ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ МОДЕЛИ ОРГАНИЗАЦИИ

При построении информационной модели должны быть применены два подхода к анализу документооборота:

· Организационный, когда изучаются потоки информации по подразделениям предприятия (рабочим местам специалистов, производственным цехам, секторам, лабораториям, отделам и т.д.);

· Функциональный, когда исследуются информационные потоки по отдельным процедурам, задачам, комплексам задач, функциям и подсистемам управления.

Исследование потоков и структуры информации проводится на основе документов и анкет, собранных на предыдущих этапах квалификационной практики. 3аполненные на рабочих местах в подразделениях предприятия анкеты позволяют выявить характеристики потоков информации. Каждому документу присваивается код (идентификатор) в соответствии с принадлежностью его к задаче, составляется перечень документов (табл. 2), перечисляются реквизиты, определяется тип каждого реквизита и его длина. Формируются компьютерные альбомы форм входных и выходных документов. Описывается принятая система классификации и кодирования информации (обозначение материалов, единиц измерения, структурных подразделений, поставщиков и потребителей).

Таблица 2. Документы управления

Затем в виде структурно-функциональной схемы изображаются процедуры преобразования входных документов в выходные. Структурно-функциональная схема процедуры У0401 «Формирование оперативной сводки движения материалов по складу» представлена на рис. 2. На схеме помимо кодов указываются места возникновения входных документов и адреса для выходных документов.

Рис. 2. Схема процедуры У0401

«Формирование оперативной сводки движения материалов по складу»

Затем проводится информационный анализ предметной области, который выполняется в трех направлениях:

· смысловое содержание сообщений, их информативность для целей управления (семантический уровень);

· состав и структура как компьютерных, так и вне компьютерных сообщений, правила их построения (синтаксический уровень);

· полезность сообщений для целей системы управления, выполнения функций управления и решения управленческих задач (прагматический уровень).

На основе анализа сообщений формируются диаграммы движения документов (см. пример на рис. 3).

На базе выполненного анализа формируется матричная модель документооборота учреждения (или его подразделения), представленная табл. 3. В 1 квадранте отражаются все документы, разрабатывающие­ся в данном подразделении. Столбцы квадранта 1 содержат сведения о выходных документах (указаны в столбцах), которые формируются на основании входных документов, указанных в строках.

Рис. 3. Диаграмма движения документа № Т405

В квадранте 2 отражается передача документов, разработанных в подразделении, в другие подразделения – выходная информация подразделения. Итог по столбцу квадранта 2 на уровне внешнего подразделения показывает, сколько видов документов передается в это подразделение; итог по строке документа показывает число подразделений, в которые он передается. В квадранте 3 отражаются все внешние для подразделения документы - входная информация подразделения. Итог по столбцу данного квадранта показывает количество внешних документов, используемых для формирования документа, указанного в столбце. Итог по строке – применяемость каждого внешнего документа в обработке информации внутри данного подразделения. Квадрант 4 характеризует проходящие через данное подразделение документы, передаваемые в другие подразделения.

В процессе построения информационной модели необходимо также установить:

· особенности организации сбора и обработки информации;

· трудозатраты на ввод и редактирование данных;

· эксплуатационные характеристики существующей системы обработки информации: среднее время ожидания информации на запрос пользователя, производительность информационной системы, минимально необходимые вычислительные ресурсы (состав технических средств, емкость внешней памяти);

· требования к качественным характеристикам информации: уровень достоверности, актуальность информации (задержка в доведении до информационной базы оперативных сведений), доступность восприятия форм представления выходной информации.

Таблица 3. Матричная информационная модель

В результате построения информационной модели организации должны быть досконально изучены и вскрыты «узкие» места в прохождении информационных потоков с целью их последующей «расшивки».

ПРИЛОЖЕНИЕ 6