Методичні вказівки. Тема: Створення однотабличної баз даних

Лабораторна робота № 10

Тема: Створення однотабличної баз даних. Заповнення таблиць баз даних. Формування запитів.

Мета: Навчитися створювати базу даних та таблиці бази даних у середовищі Microsoft Access.

Обладнання та ПЗ: персональний комп’ютер, пакет прикладних програм Microsoft Office.

Хід роботи та завдання

1. Завантажити програму Microsoft Access.

2. Розглянути меню та панелі інструментів програми ______________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

3. Створити нову БД. __________________________________________________________________

4. Створити таблицю «Викладачі» ____________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

5. Визначити поля таблиці у відповідності до табл. 1

Таблиця 1. Таблиця даних Викладачі

6. Зберегти БД на власному носії та на диску D:\ .

7. Увести обмеження на дані, що заносяться до поля «Посада». Мають вводитися тільки слова Професор, Доцент або Асистент.

8. Створіть текст повідомлення про помилку, який буде з’являтися на екрані при введенні неправильних даних у полі «Посада».

9. Створіть значення на замовчання для поля «Посада» у вигляді слова Доцент.

10. Введіть обмеження на дані у полі «КодВикладача»; ці дані не мають повторюватися.

11. Заповніть таблицю даними у відповідності до табл. 2 та перевірте реакцію системи на введення неправильних даних у поле «Посада».

Таблица 2

12. Змініть ширину кожного поля таблиці у відповідності до ширини даних.

13. Провести пошук в таблиці викладача на прізвище Миронов.

14. Провести заміну даних: змінити заробітну платню асистенту Сергієвій з 450грн. на 470грн.

15. Провести сортування даних у полі «Дата народження» у спадному порядку.

16. Провести фільтрацію даних за полями «Посада» та «Дисципліна».

17. Переглянути створену таблицю, як вона буде виглядати на аркуші друкованого паперу.

18. На основі таблиці Викладачі створіть простий запит на вибірку, у якому повинні відображатися прізвища, імена, по батькові викладачів й їхня посада.

19. Дані запиту відсортуйте по посадах.

20. Збережете запит.

21. Створіть запит на вибірку з параметром, у якому повинні відображатися прізвища, імена, по батькові викладачів і преподавані ними дисципліни, а як параметр задайте прізвище викладача й виконайте цей запит для викладача Гришина.

22. Зберегти БД на власному носії та на диску D: .

23. Оформити звіт.

24. Закрити документи. Закрити прикладку.

Методичні вказівки

До п 3. Для створення нової бази даних:

§ завантажити Access, у вікні, що з’явилося виберіть пунктНовая база данных;

§ у вікні "Файл новой базы данных" увести ім’я вашої БД (пунктИмя Файла) та виберіть папку (пункт Папка), де ваша БД буде знаходитися (краще створити у папці Мои документы папку зі своїм прізвищем та номером групи). На замовчання Access запропонує вам ім’я бази db1, а тип файлу - Базы данные Access. Імя введіть Викладачі, а тип файлу залиште колишнім, оскільки інші типи файлів необхідні у спеціальних випадках;

§ натисніть кнопку <Создать>.

До п 4. Для створення таблиці БД:

§ у вікні БД виберіть вкладку Таблицы, а потім клацніть по кнопці <Создать>;

§ у вікні "Новая таблица" виберіть пунктКонструктор і клацніть по кнопці <ОК>. В результаті виконаних операцій відкриється вікно таблиці у режимі конструктора (рис. 1), у якому слід визначити поля таблиці.

До п 5. Для визначення полів таблиці:

§ уведіть в строку поля «Имя поля» ім’я першого поля КодВикладача;

§ в строкі поля «Тип даних» клацніть по кнопці списку і виберіть тип даних Счетчик. Поля вкладки Общие залиште такими, як ghjgjye’ Access.

Рис. 1. Вікно таблиці у режимі конструктора - у цьому режимі вводяться імена і типи полів таблиці

Примітка. Заповнення строки поля "Описание" необов’язкове і зазвичай використовується для внесення додаткових відомостей про поле.

Для визначення всіх інших полів таблиці БД Викладачі у відповідності до табл. 1 виконати дії, що аналогічні указаним вище.

Увага! Зверніть увагу на вкладку Общие у нижній частині екрану. Радимо змінити дані в пунктіРазмер поля,а інші пункти залишити на замовчання (їх функції розглянемо далі). Наприклад, для текстового типа даних Access пропонує на замовчання довжину 50 символів. Але навряд чи поле "Прізвище" буде містити більш ніж 15 символів, хоча краще точно підрахувати, скільки символів у найдовшому прізвищі. Не бійтеся схибити - надалі можливо скорегувати довжину поля. Для числового типа Access пропонує Длинное целое, але ваші дані можуть бути або невеликими цілими числами (в діапазоні від -32768 до 32767) - тоді треба вибрати Целое, або дробові числа - тоді треба вибрати С плавающей точкой.. Для вибору необхідного параметра треба клацнути по полю, а потім натиснути кнопку списку і вибрати необхідні дані. В результаті ваша таблиця буде мати більш компактний вигляд, а об’єм БД зменшиться.

До п 6. Для збереження таблиці:

§ виберіть пункт менюФайл/Сохранить;

§ в діалоговому вікні "Сохранение" уведіть ім’я таблиці Викладачі,

§ <ОК>.

Примітка. В результаті натискання кнопки <ОК> Access запропонує вам задати ключове поле (поле первинного ключа), тобто поле, що однозначно ідентифікує кожний запис. Для однотабличної БД це не настільки актуально, як для багатотабличної, тому натисніть кнопку <Нет>.

До п 7. 1. Для створення умови на значення для даних, що вводяться:

§ увійдіть в режим Конструктор для таблиці, що проектується. Якщо ви знаходитесь у вікні бази даних, то виберіть вкладку Таблицы і клацніть по кнопці <Конструктор> . Якщо ви знаходитесь у режимі таблиці, то клацніть по кнопці на панелі інструментів або виконайте:

§ командуВид/Конструктор;

§ у верхній частині вікна клацніть по полю "Посада";

§ у нижній частині вікна клацніть на рядку параметра Условие на значение;

§ у вікні, що з’явилося, напишіть слово Професор, далі клацніть по кнопці (ця кнопка виконує функцію АБО), напишіть ²Доцент², знову клацніть по цій кнопці, напишіть ²Асистент² и клацніть по кнопці <ОК>.

Таким чином, ви ввели умову, при якій у полі "Посада" можуть вводитися тільки вказані значення.

До п 8. У рядку Сообщение об ошибке уведіть речення "Такої посади нема, правильно введіть дані".

До п 9. У рядку Значение по умолчанию введіть слово "Доцент".

До п 10. Введіть обмеження на дані у полі "КодВикладача". Тут обмеження треба вводити не зовсім звичним способом. Річ у тому, що коди викладачів не повинні повторюватися, а також має бути забезпечена можливість їх зміни (з огляду на останню умову у цьому полі неможна використовувати тип даних Счетчик, у якому дані не повторюються). Для виконання другої умови ми змушені задавати у полі "КодВикладача" тип даних Числовой, а для виконання першої умови зробіть наступне:

§ клацніть по рядку параметра Индексированное поле;

Примітка. Індекс - це засіб Access, що прискорює пошук і сортування даних у таблиці. Ключове поле (поле первинного ключа) таблиці індексується автоматично. Не допускається створення індексів для полів типа MEMO і Гиперссылка або полів об’єктів OLE. Властивість Индексированное поле визначає індекс, що створюється по одному полю. Індексоване поле може мати як унікальні, так и значення що повторюються. Допускається створення довільної кількості індексів.

§ виберіть у списку пункт Да (совпадения не допускаются);

§ перейдіть в режимТаблица, клацнувши по кнопці на панелі інструментів або виконав командуВид/Режим таблицы. На питання про збереження таблиці клацніть по кнопці <Да>.

До п 11. Введіть дані в таблицю у відповідності до табл. 2. Cпробуйте в полі «Посада» будь-якого рядка увести слово Лаборант. Подивіться, що сталося. На екрані має з’явитися повідомлення: "Такої посади немає, правильно уведіть дані". Введіть правильне слово.

До п 12. Для зміни ширини кожного поля таблиці у відповідності до ширини даних:

§ клацніть у будь-якому рядку поля "КодВикладача";

§ виконайте команду Формат/Ширина столбца;

§ у вікні, що з’явилося, клацніть по кнопці <По ширине данных>. Ширина поля зміниться;

§ виконайте цю операцію з іншими полями.

До п 13. Для пошуку в таблиці викладача Миронова:

§ переведіть курсор в перший рядок поля "Прізвище";

§ виконайте команду Правка/Найти;

§ у рядку, що з’явиться, параметра Образец уведіть Миронов;

§ у рядку параметра Просмотр має бути слово ВСЕ (мається на увазі шукати по всіх рядках);

§ у рядку параметра Совпадение виберіть зі списку С любой частью поля;

§ у рядку параметра Только в текущем поле встановіть прапорець (має стояти галочка);

§ клацніть по кнопці <Найти>. Курсор перейде на другий рядок та виділить слово Миронов;

§ клацніть по кнопці <Найти далее>. Курсор перейде на сьомий рядок і також виділить слово Миронов;

§ клацніть по кнопці <3акрыть> для виходу з режиму пошуку.

До п 14.Для змінення заробітної плати асистенту Сергієвій з 450грн. на 470грн.:

§ переведіть курсор в перший рядок поля "Зарплата";

§ виконайте команду Правка/Заменить;

§ у вікні що з’явилося в рядку Образец введіть 450 («,00грн.» не вводити!);

§ у рядку Заменить на введіть 470. Зверніть увагу на інші опції - вам треба вести пошук по всіх рядках даного поля;

§ клацнувши по кнопці <Найти далее>. Курсор перейде на четвертий рядок - це те, що нам треба;

§ клацнувши по кнопці <3аменить>. Дані будуть змінені;

Примітка. Щоб змінити одразу всі дані, треба скористатися кнопкою <3аменить все>. Клацніть по кнопці <3акрыть>.

До п 15. Для сортування даних в полі "ДатаНародження" у спадному порядку:

§ клацніть на будь-якому рядку поля "ДатаНародження";

§ виконайте команду Записи/Сортировка/Сортировка по убыванию. Всы даны в таблиці будуть відсортовані у відповідності до спадання значень у полі "ДатаНародження".

До п 16.Для фільтрування даних по полям "Посада" та "Дисципліна":

§ клацніть на рядку Доцент поля "Посада";

§ клацніть по кнопці або виконайте команду Записи/Фільтр/Фильтр по выделенному. У таблиці залишаться тільки записи про викладачів-доцентів;

§ клацніть на рядку Інформатика поля "Дисципліна";

§ виконайте команду Записи/Фільтр/Фильтр по выделенному. У таблиці залишаться тільки записи про викладачів-доцентів кафедри інформатики;

§ для відміни фільтрування виконайте команду Записи/Удалить фильтр. У таблиці з’являться всі дані.

§ Для перегляду створеної таблиці:

§ виконайте команду Файл/Предварительный просмотр. Ви побачите таблицю начебто на аркуші паперу;

§ закрийте вікно перегляду.

Примітка. Якщо ви захочете змінити поля або орієнтацію таблиці на аркуші паперу, виконайте командуФайл/Параметры страницы. У вікні, що з’явилося можете змінювати вказані параметри.

Формування запитів на вибірку

До п 18. Для створення простого запиту:

§ у вікні бази даних відкрийте вкладку Запити;

§ у вікні, що відкрилося, клацніть по кнопці <Створити>;

§ з пунктів, що з'явилися, вікна "Новий запит"виберіть Простий запит і клацніть по кнопці <ОК>;

§ у вікні, що з'явилося, у рядку Таблиці/запити виберіть таблицю Викладачі (якщо інших таблиць або запитів не було створено, вона буде одна у списку, що відкриється);

§ у вікні "Доступні поля" переведіть виділення на параметр Прізвище,

§ клацніть по кнопці . Слово Прізвище перейде у вікно "Обрані поля";

§ аналогічно у вікно "Обрані поля" переведіть поля "Ім'я", "По батькові", "Посада" (порядок важливий - у такому порядку дані й будуть виводитися);

§ клацніть по кнопці. <Далі>;

§ у рядку параметра Задайте ім'я запиту й уведіть нове ім'я Посади викладачів;

§ клацніть по кнопці <Готово>. На екрані з'явиться таблиця з результатами запиту.

До п 19.Для сортування даних:

§ клацніть у будь-якому рядку поля "Посада";

§ відсортуйте дані по убуванню. Для цього клацніть по кнопці на панелі інструментів або виконаєте командуЗаписи/Сортировка/Сортировка по убыванию.

До п 20. Для збереження запиту:

§ клацніть по кнопці або виконаєте командуФайл/Сохранить;

§ закрийте вікно запиту.

До п 21.Для створення запиту на вибірку з параметром:

§ створіть запит на вибірку для наступних полів таблиці Викладачі: "Прізвище", "Ім'я", "По батькові", "Дисципліна, що викладається". Запит створюйте аналогічно тому, як це робилося в п.1;

§ задайте ім'я запиту Дисципліни, що викладаються;

§ клацніть по кнопці <Готове>. На екрані з'явиться таблиця з результатами запиту;

§ перейдіть у режимі конструктора, клацнувши по кнопці або виконавши командуВид/Конструктор;

§ у рядку параметра Умови відбору для поля "Прізвище" уведіть фразу (дужки теж уводити): [Введіть прізвище викладача]

§ виконаєте запит, клацнувши по кнопці на панелі інструментів або виконавши командуЗапрос/Запуск;

Примітка. Вищеописаним способом запит виконується тільки в режимі конструктора. Для того щоб виконати запит з іншого режиму, треба відкрити вкладку Запити, виділити необхідний запит і клацнути по кнопці <Відкрити>.

§ у вікні, що з'явилося, введіть прізвище Гришин і клацніть по кнопці <ОК>. На екрані з'явиться таблиця з даними про викладача Гришина - його ім'я, по батькові й преподавана їм дисципліна;

§ збережіть запит;

§ закрийте вікно запиту.

Контрольні питання

1. Що таке реляційна база даних?________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

2. Опишіть елементи вікна бази даних та їх функції? _______________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

3. Як відкрити вже існуючу БД?_________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

4. Опишіть засоби допомоги у програмі.__________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

5. Опишіть способи створення таблиць.___________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

6. Що таке стовпчик підстановок? _______________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

7. Що відображається на схемі даних?____________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

8. Які існують режими ведення даних в таблицю? _________________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

9. Яким чином додати новий запис до таблиці? ____________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

10. Опишіть можливості імпорту даних до таблиць Access ___________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

11. Що таке макет таблиці? ______________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

12. Яким чином змінити макет всіх таблиць БД? ____________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

13. Які існують способи відбору записів за допомогою фільтрів? ______________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________

14. Що таке запит? Для чого використовуються запити? _____________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

15. За допомогою яких засобів можливо створювати запити? _________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

16. Як запустити запит на виконання? _____________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

17. Яким чином можливо створити запит для кількох умов? __________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

18. Для чого використовуються вирази у запитах? Приклад. __________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

19. Що таке обчислюване поле? __________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

7. Що таке запит з параметром? __________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________

Висновок: _________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________