Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника


Розділ 3. Характеристика документно-інформаційних потоків в установі




Основи діловодства

У канцелярії Кременчуцького національного університету імені Михайла Остроградського (додаток Б) я ознайомилась з діловодством. Ознайомилась з задачами і функціями служби ректора (так ще називають канцелярію):

- своєчасний розгляд вхідної, вихідної і внутрішньої документації, яка представляється ректору університету,

- організація роботи і контроль за виконанням рішень ректорату;

- систематичний контроль за своєчасним виконанням документів;

- оформлення і розсилку розпоряджувальних документів, контроль за правильним, своєчасним складанням і оформленням документів, формування їх у справи;

- прийом, реєстрацію, зберігання, облік, доставку в підрозділи і розсилку вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції, а також підготовку справ до здачі на державне зберігання;

- методичне керівництво організації ведення діловодства в університеті;

- постійну роботу з раціоналізації діловодства, розбору і впровадження заходів із вдосконалення служби діловодства в підрозділах університету, розробку відповідних інструкцій з ведення діловодства в університеті;

- тиражування службових документів (зняття копій), необхідних для структурних підрозділів університету оригінала, зчитування і правку передрукованого матеріалу.

Служба ректора. В університеті є положення про службу ректор, вона затверджена Ректором КНУ.

Організація діловодства канцелярія розглядає вхідну, вихідну і внутрішню документацію. Уся службова кореспонденція, а також пропозиції, заяви і скарги громадян, які надходять до університету, приймаються, реєструються, обліковуються в централізованому порядку діловодом канцелярії.

Її можна отримати як поштою так і факсом, або електронною поштою. Університет має свій сайт в Інтернеті (www.polytech.poltava.ua). Також є своя електронна скринька. На факс приходять міжміські листи. Введеться спеціальний зошит де записується дата і номер телефону куди дзвонили і ставиться підпис.

До цієї книги записуються вихідні 1. Книга реєстрації вихідної документації КНУ ім. М.Остроградського 2012(книга листи які надсилаються з університету

№п/п Куди і кому відправлено документ Короткий зміст Кількість аркушів
11-05/ пор.ном Міському голові М. Кременчука Бабаеву О. В. Запрошення взяти учать у пленарному засіданні

До книги записується індекс структурного підрозділу та кафедр (01-відділ)

01-Ректор

02-проректор з НПМР

05-Міністерство освіти і науки, Облдержадміністрація, Міськвиконком

Факультети:

40-АФ

100-ФПГН

В університеті є декілька видів конвертів. Конверт звичайний і з гербом університету. Книга по закінченню року нумерується і прошнуровується, ректор ставить підпис та печать.

2. Книга реєстрації вхідної документації підприємств і установ 2012(оновлюється щороку).

№ реєстрації вхідного документа Дата отримання вхідного документа Звідки та від кого надійшов Короткий зміст К-сть аркушів Кому надісланий Прізвище дотримувача Примітка
09.01.12 Приват Банк Про відстрочку оплати за навчання студентів КНУ ім. М. Остроградського Артеменко Л. Л.  

Ця книга також ведеться один рік, вкінці нумерується і прошнуровується, підпис ректора і печать.

3. Книга реєстрації вхідної документації МОН України 2013 (оновлюється щороку).

До цієї книги записується вся документація яка надходить з міністерства освіти: накази, постанови, рішення та ін.

№п/н Наказу (інструкції) Дата реєстра ції Хто підписав (посада і прізвище) Короткий зміст Виконавець тираж У які підрозділи відправлено Дата відпра вки Підпис отримувача
19.01.12 м. Київ МОН Наказ №2670 31.12.08 Про проведення повторної акредитації Петренко О.О   11, 15, 01, 09 24.01.12  

У Полтавській області Головне управління освіти знаходиться в м. Полтава.

Книга також ведеться один рік, вкінці нумерується і прошнуровується, підпис ректора і печать.

4. Книга реєстрації розпоряджень.

Сюди вписуються розпорядження ректора університету.

(напр.. Проведення щорічного фестивалю «Студентська весна»

5. Книга реєстрації заяв і скарг громадян 2012

01/сг Сг- Скарги громадян

12.01.12

Скарги підписує і ставить печатки ректор.

Це були книги до яких реєструється документація університету, вона підшивається у справи, тобто папки, їх 4:

1. Справа накази про відрядження працівників КНУ.

1.1. реєстрація посвідчень про відрядження

Для реєстрації посвідчень про відрядження введеться спеціальний журнал за встановленою формою .

1.2. реєстрація наказів про відрядження

2. Справа №1 накази з основної діяльності КНУ

3. Справа №2 накази про особовий склад ПВС та співробітників

У справі зазначаюсь такі документи: прийняти, видати, встановити, відмінити також догани.

4. Справа №3 накази про особовий склад студентів та аспірантів КНУ. Всі справи нумеруються від 1 до …

Номенклатура справ на кожний наступний рік складається і затверджується щорічно, на підставі керівників структурних підрозділів до 25 грудня поточного року.

Кожна справа індексується 4-х значним числом 00-00. Дві перші цифри – індекс реєстру справ структурного підрозділу (додається), дві другі цифри - порядковий номер справи в номенклатурі справ структурного підрозділу. Документи, після їх виконання, групуються у справи відповідно до затвердженої номенклатури. У номенклатуру, поряд із справами, включаються всі довідкові картотеки та журнали реєстрації документів.

При формуванні справ слід враховувати строки зберігання документів. В одній справі мають знаходитись документи одного терміну зберігання.

Методичне керівництво і контроль правильності формування справ здійснює канцелярія університету.

По закінченню календарного року, але не пізніше 1 квітня наступного року, справи поточного діловодства передаються до архіву. Всі накази надходять до канцелярії, канцелярія повинна вчасно попередити всі підрозділи про прихід письма. Існує спеціальний бланк, де записано всі деканати, проректора, кафедри університету куди може прийти лист, потім представник повинен ознайомитись з наказом і поставити підпис.

Печатки.

На всіх документах ставиться печатка.

Якщо приходить документ до канцелярії на печать, робітник повинен ознайомитись з документом, подивитися оригінал, якщо все добре можна ставити на (копії) печатку з оригіналом вірно. І гербова печать. Таким чином можуть завірятися будь-які документи крім - паспорта і особової справи.

Всі документи зберігаються в канцелярії 3 роки, після закінчення строку зберігання вони формуються у справи підшиваються і передаються в архів. Вже в архіві справи зберігають 75 років.

Основи архівної справи

Архів Кременчуцького національного університету імені Михайла Остроградського створено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» для зберігання архівних документів, використання їх у службових, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів університету та його працівників.

Документальні матеріали, що створюються в процесі діяльності КНУ ім. М.Остроградського, які мають наукове, політичне та практичне значення, входять до складу Національного архівного фонду України.

Архів є структурним підрозділом служби ректора, працює згідно з планом, який затверджується ректором університету і звітує кожного року про проведену роботу.

На чолі архіву стоїть завідуючий архівом, призначений наказом ректора університету.

Головні задачі архіву.

1) Комплектування архіву документами, які надходять зі структурних підрозділів університету та підлягають постійному, довгостроковому зберіганню.

2) Проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії університету описів документів національного архівного фонду, справ з особового складу студентів та працівників університету та актів про виділення до знищення документів, які не віднесені до складу національного архівного фонду.

3) Забезпечення збереження, обліку, якості обробки, відбору та використання документів, що зберігаються в архіві, а також підготовка і передача документів на державне зберігання відповідно до вимог, встановленими Національним архівним фондом України, іншими установами державної архівної служби.

4) Організація використання документів, видання в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичними особами і громадянами.

Архів здійснює функції:

1. Прийом від усіх структурних підрозділів університету на зберігання архівних документів з паперовими носіями.

2. Формування прийнятих в архів справ та документів.

3. Бере участь у складанні зведеної номенклатури справ університету, перевіряє відповідність формування документів у справи згідно з затвердженою номенклатурою.

4. Організація використання документів, видання в установленому порядку архівних довідок, копій, витягів юридичними особами і громадянами.

5. Участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників університету, які відповідають за роботу з документами.

Відповідальність працівників архіву.Працівник архівного підрозділу, який не вжив передбачених заходів щодо дотримання чинних правил роботи з архівними документами, що призвело до псування, знищення документів Національного архівного фонду або документів, що підлягають виключенню до нього, а також до негативних економічних наслідків, ущемлення прав і законних інтересів працівників університету та громадян, несе відповідальність у встановленому законодавством порядку.

До складу документів архіву входять закінчені у поточному діловодстві документи на паперовій основі постійного та довгострокового (понад 10 років) зберігання створених структурними підрозділами університету. Особові архівні документи працівників та студентів університету. Документи установ-попередників університету, які ліквідовані.

Вимоги до посади завідувача архіву. На посаду керівника архівного призначається особа з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як три роки.

В університеті є положення про архів, яке затверджено і підписано ректором.



Поделиться:

Дата добавления: 2015-09-13; просмотров: 65; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав





lektsii.com - Лекции.Ком - 2014-2024 год. (0.006 сек.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав
Главная страница Случайная страница Контакты