Регистрация документов и построение учётно-справочного аппарат

Пользуясь оперограммой можно определить, насколько существующая система обработки документов соответствует порядку обработки документов. Приступая к изучению вопросов регистрации документов необходимо иметь ввиду, что совершенствование работы должно осуществляться в направлении унификации регистрационных форм ,исчерпывающей полноты исполнения и создания этих форм, создаются более эффективные условия для справочной работы, ограничение круга регистрируемых документов.

Факторы, определяющие эффективность регистрации документов:

Должны быть рассмотрены вопросы внедрения системы регистрации документов:

- какова длительность периода существования регистрационной формы;

- количество РКК, которые должны находиться в обращении;

- необходимое количество РКК, по которым можно легко найти необходимые сведения.

Большое значение имеет вопрос о том, как осуществлять регистрацию документов (в централизованном или в децентрализованном порядке – в структурном подразделении).

Решая вопрос о выборе системы регистрации, необходимо обратить внимание, какая из систем способствует более оперативному прохождению документов. С небольшим объёмом документооборота – централизованная.

При изучении этого вопроса целесообразно составить схему движения документов при той или другой системе регистрации документов.

Становление этих схем покажет, при какой из них, путь движения документов будет короче. Необходимым элементом исследования процесса регистрации является изучение затрат времени или труда при различных системах или формах регистрации.

С этой целью можно пользоваться методом моментных наблюдений, самофотографии рабочего дня и хронометражными замерами.

При решении вопроса о выборе той или иной системы регистрации целесообразно выявление мнения работников организации, включив этот вопрос в соответствующую анкету.

Исследователи прибегают к методу наблюдения, а также к методу хронометражных замеров.

Установив действующие в организации формы регистрации, решают вопрос об их эффективности, отдавая предпочтение той или иной форме регистрации учитывая время регистрации первого документа, а также столько записей должно быть на протяжении жизни документа, время на операции по наведению справок по документам той или иной формы регистрации.

Должны быть изучены регистрационные формы, состав реквизитов этих регистрационных форм, насколько они обоснованы и соответствуют требованиям Инструкции 2009. Изучая организацию необходимо обращать внимание на то, выполняется ли однократность, когда и в какие сроки осуществляется регистрация документа.

В случае отступления от этого правила, устанавливают причины запоздания и принимают меры к их устранению.

В ходе исследования решается вопрос об определении круга документов, подлежащих обязательной регистрации. При этом исходят из важности содержания документов, уровня их адресования, исходя из характера исполнения. Выделяются документы, не требующие регистрации в делопроизводственной службе (перечень документов, не подлежащих регистрации).

Анализ корреспонденции, получаемой и отправляемой, показывает, что среди документов встречается много документов, которые не подлежат регистрации.

Необходимо выявить регистрируемый и не регистрируемый массив документов. Анализируют технологию регистрации основных и наиболее массовых видов документов, выясняя при этом:

- этапы регистрации определяют группы документов;

- способы регистрации;

- состав информации

- степень использования учитываемых сведений.

Отдельно с помощью схем и маршрутных технологических графиков анализируют порядок регистрации входящих и исходящих документов. При помощи фотографии рабочего дня выявляют все недостатки, приводящие к непроизводственным затратам рабочего времени исполнителей. Также выясняют как регистрируется специальная документация (договоры и т.д.), в каких функциональных или структурных подразделениях, в каких регистрационных формах.

В случае отклонения от положений Инструкции по делопроизводству, необходимо выявить, насколько это обоснованно и в случае необходимости предложить осуществить эти операции как-то иначе. Выясняется, используется ли при выполнении работ по регистрации номенклатура дел.

Выясняется также, используются ли при выполнении работ по регистрации документов, схема классификации документов, шифраторы структурных подразделений и корреспондентов, с указанием участка работы каждого из них. Особое внимание обращается на регистрацию исходящего документооборота.

Проставляются самостоятельные регистрационные индексы только на инициативных документах, изучается система документации, устанавливают, обеспечивает ли система индексации единство входящих и исходящих документов.

Если обнаружится, что такого единства нет, предлагается, как устранить этот недостаток.

В отдельной справке излагаются результаты, к которым приходят. В этой справке даются образцы форм регистрационных документов.

Для удобства анализа выявленных недостатков, их заносят в ведомость выявленных недостатков - «Дефектная ведомость».

При заполнении графы два, однородные по характеру недостатки целесообразно предварительно группировать, давая группам документов соответствующие

Материалы графы пять могут быть использованы при подсчёте экономической эффективности внедрения оргпроектов. Этой ведомостью целесообразно заканчивать отчёты, по большей части, детального обследования.

Регистрационные карточки служат основой для создания учётного аппарата.

Первоначальные сведения об организации справочной работы по документам можно получить методом опроса, личных бесед с сотрудниками, выясняется, как построить справочный аппарат, какой наиболее эффективен.

Применение хронометражных изменений позволяет выяснить, какой принцип обеспечивает наиболее быструю выдачу информации.

Оценивая эффективность действующего в организации учётно-справочного аппарата, выясняется, насколько быстро выполняются запросы, насколько он удовлетворяет специалистов.

Такими способами устанавливают затраты труда на ведение справочного аппарата.

Схема построения справочного аппарат должна обеспечивать поиск документов. Применяемый хронометраж измерений позволяет выяснить, какой принцип построения справочного аппарата обеспечивает наиболее быструю выдачу справки.

Для разных задач ответ может быть не всегда однозначный.