерархических внутренних взаимосвязей между используемыми перспективами. Каждая перспектива содержит одну или несколько стратегических целей, которые между собой связаны с одним или несколькими показателями эффективности и их целевыми значениями. Расположение стратегических целей на стратегической карте выбрано не случайно и служит наглядному представлению взаимосвязей между выбранными заголовками перспектив.

Рис 1.6. Стратегическая карта

На основании построенного дерева целей, в дальнейшем, определяют ключевые бизнес-процессы модель TO BE и распределяют их выполнение по подразделениям организации или отдельным исполнителям.Каждый бизнес-процесс должен иметь количественные показатели для оценки его эффективности.

Для каждой цели были определены показатели, позволяющие оценивать результативность и эффективность ее выполнения (таблица 3).

Таблица 3

После анализа стратегической карты можно приступать к проектированию функциональной модели, то есть выделению бизнес-процессов модели TO-BE.

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS) и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ).

Первым шагом является построение контекстной диаграммы (рис. 1.7.).

На контекстной диаграмме видны все входные и выходные документы, которые необходимы для организации работы транспортной компании. Так же на схеме показано кто именно будет работать с этими документами, а так же нормативные документы, в соответствии с которыми выполняются бизнес-процессы в центре.

На контекстной диаграмме изображены входные и выходные документы, которые необходимы в организации. Также на схеме отображена нормативная документация, регламентирующая деятельность компании, и механизмы выполнения бизнес-процессов.

Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействия с окружающим миром (контекстная диаграмма), после чего проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции).

На рисунке 1.7. показан верхний уровень иерархии модели. Для разработки модели «TO BE» была выбрана среда пакета Business Studio. Данный пакет удобен, так как имеет ряд преимуществ. Благодаря Business Studio сотрудники ВУЗа могут понять свои обязанности, что повысит качество их работы. Также они имеют возможность отслеживать динамику изменения показателей их работы, так как все показатели привязаны к бизнес-процессам.

Входными документами являются задания директора, задания для размещения, баллы по тестам и контрольные работы. Выходные: Отчет о проверке, напоминания, ответ на задания директора.

Бизнес-процесс 1-го уровня «СМК ВУЗ» включает в себя три бизнес-процесса: ЦПВ «Forward», «Учебно-методическое управление» и «Центр дистанционного обучения».

Все дуги контекстной диаграммы автоматически мигрировали на данный уровень (рисунок 1.8.).

Рис.1.7. Контекстная диаграмма

Рис.1.8. Первый уровень декомпозиции «СМК ВУЗ»

Далее более детально будет рассмотрена декомпозиция бизнес-процесса «Центр дистанционного обучения» в нотации BPMN. Данная нотация используется для описания процессов нижнего уровня и представляет собой алгоритм выполнения процесса. Бизнес-процессы отображены в виде диаграмм.

Основные бизнес-поцессы являются движущей силой стратегии организации. Описание и моделирование бизнес-процессов помогает описать и смоделировать, каким образом стратегия может быть реализована.

Выделение основных бизнес-процессов организации осуществляется на информации о внешнем окружении и основных организационных и материальных потоках по принципу «Клиент процесса->потребляемый им продукт->основной бизнес-процесс организации». Постоянное совершенствование бизнес-процесов повышает эффективност организации. Перечень основных бизнес процессов представлен на рисунке 1.9. Основываясь на документообороте центра было выделено 3 бизнес-процесса:

- учет своевременного размещенного материала;

- учет непроверенных преподавателем работ и сформированных напоминаний;

- учет содержания рецензий на работы и баллов по тестированию.

Рис. 1.9. Декомпозиция бизнес-процесса «ЦДО»

Из рисунков 1.10, 1.11, 1.12 можно увидеть документы, которыми обмениваются работники в ходе выполнения бизнес-процессов, и события, оказывающие влияние или контролирует дальнейшее развитие одного или более процессов.

Рис. 1.10. Бизнес-процесс «Своевременно размещенный материал»

Рис. 1.11. Бизнес-процесс «Контроль непроверенных преподавателем работ и сформированных напоминаний»

Рис. 1.12. Бизнес-процесс «Учет содержания рецензий на работы и баллов по тестированию»

Бизнес-процессы, «Своевременно размещенный материал», «Контроль непроверенных преподавателем работ и сформированных напоминаний», «учет содержания рецензий на работы и баллов по тестированию» были разработаны в нотации BPMN. Данная нотация предназначена не только для документирования бизнес-процессов, но и для их исполнения.

· предполагаемые изменения в организационной структуре предприятия (организации), возникающие в результате внедрения ИС;

· назначение владельцев и исполнителей бизнес-процессов (бизнес-функций);

· построение матрицы ответственности.