Quelles formules choisir?

-La formule d’appel:

1. Cas général : Monsieur, Madame, en toutes lettres, à quelqu’un que l’on ne connaît pas ; sinon « Cher Monsieur », « Chère Madame », avec des majuscules. On n’écrit jamais * « Ma chère Madame » ou « Chère madame Martin ».

2. Autres cas : Monsieur le Directeur, Maître ou Cher Maître (avocat, notaire), Monsieur le Maire, Docteur ou Madame, Monsieur, Mon Général...

-La rédaction de la lettre :

1.. Eviter toute effusion, dire l'essentiel directement, simplement, clairement.

2..Au début, utiliser une formule de politesse adaptée à la situation de communication.

- La formule de politesse :

Elle varie selon plusieurs critères

• les rapports hiérarchiques entre l'expéditeur et le destinataire

Exemples :

• le type de lettre :

- lettre de demande : Dans l’attente d’une réponse favorable, je vous prie d’agréer…

- lettre de remerciements : Recevez, Monsieur, l’assurance de ma vive reconnaissance.

- lettre de réclamation : Recevez, Monsieur, l’assurance de ma vive reconnaissance.

- lettre de condoléances : Recevez, Monsieur, l’expression de ma plus vive sympathie.

• usages et codes sociaux

En général, « expression » s’emploie d’un inférieur à un supérieur ; « assurance », qui ne s’emploie pas d’inférieur à supérieur, est le plus en usage dans les lettres professionnelles.
Les verbes « agréer » et « accepter » marquent le respect et s’emploient d’inférieur à supérieur.

N’écrivez pas « veuillez croire en », qui s’emploie dans le langage religieux, mais « croire à ».

Une femme adresse ses « salutations » à un homme et non ses « sentiments » ou son « respect ».

Un homme peut adresser à une femme ses « respectueux hommages ».

« Acceptez mes salutations distinguées » est une formule très impersonnelle vraiment réservée à des rapports professionnels et commerciaux ;

Une carte de visite se rédige à la troisième personne et ne se signe jamais.

2. Prenez connaissance de la présentation d’une lettre officielle à la française :

Présentation type