Методичні основи організації обліку і складання звітності в умовах нової інформаційної технології

Для своєчасного активного впливу на процеси господарсько-виробничої діяльності підприємства, яке діє в умовах ринкової економіки, необхідна оперативна, достовірна і повна інформація, що збирається та обробляється у ритмі виробництва і засобами пової інформаційної технології, а також формується у рамках єдиного господарського обліку. Організація такого обліку, за принципами розглянутими нижче, повністю забезпечує управління виробничо-господарською та іншою діяльністю такого підприємства. Автоматизація збирання всієї фактичної первинної інформації, що виникає на підприємстві, описаними методами у розділі 4, є об'єктивною передумовою ефективного господарського обліку та управління виробництвом.

Використовуючи сучасні методи і засоби збирання, обробки та зберігання економічної інформації, що виникає на підприємстві, можливо організувати господарський облік на основі нової інформаційної технологи. Ця технологія грунтується на безпаперовому способові машинного збирання первинної (фактичної) інформації у ритмі виробництва, її обробці (разом з умовно-постійною інформацією), а також передаванні по каналах зв'язку різним користувачам для всебічного використовування в управлінні підприємством і його складовими підрозділами.

Безпаперовий спосіб ведіння господарського обліку припускає ряд особливостей при його організації та зберіганні інформації. У першу чергу мова йде про те, щоб протягом довгого часу забезпечити повне збереження, високу достовірність і надійний захист інформації від несанкціонованого доступу до неї. Тому користувачі однієї категорії, наприклад такі, що мають юридичне право доступу до зберігаємих масивів (бази даних) з метою використовування їх даних при виконанні своїх службових обов'язків, наділяються персональними паролями доступу, але без права коректування зберігаємих даних. Користувачі іншої категорії, що визначені спеціальним наказом по підприємству, наділяються, крім того, правом коректування відповідних даних. При цьому, кожному такому користувачу чітко визначається перелік масивів і види коректування, де вони можуть здійснювати це право. Усі зміни, що проводяться у зберігаємих масивах, протоколюються ПЄОМ з зазначенням прізвища користувача-коректувальника, дати тощо.

Слід відзначити, що доступ користувача до бази даних мусить бути максимально простим, з чітко визначеним переліком ключів пошуку тощо.

При новій інформаційній технології діючий позадачний метод одержування користувачам” результатної (обробленої) інформації не є ефективний. Використовування ПЕОМ у вигляді АУМ спеціаліста створює умови для оперативного виводу на екран фактичних даних по будь-якому показникові, за будь-який період часу, з будь-якою деталізацією, та у порівнянні їх б. відповідними нормативними, договірними, плановими та іншими показниками. Одержаний таким чином той чи і катай показник моя” бути використаний у прийнятті управлінських рішень.

Автоматизоване оперативне збирання первинної фактичної інформації на тому місці, де вона виникає, а також наявність бази даних (масивів з, різною умовно-постійною інформацією) дозволяє застосувати нову концепцію, організації господарського первинного обліку. Суть її полягає в тому, що потрібно збирати такий мінімум первинних даних, щоб потім, після їх обробки (з використанням різних масивів бази даних) автоматично одержувати максимум потрібної інформації для; управління виробництвом, господарського (у тому числі і бухгалтерського) обліку, складання установленої звітності, проведення економічного аналізу тощо.

Нову концепцій проілюструємо таким прикладом. Склад матеріальних цінностей видав цеху основного виробництва ті чи інші матеріали. Ця операція буде відображена в масиві записом такого мінімуму основних реквізитів: складу, цеху основного виробництва операції руху (видано на основне виробництво), матеріалів (номенклатурний номер). При обробці цього запису на пеом (з використанням різних масивів бази даних) одержуємо максимум необхідної для управління інформації:

• для господарського (бухгалтерського) обліку (кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку по дебету та кредиту) - за допомогою кодів цеху і операції руху, а також масиву довідника кодів бухгалтерських проводок та операцій руху (табл. 5.1);
• для складання установленої звітності (заповнення відповідних рядків і граф типової форми №1-СН "Про залишки, надходження і витрати сировини та матеріалів у виробничо-експлуатаційній діяльності") - за допомогою груп і підгруп матеріалів (перш знаки номенклатурного номера), коду операції руху. а також масиву відповідності рахунків бухгалтерського обліку номерам рядків і графам типових фори установленої звітності (табл.5.2);
• для управління виробництвом (яким чином відповідає фактична видача матеріалів установленим лімітам для виробництва,та інше) - шляхом порівняння фактичних показників видачі лімітним (масив лімітних витрат матеріалів на виробництво).

Крім того. за допомогою розцінкових і довідкових масивів можна значно розширити зміст фактичних даних: вартість матеріалу розцінити по облікових, планових або оптових цінах, а код матеріалів та інші ознаки - розшифрувати повними або скороченими назвами.

Слід відзначити, що бухгадпгерські записи у довіднику типових бухгалтерських проводок та операцій руху (див. табл. 5.1) складаються по зростанню номерів синтетичних рахунків по кредиту (а у межах рахунку - по операціях руху з зазначенням виду ресурсу), відповідно до діючого Плану рахунків бухгалтерського обліку виробничо-господарської діяльності об'єднань, підприємств та організацій. Цей довідник складається таким чином, що в ньому відображені, з одного боку, по дебету та кредиту рахунки бухгалтерського обліку (першого,другого, а інколи і третього порядку), з другого,коди операцій руху, які характеризують відновюння їх до основного (кредитового) рахунку бухгалтерського обліку, з приведенняк ідентифікатора (номера) цього рахунку.

Звітні показники, якими заповнюються зведені звітні форми, формуються на основі фактичних показників за допомогою довідника відповідних рахунків бухгалтерського обліку номерам рядків і графам типових форм установленої звітності (див.табл. 5.2). У довіднику приводяться усі форми звітності. При цьому показано, якому рядку тієї або іншої форми звітності відповідає рахунок бухгалтерського обліку першого, другого чи третього порядку, а також яка ознака аналітичного обліку відповідає цьому рядку.

Загальні принципи організації автоматизованого господарського обліку. заснованого на зазначеній вито концепції та безпаперовій технології, реалізуються у такій послідовності.

Фактичні (первинні) дані про виробиичо-господарські операції (ВГО), про касові, банківські та інші операції (КБО), а також про наявність ресурсів (НР) збираються у ритмі виробництва за допомогою різних засобів вимірювання, фіксування та передачі з метою їх введеная в ПЕОм, а потім і формування розподіленої бази (баз) даних (РБД) на магнітних носіях. При формуванні РБД використовуються також умовно-постійні масиви, які характеризують нормативно-планову та довідкову (НПДІ) і регламентуючу (РІ) інформацію, а також масив бібліотеки форм документів (БФД), що виводяться як на екран дісплея, так і на папір.

Створена таким чином РБД використовується для формування і оперативного виведення даних на екрани ПЕОМ користувачів по запиту або згідно з регламентуючою інформацією - в першу чергу для інформування керівників різних рівнів підготовки і вироблення управлінських рівень, а також для контролю і обліку виробничо-господарських та інших операцій, що здійснюються на підприємстві і у його структурних підрозділах, та інше. Крім фактичних даних, використовуються також необхідні дані з масивів НПДІ, РІ і форми БФД. Крім того, формуються дані у хронологічному чи іншому порядку для архіву.

Наступним кроком є формування загальної бази даних (ЗБД) в аналітичному розрізі. Ця база містить згруповану інформацію про наявність та рух основних засобів (О3), матеріальних цінностей (МЦ), кадрів, праці і заробітної плати (КПЗП), виробництва готової продукції (ГП), кошт і в, розрахункових, кредитних та ійавїх операцій (КРКО), а також інших ресурсів (ІР). Використовуючи далі ЗБД і НПДІ, а також довідник типових бухгалтерських проводок та операцій руху (ДБПО), можна сформувати фактичні дані про витрати на виробництво, а потім їх зафіксувати у масив даних прямих (ДПВ) і непрямих та накладних (ДНВ) витрат.

Масив даних з загальними зведеними витратами на виробництво і для калькуляції собівартості готової продукції (ДЗВГП) формується шляхом розподілення непрямих та накладних витрат (ДНВ) за даними прямих витрат (ДПВ). Одержаний таким чином масив ДЗВГП використовується для виведення відповідних даних як на екран ПЕОМ, так і на папір.

Формування масиву даних про зведені бухгалтерські проводки по підприємству (ДЗБП) відбувається на основі масивів ДЗВГП, НПДІ, ДБПО та БФД. Ці дані в різних комбінаціях потім можна вивести як на екран ПЕОМ, так і на папір для використання.

Показники для зведеної звітності (масив ПЗЗ) можна одержати шляхом обробки даних масивів ДЗБП і НПДІ, довідників ДБПО та ДБРФЗ (довідник відповідності рахунків бухгалтерського обліку номерам рядків і графам типових форм установленої звітності), а також бібліотеки форм документів (БФД). Одержані звітні дані друкуються на папері, юридично оформлюються, а потім з відповідним магнітним носієм (або по каналах зв'язку) передають їх до вищестоящої і територіальних організацій (ВТО).

Необхідні дані для аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності, а також про наявність запасів, матеріальних цінностей, неліквідів готової продукції та інше фіксуються в масив даних для аналізу господарської діяльності (ДАГД). Цей масив створюється (можливо також використати масиви бази даних, не створюючи цього масиву) завдяки обробці фактичних (масив ЗБД), звітних (ПЗЗ), умовно-постійних (НПДІ) даних, а також бібліотеці форм документів (БФД). Відповідні дані з елементами аналізу у вигляді, як правило, відхилень (фактичних показників від планових або приведених нормативних) з позначенням питомої ваги цих відхилень, або в іншому наборі даних виводяться на екран ПЕОМ та на папір.

Формування показників, необхідних для прийняття управлінських рішень бухгалтерського обліку, зведеної звітності, аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності, а потім їх порівняння з відповідними нормативно-плановими і іншими регламентованими показниками здійснюється по типових алгоритмах, основні з яких передбачають виконання таких операцій:

• вибірка заданих показників фактичної інформації із відповідного масиву (масивів) з наступним її формуванням (або без нього) по визначеній ознаці (ознакам), підсумуванням даних у різних аспектах, а потім виведенням одержаних результатів на екран ПЕОМ;
• розрахунки похідних величин по тих чи ійдих показниках з наступною фіксацією їх у масив або виведенням на екран ПЕОМ;
• формування даних для записів у оборотну або оборотну-звіряльну відомість і виведення їх на екран ПЕОМ;
• друкування даних на папері, одержаних при виконанні вищезазначених операцій, тобто у машинограмі, яка складається за різні періоди часу, по будь-якому обліковому об'єкту та інші.

У зв'язку з тим, що у процесі обробки інформації необхідно використовувати величини, що характеризують ті чи інші показники з початку року наростаючим підсумком, введені наступні загальні визначення у формулах розрахунків: G - рік, m -місяць, p - кількість місяців з початку року до звітного, р + m - загальна кількість місяців з початку року, включаючи звітний. Наприклад, величина що характеризує дані по тому чи іншому показникові за період з початку року наростаючим підсумком G(р + m) визначається складанням даних за період з початку G-го року (р -.місяців) до звітного періоду і даних за звітний (m-й місяць) період.

Показник оперативного масиву, що формується наростаючим підсумком за місяць, фіксується (при необхідності) спочатку у проміжний масив (з метою скорочення кількості аналітичних записів, що є у оперативному масиві), що створюється у звітному місяці. Такий показник (див. Фрагмент з переліку основних вихідних показників, що формуються у блоці ….) у формулах визначається підкреслюванням. Він фіксується у масив з нагромаджувальним підсумком, який має такий же ідентифікатор, що і оперативний масив, але з позначкою символу І попереду. Крім того,щоб виділити масиви, у яких зафіксовані величини з початку року наростаючим підсумком, мають такий же ідентифікатор, але з приставкою символу * на початку його імені. Наприклад, оперативний масив обліку прийнятих засобів має ім'я ОРРRОS, а такий ж масив, тільки з нагромаджувальним підсумком за місяць має ім'я IOРРRS. а масив з початку року наростаючим підсумком (без звітних даних поточного місяця) - має імя *OPPROS.

Зрозуміло, що нова форма організації обліку вимагає від відповідних працівників високої акуратності і організованості, культури і сумлінного ставлення до праці, відповідної кваліфікації фахівців, а також порядку в зберіганні інформації, зафіксованої на різних магнітних носіях.

Таблиця 5.1