Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Различия между ними определяют не объектом рационализации, а её задачами.




Комплексное оргпроектирование проводится по четырём основным направлениям:

1) рационализация или создание новой организационной и функциональной структуры управленческой;

2) рационализация или создание новой технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, оптимизация численности аппарата управления;

3) создание систем документации и рационализации процессов создания документов и информационного обеспечения деятельности персонала управления;

4) повышение оснащённости объекта оргпроектирования, отдельных рабочих мест персонала, оптимизация условий труда аппарата управления.

Локальное оргпроектирование проводится по одному из специально отобранных для рационализации участков работы персонала управления.

В соответствии с этим, комплексный оргпроект предусматривает разработку комплекса мероприятий по совершенствованию технологии деятельности аппарата или его отдельного звена, его структуры, штата, системы организации и условий труда, по сокращению документооборота, по максимальной автоматизации труда персонала управления.

Локальный оргпроект предусматривает разработку мероприятий по рационализации отдельных видов работ, выполняемых в аппарате управления или на отдельных его участках.

В настоящее время в большей степени создаются локальные проекты.

Типовое оргпроектирование.

Начинается оргпроектная работа с разработки программы исследования. Программа исследования – это комплекс положений, определяющих цели и задачи исследований, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат.

Программа должна дать ясный ответ на вопрос, который можно сформулировать следующим образом: «зачем проводить исследование? что исследовать? как исследовать? какими методами?».

 

(08.09.2009)

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследования, содержание проблемы, её актуальность и важность, рабочие гипотезы решения проблемы в процессе исследований, обеспечение исследований ресурсами, методология исследования, предполагаемый результат и эффективность.

Рабочая программа исследования – это организационно-методическая подготовка к проведению этих работ, которая включает создание методических материалов по ведению исследовательских и проектных работ. Одним из таких документов и является рабочая программа исследований. Она представляет собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследования.

Рабочая программа служит основанием для составления детального плана графика выполнения исследовательских работ.

Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. В рабочую программу включается ряд показателей, основные из которых следующие:

 

№ п/п Наименование работы Методы сбора информации (интервьюирование, анкетирование) Источник информации (локальный НПА и т.д.) Форма сбора, обобщение и представление информации (в виде табеля унифиц-х форм) Исполнители Сроки
начало окончание

 

Соответственно может быть такое рабочее задание дано каждому исполнителю.

В рабочей программе намечается последовательность работ, которые, в свою очередь, находятся в зависимости от возможностей из получения в зависимости от тех методов.

Перечень и последовательность работ определяются в соответствии с целями исследования. Например, изучение структуры управленческого аппарата, изучение организации труда, изучение технологических процессов управления, изучение систем документации, изучение оборудования, которое применяется в работе, планировки рабочих мест работников, условий их труда и т.д.

Каждая работа, намеченная в этой рабочей программе должна проводиться в соответствии с методами…

В зависимости от используемых в исследовании методов, можно определить источники информации.

Например, при изучении документа источником является продукт деятельности работников аппарата. При наблюдении источник информации – деятельность людей. При опросе источник – люди, участвующие в определённой деятельности.

Для обработки полученных в ходе исследования результатов, предусматривают формы сбора, обобщения и представления этих результатов. Выбор форм зависит от используемого метода и направления работы. Например, в ходе интервью разрабатывается вопросник – таблица, в которой сведены результаты опроса. Это форма обобщения. Если цель интервью – выявление реальной структуры, то форма представления результатов – схема.

Исполнители и соисполнители рабочей программы назначаются руководителем с учётом квалификации, специализации.

При определении сроков работ рабочей программы, опираются на исследовательские и проектные работы, опытно-статистические.

Финансирование оргпроектных работ – договор для проведения оргпроектных работ. Документирование оргпроектных работ определяются договором на проведение научно- исследовательских работ. Договор – основной документ, поэтапный план работ, сметная калькуляция и программа работ. Эти документы должны быть составлены и утверждены исполнителем и заказчиком в строгом соответствии с гражданским законодательством.

Они являются юридическими документами, к которым обращаются стороны.

Договор фиксирует тему оргпроектных работ, каждый из пунктов договора должен быть тщательно отработан. В нём указывается число, месяц и год. Если указан месяц или год, то датой окончания считается последним день месяца или квартал.

Важным разделом договора является сумма договора и порядок расчёта указывается размер и сроки выплаты аванса, порядок промежуточных расчётов.

В хозяйственном договоре определяется порядок приёма-сдачи выполненных работ. Приёмка выполненных работ производится заказчиком или комиссией. Момент исполнения оргпроекта – дата его отправки заказчику.

Если заказчик считает необходимым доработать проект, и такое требование выходит за рамки, то исполнитель обязан доработать проект.

В договоре оговариваются сроки, в которые заказчик может предъявить претензии – 10-20 дней с момента сдачи.

Обязанности заказчика не ограничиваются только приёмкой. Документом возлагается на заказчика обязанность обеспечения исполнителя необходимыми материалами – оборудованием, оргтехникой.

Если это оборудование может быть использовано для других тем, оно может остаться у исполнителя, исполнитель должен оплатить его по цене возможного использования.

Последним разделом договора, как правило, является разрешение споров и другие условия. В этот раздел включаются условия, оговариваемые заказчиком или исполнителем. В эти особые условия включаются условия использования работ.

В договоре могут быть оговорены особые условия оформления результатов, сдачи и приёмки работ и другие условия.

Такой договор подписывается руководителем организации, заказчиком и скрепляется печатями.

К договору прилагается три документа.

Финансирование оргпроектных работ зависит от формы взаимоотношений между заказчиком и исполнителем оргпроектов. Общая стоимость определяется в договоре на основании сметного расчёта и калькуляции.

Статьи расходов в сметной калькуляции:

№ п/п Статьи расхода Стоимость В том числе по этапам
Материалы, оборудование 17 % к расходам по з/п или от общей суммы договора  
Заработная плата 40 %, но не более 60 % от общей суммы договора  
Накладные расходы 40 -50 % к расходам по з/п, или 30 % от общей суммы договора  
Социальное страхование 9 % к расходам по з/п  
Командировочные 2-4 % от общей суммы договора  
Прочие расходы 10 % от общей суммы договора  

+ оплата сторонним организациям.

Всякое увеличение расходов против сметы, вызванное непрерывными и не оговоренными проблемами должно быть согласовано с заказчиком и соответствующим образом оформлено. Отказаться можно, если выполненная работа не соответствует договору.

Планирование работы. К планированию привлекается минимальное количество работников. Разработку может осуществлять руководитель тем.

План работ включает следующие реквизиты:

1) номер этапа;

2) наименование этапа;

3) трудоёмкость;

4) сроки начала и окончания каждого этапа;

5) количество исполнителей;

6) стоимость (сметная калькуляция).

Принципы планирования:

- задания должны быть конкретные и ясные;

- должны быть раздельными;

- должна быть минимальная трудоёмкость со стороны разработчиков;

- должны соблюдаться организационная чёткость взаимодействия исполнителей, возможна параллельность выполнения работ.

- должна быть контролируемость и ответственность за проведение работ.

Организация исследований – это система регламентов, нормативов, инструкций, определяющих порядок проведения исследований. Это, прежде всего, распределение функций обязанностей, полномочий на выполнение работ. Распределение ресурсов, комбинация их во времени по исполнителям, но видам работ.

Организовывают исследование тремя способами:

1) увеличение нагрузки персонала управления дополнительными обязанностями исследовательского типа;

2) создание специализированных групп и организация их работы;

3) можем пригласить сторонние организации для проведения исследований.

Часто возникают проблемы полномочий, обеспечения условий. Это должно быть минимальным.

Эффективность исследований во многом определяется коллективной деятельностью.

Принципы формирования временных трудовых коллективов:

1) принцип неоднородности – объединения в один коллектив людей, главное – специфика задач и проблем, для исследования которых формируется коллектив.

Поэтому в коллектив объединяются личности, необходимые для решения проблем данного типа.

Как правило, в коллективе должен быть проблемщик (находит проблемы), энциклопедист (может быстро находить аналогии в других областях знаний), генератор идей, оптимизатор, энтузиаст, скептик, прогнозист (может просчитать всевозможные последствия принимаемых решений).

2) Принцип срабатываемости – в этот временный трудовой коллектив привлекают людей, способных работать вместе.

Срабатываемость – умение управлять собой.

3) Принцип совпадения формальной структуры коллектива с его неформальной организацией. Неформальная требует, чтобы формальная организация совпадала с фактической субординацией. Формирование коллектива должно начинаться с установления фактической структуры соподчинения, а не наоборот.

4) принцип перманентности – непрерывности. Должна соблюдаться ротация исследований.

К участию в этих коллективах могут привлекаться специалисты этих научно-исследовательских коллективов, которым ставится задача совершенствования ДОУ. Помимо специалистов документоведов, включаются специалисты по организации управлением труда, специалисты в области информационных технологий, работники служб ДОУ и архива.

Для координации работ такой исследовательской деятельности разрабатывается специальный график, в котором указывается порядок работы членов группы, на тех или иных участках работы, время проведения исследования, состав группы. Проводятся оперативные совещания для координации следующих действий.

Структура проектно-исследовательских работ и задачи каждого из этапов.

В целях совершенствования планирования и установления чёткой последовательности работ этот процесс исследования подразделяется на ряд этапов, стадий:

1. Стадия оргпроектных работ – предпроектное исследование, анализ

1.1. Сбор данных.

Задачи, которые ставятся на этом этапе – получить информацию для проведения исследования. Содержание этого этапа: выбор объектов исследования (структурных подразделений, работников), предметов – элементов содержания и организации труда; определение методов сбора, объёма необходимой информации и первичная обработка данных.

1.2. Изучение и анализ.

Задача: определить узкие места, т.е. сформулировать проблему и выявить направления разработки. Содержание: сопоставление данных, полученных с различных объектов и различными методами, определение достаточности и корректности данных, их типизация, выбор различных вариантов, выбор объектов и предметов оргпроектирования.

2. Разработка проекта

2.1. Моделирование.

Задачи: представить реальный объект в обозримом виде. Содержание: определение методов моделирования, дополнительные исследования и анализ существующих различных вариантов, комплексное обоснование каждого варианта по экономическим, социальным, техническим, психофизиологическим и правовым критериям.

2.2. Оптимизация.

Задачи: обосновать проекты решения, оптимального для данных условий. Содержание: анализ организационно-технических условий применения проектного решения, установление допустимых границ, вариации характеристик и условий и выбор оптимального варианта оргпроектного решения для данных условий.

3. Внедрение проекта

3.1. Регламентация.

Задача: определить степень обязательности соблюдения оргпроектных решений. Содержание: определение статуса документа (Регламент, Инструкция по делопроизводству). Определение уровня жёсткости, т.е. обязательности соблюдения для каждого из элементов проектного решения, определение допустимых границ и последствий отклонений от регламента.

3.2. Внедрение.

Задачи: довести разработку до исполнителей. Содержание: определение масштабов, сроков и этапов внедрения, разработка графиков внедрения, создание организационного, методического, технического, социального и экономического обеспечения внедрения разработки. Ознакомление, обучение пользователей новым методам, авторский контроль разработчиков за ходом внедрения.

3.3. Обеспечение функционирования.

Задача: создать условия соблюдения оргпроектных разработок. Содержание: контроль за соблюдением оргпроектных разработок, анализ отклонений, корректировка деятельности пользователей, корректировка и пересмотр оргпроектных решений.

 

Стадии оргпроектирования:

1. Предпроектное исследование. Этапом является законченная самостоятельная часть или раздел оргпроектных работ, сдаваемых заказчику и оплачиваемых им. Этот этап подразделяется на следующие элементы:

- предпроектное ориетировочное исследование (диагностика);

- рабочее детальное исследование;

- анализ, обобщение и выводы.

Предпринимаемое ориентировочное исследование является очень важной частью подготовительных работ. Цель: определение состава, объёма, стоимости, сроков выполнения предстоящих проектно-исследовательских работ и соответствующее их документирование. Общий срок проведения таких подготовительных работ должен составлять не более 30 дней.

Проведение предпроектного исследования должно поручаться наиболее квалифицированным исполнителям. Работа на этом этапе зависит от предложения заказчика по составу проекта. Начало предпроектного этапа связано с выбором объекта исследования, а завершается этот первый этап составлением технического задания. По отношению ко всему объёму работ, предпроектный этап сравнительно невелик и не должен превышать 5 – 10 % от обще трудоёмкости исследования и проектирования.

Техническое задание – документ, отражающий результат первой стадии работ, он является очень важным организационно-методическим документом. Техническое задание должно содержать ряд разделов:

1) основание для разработки и проведения исследовательских работ (приказ и т.д.);

2) указываются цели и задачи исследования и проектирования системы управления;

3) исходные данные (краткая характеристика объекта исследования и проктирования);

4) состав проекта и основные направления исследований проектирования – перечень основных этапов проекта;

5) ориентировочные показатели экономической эффективности проекта ( экономический эффект, срок окупаемости).

К техническому заданию прилагаются:

- отчёт о выполнении работ по предпринимаемому исследованию;

- предварительный перечень технических средств, необходимых для проведения исследований и проектирования;

- сметно-финансовый расчёт затрат на исследования и проектирование и внедрение проекта;

- документ об обеспечении финансирования работ – гарантийное письмо.

 

Оформление технического заданияпроизводится в соответствии с Правилами оформления научно-технической документации. Техническое задание обсуждается на специальных советах, у заказчика, утверждается заказчиком, иногда и вышестоящей организацией.

Отступление от технического задания допускаются в исключительных случаях по согласованию с заказчиком.

2. Вторая стадия проектно-исследовательских работ рабочее детальное исследование. Заканчивается разработкой технического проекта. Начало этого этапа связано с детальным исследованием объекта и системы управления.

При проектировании очень сложных по своему характеру объектов, допускается выделение в качестве самостоятельного этапа – этапа детальных исследований.

Обычно техническое проектирование занимает около 30 % общей трудоёмкости исследования и проектирования. На особо важных и сложных объектах проектирования допускается деление этого этапа на эскизный проект. Обычно при разработке проектов системы управления, технический проект может включаться в проектное задание.

3. Рабочий проект – анализируются (детализируются) организационные, технические идеи и решения, содержащиеся в техническом проекте – около 50 %.

На практике иногда возникает необходимость объединения технического и рабочего проектирования в одну стадия, которая называется «Технорабочий проект», в котором отдельные идеи и решения могут быть детальными и доведёнными до рабочего проекта, а другие ограничены изложением в виде технических предложений по совершенствованию системы управления.

Этот этап считается наиболее ответственным в проектировании. В процессе проектирования разрабатывается оптимальный вариант системы управления и организации аппарата управления, его деятельности по выполнению возложенных не его функций.

При локальном исследовании проектирование, проектные предложения, как правило, не выходят за рамки технического задания.

При комплексном проектировании, состав проектных предложений охватывает все возможные пути ликвидации недостатков, которые были выявлены в ходе детального исследования.

Те работы, которые мы выполнили в ходе комплексного проектирования, например, по проблеме совершенствования работы аппарата управления.

Работы, выполняемые в ходе комплексного проектирования, рационализации службы ДОУ:

1. Установление перечня и последовательности необходимых операций и процедур в технологии обработки документов (приём, регистрация).

2. Определение приёмов выполнения этих операций, т.е. – технологии операций.

3. Подбор средств оргтехники, компьютерной техники, необходимой для реализации отдельных операций.

4. Разработка общей технологии ДОУ (подписание, рассмотрение).

5. Нормирование отдельных операций.

6. Расчёт трудоёмкости выполнения отдельных процедур, видов работ, расчёт необходимых затрат времени на организацию делопроизводственного обслуживания.

7. Расчёт необходимого штата делопроизводственного персонала.

8. Распределение обязанностей между работниками службы ДОУ (должностная инструкция).

9. Построение оргструктуры службы ДОУ (положение о службе ДОУ).

10. Проектирование рабочих мест сотрудников службы ДОУ.

11. Планировка служебных помещений персонала службы ДОУ.

12. Разработка маршрутов доставки документов.

13. Проектирование условий труда сотрудников службы ДОУ, организация рабочих мест.

14. Подготовка сметы на проектируемое оборудование.

15. Разработка положений о службе ДОУ, разработка должностных инструкций, инструкций по делопроизводству.

16. Расчёт показателей проекта, расчёт стоимости проекта, расчёт экономической эффективности проекта ДОУ.

4.Четвёртый этап – завершающая стадия работ по исследованию и проектированию – этап внедрения проекта.

Внедрение проекта – поэтапный процесс, представляющий собой последовательное осуществление комплекса организационно-технических мероприятий по совершенствованию системы управления, структуры аппарата, унификации систем документации, внедрения новых современных технических средств, обучение работников новым приёмам работы. В общей сложности трудоёмкость этой стадии – 10 – 30 % трудоёмкости разработки всего проекта.

По своему характеру проектные решения, которые подлежат внедрению, могут быть:

1) техническими – процесс организации и исполнения существующей техники, которая уже применяется в отрасли;

2) научные решения – перенос и утверждение достижений науки;

3) решения научно-технического характера – преобразование новой идеи или изобретения в социально или экономически значимую продукцию, обладающую новыми технико-экономическими подходами;

4) организационно-управленческие – запланированные и приносящие результаты изменения в системе управления, в структуре организации, кадров, технике, методах и процедуре управления деятельности.

Кто занимается разработкой и внедрением проекта? Внедрение проекта может проводиться:

- организацией-разработчиком;

- специализированной организацией;

- совместно с коллективом организации.

Процесс внедрения управленческих нововведений может быть различной формы:

- проведения эксперимента и при удачном исходе – полное осуществление рационализации системы управления;

- поэтапное внедрение проекта рационализации проекта;

- одноразовое применение процесса.

Процесс внедрения, фазы внедрения проекта:

1. Эксперимент (мотивация) – формируется готовность коллектива к сознательной деятельности по внедрению нововведений.

2. Подготовка кадров, т.е. обеспечивается взаимопонимание и согласованность действий (и по горизонтали и по вертикали).

3. Управленческое воздействие – введение изменений.

4. Становление – в ходе которого происходит стабилизация и упорядочение работы.

Вся система проходи процесс саморегуляции.

5. Контроль – оценивается весь ход процесса, конечные результаты, расходы и возможное использование достигнутых результатов для последующего совершенствования системы.

Процесс внедрения можно подразделить на стадии:

1. Разработка плана внедрения – определяются основные этапы и сроки проведения работ, устанавливаются подразделения и исполнители, которые отвечают за организацию внедрения и осуществляют контроль за внедрением, определяются обязанности и ответственность.

На основе плана составляется график внедрения.

Создание рабочей группы по внедрению – один из важных моментов.

Кто входит в рабочую группу по внедрению? Задачи этой группы – осуществление связи между разработчиком проекта и руководством организации-заказчика, координация работ по внедрению проекта, должен быть контроль, авторский надзор за ходом внедрения, необходим обзор данных для проектировщика, оснащение рабочих мест оборудованием, которое предусмотрено проектом.

Организация обучения кадров на новом оборудовании по новой технологии, состав рабочей группы – 5-6 человек. Этап планирования заканчивается изданием приказа по внедрению.

2. Подготовительный этап: обучение рабочей группы, ознакомление сотрудников организации-заказчика с новой технологией работы, закупка, установка, наладка нового оборудования, согласно проекту, разработка комплекса мероприятий по стимулированию сотрудника, создание форм документов, которые необходимы для контроля и фиксации хода внедрения.

3. Управление внедрением – непосредственное проведение в жизнь всех мероприятий, которые были предусмотрены проектом.

Виды работ на этом этапе: контроль за правильностью установленного оборудования, соблюдение технологии работ, которые были предусмотрены проектом, контроль за соблюдением сроков внедрения, психология работников, доведение до проектировщика и принятие мер по своевременному устранению недостатков проекта, которые мы выявили в ходе внедрения, ведения документов, контролирующих и отражающих ход проекта.

Завершается процесс внедрения расчётом реального экономического эффекта, который получен в результате внедрения нового оборудования, новой технологии, подписанием акта о завершении работ по внедрению новой системы управления.

Объекты исследования условно могут быть разделены на статистические, т.е. относительно неизменяемые и динамические (подвижные).

В свою очередь, технологический процесс разделяется на процедуры и операции. Под процедурой понимается объединение нескольких последовательных операций, направленных на выполнение аппаратом управления своих функций. Например, экспедиционная обработка корреспонденции, контроль исполнения документов, принятие решений.

Операцию принято считать наименьшей законченной частью работы, выполняемой на одном рабочем месте. При необходимости могут быть выделены элементы операции, т.е. её составные части. В технологическом процессе выделяют творческие, формально-логические и технические операции. Например, хранение документов, подготовка документов с использованием технических средств (технические операции). Контроль исполнения, регистрация и учёт (формально-логические операции).

Такое разделение служит основой для применения различных методов исследования.

В соответствии с этапами проведения исследований, которые мы выбрали, могут подразделяться на три основных группы:

- методы исследования объекта – сбора исходных данных;

- методы количественного и качественного анализа;

- методы проектирования.

Применение научно-исследовательских методов, находящихся в прямой зависимости от….

Учитывая многообразие применяемых методов, их можно классифицировать по ряду признаков:

1) по полноте охвата исследования:

-полные (сплошные)

- выборочные

2) по степени участия проектантов в обследовании объектов:

- непосредственные

- опосредованные

3) по времени исследования:

- непрерывные

- периодические (и всё это зависит от объектов исследования)

- разовые

4) по отображению обследуемого объекта:

-описательные

-математико-статистические

- графические

На практике перечисленные методы, как правило, используются в совокупности, так как только с помощью одного метода не всегда удаётся осуществить полноценный анализ и вскрыть истинные причины недостатков в организации трудовых процессов.

С целью сбора количественных и качественных исходных данных о технологических процессах управления и трудовых процессах управления используются следующие методы:

1. Методы привлечения исходных данных:

- изучение документов (нормативно-правовых, организационно-трудовых документов);

- методы опроса (интервью, анкетирование);

- методы непрерывных наблюдений (фотография рабочего дня: групповая, индивидуальная; самофотография, хронометраж: выборочный, сплошной, целевой);

- методы выборочных наблюдений (периодические наблюдения, моментальные наблюдения);

- расчётные прогнозы (количественные);

-методы привлечения исходных данных непосредственно от сотрудников характеризуются тем, что исследователи запрашивают данные, в составлении которых они лично не участвовали – методы опроса: интервьюирование, анкетирование (сплошное, выборочное, индивидуальное). Источниками сведений при детальном рабочем обследовании содержание и организация труда может быть организационно-правовая и др. документация (орд, документы для изучения и анализа документооборота (статистические отчеты).

Расчетные методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени характеризуется тем, что исследователи получают необходимые им данные из сведений о количественной характеристике видов работ и путем расчетов за определенный период времени. Это, в основном, статистическая обработка результатов путем выборки, анализ исходных данных и т.д. Что же служит критериями выбора методов исследования? Экономическая целесообразность, сравнительная оценка точности методов. Вероятность и возможность отклонений при использовании того или иного метода. В целях повышения достоверности исследования целесообразно применение сочетания методов и перепроверки результатов с помощью других методов.

Методика исследований – одна часть совокупности работ по оргпроектированию, 2-ю часть составляют методы проектирования: приемы, разработки новой рациональной организационной структуры аппарата, технологических процессов управления и делопроизводства. К этим методам относятся следующие: моделирование, конструирование, экспериментирование. Такие методы используются при оргпроектировании.


Поделиться:

Дата добавления: 2015-09-13; просмотров: 201; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.006 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты