Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Формирование дел, организация оперативного хранения, порядок передачи документов на хранение в архив




Экспертиза ценности документов – установление сроков хранения и определение ценности документов с целью их отбора на государственное архивное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при выделении дел к уничтожению, при подготовке дел к последующему хранению и передаче дел в архив.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в Управлении социальной защиты администрации Октябрьского района.

Решение по отбору, хранению, уничтожению и передаче дел на архивное хранение принимает постоянно действующая экспертная комиссия администрации города, либо постоянно действующие экспертные комиссии, созданные в Управлении, наделенных правами юридического лица.

Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается правовым актом.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для дальнейшего их упорядочения, отбор документов временного (до 10 лет) хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению, а также выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Порядок формирования дел.

Формирование дел – группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела в Управлении формируются децентрализованно.

Формированием дел занимаются работники, ответственные за делопроизводство. Руководители и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

-помещать в дело исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

-помещать в дело все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

-группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

-раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

-включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

-запрещается включать в дела черновики, неисполненные, неподписанные документы, копии документов и документы, подлежащие возврату;

-по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4,0 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10,0 см). При превышении данного объема относящиеся к делу документы формируются в два или более томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений «Том 1», «Том 2» и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Правовые акты группируются в дела по видам, в хронологическом порядке и по номерам с приложениями, к ним относящимися.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с указанными документами.

Листы согласования размещаются после правового акта.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления в хронологическом порядке. Личные карточки формы Т-2 уволенных работников формируются за один календарный год в алфавитном порядке.

Лицевые счета служащих и работников по техническому обслуживанию группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке.

Протоколы и документы к ним формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы совещания и т.п.) и располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, группируемые в отдельные дела (доклады, проекты решений и др.), систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Обращения физических и юридических лиц и документы по их рассмотрению и исполнению группируются по дате их поступления.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Указания руководителя по исполнению документа, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

Дела подлежат оформлению по завершении календарного года. Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Полное оформление дела предусматривает:

-нумерацию листов в деле;

-составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

-составление внутренней описи (перечня) документов дела;

-переплет дела или подшивку;

-оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

-внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия органа, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить дела в папках-скоросшивателях, мягких обложках, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме титульного листа, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами единой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом. Использование чернил, шариковых ручек, фломастеров для нумерации листов запрещается.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом углу верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. А лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок и пропущенных в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается, по согласованию с ним, употребление литерных (с буквенными дополнениями) и пропущенных номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, особенности учета которых определяются спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа, правовые акты и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к ним.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ, а также итоговую запись, в которой указывается цифрами и прописью количество листов документов и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов (дублетный документ – это один из экземпляров копии документа), черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Документы в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2,0 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Если в деле количество листов не превышает 50, допускается подшивка дел. Подшиваются дела на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона. При подшивке дел для предохранения документов от механической порчи на первом листе дела используется полоска тонкого картона, через которую и пропускаются нитки.

При оформлении дел канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры, а также клеящий карандаш не применяются.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

На обложке дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть указаны:

-наименование органа, структурного подразделения;

-индекс дела по номенклатуре дел;

-заголовок дела;

-дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

-количество листов в деле;

-срок хранения дела или запись «Хранить постоянно».

Заголовок дела на обложке соответствует номенклатуре дел. В необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера распорядительных актов, протоколов и т.п.).

При сдаче документов на хранение в архив на обложке справа вверху и слева внизу должно быть предусмотрено место для проставления архивом шифров.

Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

На завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и дела временного (свыше 10 лет) хранения.

Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий состав и содержание дел.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

-заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

-каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

-порядок нумерации дел в описи – сквозной за несколько лет;

-порядок присвоения номеров описям дел устанавливается по согласованию с архивом;

-графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

-при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие дополнительные сведения о делах (номера правовых актов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.) вносятся в опись полностью;

-на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью;

-графа описи «Примечание» используется для отметок о выбытии и передаче дел со ссылкой на необходимый акт, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.п.

Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах, три из которых предназначаются для архива; подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовываются протоколом экспертной комиссии, утверждаются экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Красноярского края, затем утверждаются руководителем Управления.

Организация оперативного хранения документов и дел.

С даты заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится следующий комплекс работ:

-создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

-размещение дел в места хранения;

-проверка наличия и состояния документов и дел;

-соблюдение порядка выдачи дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны содержаться в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в шкафах с замками, обеспечивающих их полную сохранность и защиту от пыли и воздействия солнечного света. С целью повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету.

Периодически проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по описям дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке, а также принимает меры по восстановлению утраченного документа.

При утрате правового акта экспертная комиссия вправе решить вопрос о замене утраченного подлинника документа копией электронного документа из СЭД.

Выдача дел другим органам или организациям производится в исключительных случаях с разрешения руководителя с обязательным помещением в дело заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Обязательные реквизиты акта: дата и место составления; дата и номер выдаваемого дела (документа); должность, подпись и расшифровка подписи лица, ответственного за делопроизводство; должность, подпись и расшифровка подписи представителя принимающей стороны.

Документы из дел выдаются работникам Управления для служебного пользования под расписку о временной выдаче подлинника правового акта и возвращаются в течение рабочего дня. Расписка помещается на место выданного подлинника до его возврата.

Порядок передачи дел на архивное хранение.

Документы Управления, имеющие историческое, культурное, социальное, научное, экономическое или политическое значение, особую важность для общества, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат передаче на государственное хранение в муниципальное архивное учреждение.

В архив передаются дела постоянного хранения. До передачи в архив дела хранятся по месту их формирования в течение 5 лет. По решению экспертной комиссии этот срок может быть изменен.

Дела временного хранения передаче в архив не подлежат. По истечении сроков хранения они подлежат уничтожению в установленном порядке. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя органа администрации города и руководителя архива.

Передача дел в архив осуществляется по описям дел, утверждаемым руководителем органа администрации города.

Прием дел производится работником архива в присутствии специалиста, ответственного за делопроизводство.

Особенности работы с электронными документами

Электронные документы создаются:

-путем сканирования и регистрации в СЭД – для входящих документов и обращений граждан, полученных на бумажном носителе. Делопроизводитель несет персональную ответственность за соответствие сканированного электронного документа документу на бумажном носителе;

-путем создания документа в электронном виде и регистрации в СЭД – для всех остальных видов документов.

Исполнитель, подготовивший документ, несет персональную ответственность за соответствие электронного документа в РКК СЭД документу на бумажном носителе.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Единицей учета электронного документа является РКК СЭД. Прием, регистрация и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства Управления в СЭД.

Документы, поступающие с Единого портала государственных услуг и официального сайта Управления, автоматически формируются в виде электронного документа в СЭД.

Документы, поступающие в региональную систему межведомственного электронного взаимодействия в электронном виде, регистрируются в СЭД.

Подготовка и оформление электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. Формат файла, используемый при создании электронного документа, определяется с учетом лицензионного программного обеспечения органов администрации города.

При создании электронного документа в СЭД используется единый справочник организаций, включающий также информацию о физических лицах.

Справочник может дополняться, корректироваться. Перечень уполномоченных лиц, ответственных за внесение изменений в справочник, определяется руководителем органа администрации города.

Перед вводом новой информации в единый справочник организаций необходимо убедиться в отсутствии в нем выбираемой организации либо физического лица.

Все уполномоченные лица несут персональную ответственность за редактирование и внесение изменений в справочник организаций.

При рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД используется простая электронная подпись (тип электронной подписи, подтверждающий факт формирования электронной подписи определенным лицом посредством использования кодов, логинов/паролей или иных средств), позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

Электронный документ, подписанный простой электронной подписью, является юридически значимым только в Управлении, муниципальных предприятиях и учреждениях, использующих СЭД.

Документы, распечатанные из СЭД со штрих-кодом, равнозначны оригиналу документа на бумажном носителе.

Электронные документы после их исполнения хранятся в архивных базах СЭД с присвоением номера дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Номер дела указывается в РКК СЭД.

Сроки хранения электронных документов определяются исходя из сроков, предусмотренных для хранения аналогичных документов на бумажном носителе.

По истечении сроков хранения и в случае отсутствия архивной ценности электронные документы удаляются из СЭД.

 

 


Поделиться:

Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 82; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.005 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты