Система углубленных знаний

Система углубленных знаний, необходимых в первую очередь для совре­менного руководителя, включает не поверхностные, а глубокие знания таких разделов науки, как системный подход, оптимизация, теория вариаций (эле­менты статистической теории), теория познания, психология. Углубленные зна­ния этих разделов науки помогут руководителю успешно решать вопросы ТQМ.

Системныйподход — методология познания и практики, в основе кото­рой лежит рассмотрение объектов как систем.

Система — это сетьвзаимосвязанных элементов внутри рассматриваемо­го объекта, которые работают совместно для достижения цели, стоящей перед объектом.

Система – это последовательность функций или видов деятельности (процессов) внутри организации, которая работает совместно на цель организации.

Городские школы, включая частные, приходские и высшие, явля­ются, к примеру, компонентами (элементами), которые, работая сообща, составляют систему образования. Механические и электрические устройства, которые функционируют совместно и составляют, например, автомобиль или пылесос, также являются системой.

Почти во всех системах существует взаимозависимость между ее эле­ментами. Управление системой требует зна­ний о внутренних взаимосвязях между всеми ее элементами и людьми, которые в ней работают.

Цель функционирования системы должна быть известна каждому, име­ющему к ней отношение, и быть единой для всех. Без общей цели система не может существовать. Цель организации должна удовлетворять каждого, и каждый должен быть заинтересован в ее достижении — акционеры, персонал, поставщики, потребители, общество, окружающая среда. Например, для персонала целью может являться обеспечение хорошего управления (менеджмента), возможно­стей для получения образования и дальнейшего продвижения по службе и других возможностей для получения удовлетворения от работы.

Оптимизацияозначает выполнение общей цели каждым элементом в системе — каждый элемент (исполнитель) системы должен чего-то достичь. Неуспех в оптимизации вызывает потери каждого элемента в системе. Для оптимизации система должна быть управляемой. Задача управления (менедж­мента) — стремиться к оптимизации системы и поддержке ее в этом состоя­нии как можно дольше.

Любая система нуждается в руководстве со стороны. Большой органи­зации необходим руководитель, который применит на практике систему глубинных знаний (и в том числе будет этому учить).

Предприятие — это организационная структура, где подразделения преследуют свои индивидуальные цели (объем продаж, прибыль, производи­тельность). Это совокупность людей, материалов, методов, оборудования, которая функционирует для поддержки друг друга в рамках общей цели.

Следует особо остановиться на вопросе оценки системы. Работа каждо­го компонента системы, должна оцениваться в зависимос­ти от его вклада в достижение общей цели системы, а не за индивидуальную его работу в отрыве от работы всей системы.

Цели системы должны, соответствовать имеющимся в ее
распоряжении ресурсам. Но успех достижения поставленной цели будет обеспечен в первую очередь оптимальным взаимодействием всех элементов образующих эту систему, когда деятельность каждого элемента будет подчинена интересам общей цели.

Примерами неудовлетворительного способа управления будут: закупка материалов по наиболее низкой цене, максимизация продаж, минимизация издержек производства, минимизация расходов на разработку без учета их эффекта на других этапах производства и распределения» все это будет субоптимизацией, приводящей к потерям. Все эти виды деятельности должны быть скоординированы для того, чтобы оптимизировать процесс.

Главная задача руководителя фирмы при постановке задачи и организации системы ее выполнения — устранить функциональные барьеры между компонентами системы.

Руководитель не должен принимать решение без учета эффекта взаимо­действия компонентов системы в решении поставленной перед нею задачи. Нужно всегда помнить, что любое решение руководителя создает взаимосвя­занную структуру "Выигрыш — Потеря" для компонентов системы.

Теория вариаций. «Вся суть в уменьшении вариаций»

Для управления системой необходимо:

1. Понимание вариаций, включающее оценку стабильности системы, а также представление о случайных и закономерных изменениях.

Если на процесс действуют систематические причины, то выход процесса дает распределение, стабильное во времени, и следовательно предсказуемое. В этом случае вариабельность подлежит контролю и управлению

Если на процесс действуют случайные причины, то выход процесса дает распределение, нестабильное во времени. То в таком случае изменчивость непредсказуема и процессом трудно управлять.

Уменьшение вариаций возможно при условии выявления и устранения причин вариаций

Возможны два рода оши­бок, обе фатальны:

исправлять как закономерное изменение любые отклонения, ошибки, когда на самом деле эти изменения носят случайный характер;

классифицировать как случайное изменение какую-либо ошибку, от­клонение, когда на самом деле происходит закономерное (тенденциоз­ное) изменение.

Для выявления причин и уменьшения вариабельности необходимо применять семь классических методов анализа (расслоение, схема Исикавы, диаграмма Парето, гистограмма, контрольный листок, контрольные карты, диаграмма разброса). Семь новых методов ( диаграмма сродства, диаграмма зависимостей, древовидная (системная) диаграмма, матричная диаграмма, стрелочная диаграмма, диаграмма планирования оценки процесса РDPC), анализ матричных данных), метод Тагути, метод «шесть сигм»)

Теория познания.Она предусматривает следующие позиции.

1. Любой рациональный план, требует прогнозирования, которое затрагивает условия поведения, сравнения выпол­нения процедур или материалов.

Каждое действие, предпринятое с целью управления, требует проведения предварительного анализа и обоснованного прогноза, т.к. главная цель постоянное улучшение качества.

Любой анализ целесообразен только при наличии достоверной информации, основанной на корректном применении методов сбора и обобщения информации.

3. Основываясь лишь на эксперименте, без теории, ничего нельзя ни изменять, ни изучать.

4. Интерпретация данных теста или эксперимента — это предсказание, которое в большой степени зависит от знаний объекта. Только если процесс является статистически определенным, статистика дает предсказания. Что про­изойдет при применении выводов и рекомендаций, которые получены толь­ко из единственного теста или эксперимента?

6. Практические примеры не могут помочь, пока не будут изучены с точки зрения теории; копирование примеров успеха, не будучи осмысленным, может привести к нежелательным последствиям. Опыт и примеры полезны, только если они изучены с помощью теории и адекватно адаптируются к местным условиям.

Психология— наука о психическом отражении действительности в про­цессе деятельности человека и поведения животных. Кратко можно выделить следующие положения, касающиеся управления деятельностью человека:

1. Психология помогает нам понять людей, взаимодействия между людь­ми и окружением, между учителем и учеником, лидером и его коллективом, другими компонентами системы управления.

2. Люди отличаются друг от друга; руководитель должен знать об этих различиях, способностях и склонностях каждого и использовать их для опти­мизации (развития).

Люди учатся различными способами с различной скоростью: одни учатся лучше, читая; другие — слушая; некоторые — наблюдая, рисуя образы, не­подвижно или двигаясь; кто-то — наблюдая, как это делают другие.

4. Руководитель силой своего авторитета (полномочий) должен изменять систему управления, чтобы она приносила улучшения.

5. Внутренняя мотивация, внешняя мотивация, переоценка:

люди рождаются с потребностями в общении, с необходимостью быть

любимыми и уважаемыми другими людьми — это их природная потребность

как для уважения, так и самоуважения;

обстоятельства одних людей наделяют достоинством и самоуважением, а других лишают этих преимуществ;

руководство, которое лишает своих сотрудников достоинства и само­уважения, будет подавлять внутреннюю мотивацию;

некоторые внешние побуждения лишают работников достоинства и са­моуважения, если из-за высокой платы или рейтинга я делаю то, что не правильно, и знаю это, я лишаюсь достоинства и самоуважения;

никто не может учиться с удовольствием, если будет постоянно думать об оценках или золотых медалях, о рейтинге или работе;

каждый рождается с естественным стремлением к учебе и познанию; каждый наследует право радоваться своей работе; психология помогает разви­вать и сохранять эти положительные качества людей.

Внешняя мотивация — это подчинение внешним силам, которое нейт­рализует внутреннюю мотивацию. Оплата — не мотиватор.

Подводя итог краткому рассмотрению разделов науки, составляющих систему углубленных знаний, следует предостеречь от двух распространенных ошибок:

применение системы углубленных знаний в организации за счет вновь создаваемого или расширения существующего в организации комитета, зани­мающегося этим вопросом;

силовое навязывание изучения системы углубленных знаний менедже­рам различного уровня.

Расширение какого-либо комитета не обязательно приведет к улучше­нию результатов его работы, это не путь к углубленному познанию. Необходи­мо обучать самих менеджеров системе углубленных знаний, а не создавать ко­митеты, занимающиеся этими вопросами.

Углубленные знания должны быть благосклонно приняты и не могут быть никому навязаны. В то же время всегда можно отличить руководителя, действи­тельно владеющего системой и не знакомого с ней.

Некоторые параметры качества руководителя, вла­деющего глубокими знаниями системы

1. Лидер и его люди понимают значение системы и как должна работать группа для достижения целей.

2. Руководитель использует накопленный опыт для оптимизации всех уси­лий коллектива. Он видит свою группу как функцию системы.

3. Он понимает, что все люди могут отличаться друг от друга. Он пытается вызвать у каждого интерес и желание к работе,. Он пытается оптимизировать образование, умения, способности каждого, стремясь к улучшению (усовер­шенствованию). Совершенствование и нововведения — его цель.

4. Он вечный ученик. Он воодушевляет людей на учебу, побуждает к се­минарам, курсам, продвижению в соответствии со знаниями, продолжению образования. Он поощряет продолжение образования в колледже или универ­ситете для людей, которые склонны к этому.

5. Он обучает (инструктирует) и консультирует, но не судит.

6. Он понимает устойчивую систему. Он знает, что делать с ошибками и неудачами людей, как помочь им, что делать с несчастными случаями и авариями в устойчивой системе, что совершенно отличается от действия в неус­тойчивых системах.

7. Он имеет три источника власти (силы): официальное положение, зна­ния, личные качества. Современный руководитель использует второе и третье и не использует первое. Он имеет тем не менее и право использовать свое положение как источник власти, дающий возможность изменить систему — оборудование, материалы, методы, — привнести усовершенствования, ко­торые сократят потери.

8. Он будет изучать результаты с целью улучшить свою работу.

9. Он сможет выяснить, кто "выпадает" из системы и нуждается в специ­альной помощи. Простая "перестановка" работы может быть ответом.

10. Он создает доверие, он создает свободу и нововведения, он знает, что создание доверия требует риска.

11. Он не ожидает совершенства, но постоянно способствует улучшению.

12. Он слушает и учится без передачи суждения о том, что он услышал.

13. Он понимает выгоды от сотрудничества и потери от конкуренции между людьми и между группами.

Инструменты руководителя (менеджера) по управле­нию качеством.

1. Проверка каждой стадии "петли качества" внутри интегрированного процесса.

2. Проверка каждой стадии жизненного цикла продукта вне "петли качества".

3. Проверка организации компании и управления персоналом.

4. Менеджер группы по улучшению качества.

5. Наставник по "основным понятиям ТрМ".

6. Аудитор системы качества.