Структура службы ДОУ

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления, ее должностного и численного состава.

Структураслужбы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

- секретариат;

- экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

- подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;

- подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;

- подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

- подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

- отдел совершенствования делопроизводства;

- копировально-множительное бюро;

- протокольная группа;

- редакционная группа;

- приемная;

- архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь.[14]

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

· 1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;

· 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

· 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

· 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения.[15]

Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (представлено в таблице 1).

Таблица 1