Раздел 2. Изучение системы делопроизводства

Анализ системы делопроизводства

Число исполнителей функций делопроизводства, трудоемкость и сложность работы. Применяемые технические средства обработки информации для исполнения документов. Состояние информационного обеспечения управления и нормативно-справочного хозяйства. Наименования, виды и объемы документов. Перечень и размерность реквизитов. Состав и структура документов. Система классификации и кодирования информации. Структурные (составные) единицы информации. Нормативно-справочное обеспечение. Классификаторы и кодификаторы, справочники, нормы и нормативы. Уровни действия нормативно-справочного обеспечения. Методы и признаки классификации, основания деления. Структура кодирования документов. Помехозащищенность кода. Емкость системы классификации. Состав и структура компьютерной информационной базы. Объемы информации на машинных носителях. Программные средства создания и ведения компьютерной информационной базы.

Подготовка структурных схем составных единиц информации

Рекомендации по подготовке структурных схем составных единиц информации смотрите в Приложении 4.

Подготовка компьютерного альбома реквизитов

Рекомендации по подготовке компьютерного альбома реквизитов смотрите в Приложении 4.

Подготовка компьютерного альбома форм документов

Рекомендации по подготовке компьютерного альбома форм документов смотрите в Приложении 4.

Раздел 3. Построение информационной модели

Анализ информационных потоков

Состав, структура, форма и содержание информационных сообщений. Потоки информации на уровне документов и реквизитов. Сбор и регистрация первичной информации. Передача данных. Обработка сообщений. Организация хранения и доступа к информации. Процедуры преобразования входных документов в выходные. Трудозатраты на ввод и редактирование данных. Эксплуатационные характеристики системы обработки информации: среднее время ожидания информации на запрос пользователя, производительность информационной системы, минимально необходимые вычислительные ресурсы (состав технических средств, емкость внешней памяти). Требования к качественным характеристикам информации: уровень достоверности, актуальность информации (задержка в доведении до информационной базы оперативных сведений), доступность восприятия форм представления выходной информации.