Хід роботи

Лабораторна робота № 14

Тема: Створення складних форм та звітів.

Мета: Навчитися створювати складні форми та звіти у середовищі Microsoft Access.

Обладнання та ПЗ: персональний комп’ютер, пакет прикладних програм Microsoft Office.

Завдання

1. Завантажити програму Microsoft Access.

2. Розробіть складну форму, у якій з назвами дисциплін була б зв'язана підпорядкована форма Студенти й підпорядкована форма Оцінки студентів.

3. Змініть розташування елементів у формі відповідно до мал. 1.

4. Вставте у форму діаграму, що графічно відображає оцінки студентів.

5. Відредагуйте вигляд вісей діаграми.

6. Зберегти БД на власному носії та на диску D: .

7. Створіть запит, на основі якого буде формуватися звіт. У запиті повинні бути присутнім: з таблиці Студенти - поля "Прізвище", "Ім'я", "По батькові" й "Номер групи", з таблиці Дисципліни - поле "Назва дисципліни", з таблиці Оцінки - поле "Оцінки".

8. Створіть звіт за підсумками сесії. У звіті оцінки студентів повинні бути згруповані по номерах груп і дисциплінам. Для кожного студента повинна обчислюватися середня оцінка в сесію, а для кожної групи - середнє значення оцінок по всіх предметах.

9. Зберегти БД на власному носії та на диску D: .

10. Оформити звіт.

11. Закрити документи. Закрити прикладку.

Хід роботи

2. Для створення складної форми;

§ на вкладці Форми клацніть по кнопці <Створити>;

§ виберіть Майстер форм й, не вибираючи таблицю або запит, клацніть по кнопці <ОК>;

§ у таблиці Дисципліни виберіть поле "Назва дисципліни";

§ у таблиці Студенти виберіть поля "Код студента", "Прізвище", "Ім'я", "По батькові", "Номер групи";

§ у таблиці Оцінки виберіть поле "Оцінки" і клацніть по кнопці <Далі>;

§ у вікні, що з'явилося, варіант побудови форми нас задовольняє ( тип «по Дисципліни») , тому клацніть по кнопці <Далі>;

§ залишіть табличний варіант підпорядкованої форми й клацніть по кнопці <Далі>;

§ виберіть потрібний вам стиль оформлення форми й клацніть по кнопці <Далі>;

§ введіть назву форми «Дисципліни й оцінки»,

§ клацніть по кнопці <Готове> і перегляньте отриману форму.

3. Нас не задовольняє розташування полів на екрані. Зміните їх відповідно до мал. 1, залишивши місце для діаграми.

Рис. 1. Форма Дисципліни й оцінки

Для цього:

§ перейдіть у режим конструктора;

§ стандартними засобами Windows (технологія drag-and-drop) зміните розміри підпорядкованої форми так, щоб було видно всі дані. Для цього треба (як правило, багаторазово) перемикатися з режиму конструктора в режим форми, дивитися на отриманий результат й, якщо він не підходить, знову коригувати в режимі конструктора. Ширину стовпців у підпорядкованій формі можна змінити тільки в режимі форми.

4. Для того щоб вставити у форму діаграму оцінок студентів по заданих дисциплінах, необхідно:

§ перемкнутися в режим конструктора;

§ виконати команду Вигляд/Панелі інструментів/Панель елементів;

§ на цій панелі клацнути по кнопці <Так>;

§ створити прямокутник для напису - заголовка діаграми. Для цього переведіть курсор у лівий верхній кут майбутнього прямокутника, натисніть ліву кнопку миші й, не відпускаючи її, доведіть до правого нижнього кута, потім відпустіть кнопку;

§ ввести напис Діаграма оцінок;

§ виконати команду Вставка, Діаграма;

§ на вільному місці форми розтягти прямокутник для діаграми (натисніть ліву кнопку миші в лівому верхньому куті й, не відпускаючи її, розтягніть прямокутник до правого нижнього кута, потім відпустіть кнопку);

§ вибрати таблицю Оцінки й клацнути по кнопці <Далі>;

§ вибрати поля "Код студента" й "Оцінки";

§ клацнути по кнопці <Далі>;

§ вибрати вид діаграми Гістограма (за замовчуванням він і стоїть) і клацнути по кнопці <Далі>;

§ двічі клацнути по напису Сума_оцінки, вибрати Відсутній і клацнути по кнопці <ОК>;

§ клацнути по кнопці <Далі>;

§ знову клацнути по кнопці <Далі>, тому що в рядку Поля форми й у рядку Поля діаграми за замовчуванням знаходиться Код дисципліни (що нам і потрібно);

§ стерти назву діаграми Оцінки (тому що ми вже задали напис для діаграми) і клацнути по кнопці <Готове>.

5. Відредагуйте вигляд вісей діаграми. Для цього:

§ двічі клацніть по діаграмі;

§ двічі клацніть за значеннями вертикальної осі;

§ виберіть вкладку Шкала;

§ заберіть "галочку" у напису Мінімальне значення, а в комірці праворуч від цієї назви введіть 1

§ заберіть "галочку" у напису Максимальне значення, а в комірці праворуч від цієї назви введіть5

§ заберіть "галочку" у напису Ціна основних ділень, а в комірці праворуч від цієї назви введіть 1 і клацніть по кнопці <ОК>;

§ розширте область діаграми, перетягнувши праву межу вікна діаграми трохи правіше (підвівши курсор до правої границі до появи подвійної стрілки й натиснувши ліву кнопку миші);

§ закрийте вікно "Microsoft Graph", вибравши в меню Файл пункт Вихід і повернення в дисципліни й оцінки: форма.

§ перейдіть у режим форми (вона представлена на мал. 2) і перегляньте форму для різних дисциплін (клацаючи по кнопці переходу до наступного запису в нижній частині форми). Ви побачите зміну назв дисциплін, а також оцінок студентів по цих дисциплінах і зміна діаграм, що відображають ці оцінки;

§ закрийте форму.

Рис. 2. Форма Дисципліни й оцінки із включеної до неї діаграмою

7. Для створення запиту:

§ на вкладці Запити клацніть по кнопці <Створити>;

§ виберіть Простий запит і клацніть по кнопці <ОК>;

§ з таблиці Студенти виберіть поля "Прізвище", "Ім'я", "По батькові" й "Номер групи", з таблиці Дисципліни - поле "Назва дисципліни", з таблиці Оцінки - поле "Оцінки" і клацніть по кнопці <Далі>;

§ клацніть ще раз по кнопці <Далі>;

§ введіть назву запиту Сесія й клацніть по кнопці <Готове>;

§ закрийте запит.

8. Для створення підсумкового звіту виконайте наступне:

§ на вкладці Звіти клацніть по кнопці <Створити>;

§ виберіть Майстер звітів, зі списку, що розкривається, - запит Сесія й клацніть по кнопці <ОК>;

§ виберіть всі поля запиту й клацніть по кнопці <Далі>;

§ тип подання даних нас задовольняє (по Студенти), тому клацніть по кнопці <Далі>;

§ додайте рівень угруповання за номером групи, вибравши в лівому вікні Номер групи й переміщучи його в праве вікно, клацнувши по кнопці ;

§ клацніть по кнопці <Далі>;

§ клацніть по кнопці <Підсумки>, тому що треба обчислювати середній бал;

§ поставте "галочку" в комірці поля "AVG" (ця функція обчислює середнє) і клацніть по кнопці <ОК>;

§ клацніть по кнопці <ОК>, тому що сортування не потрібно, оскільки даними є назва дисципліни й оцінки, порядок яких не настільки важливий;

§ виберіть макет звіту. Рекомендовано східчастий, тому що він займає менше місця й у ньому наочно представлені дані (хоча це справа смаку). Клацніть по кнопці <Далі>;

§ виберіть стиль звіту й клацніть по кнопці <Далі>;

§ введіть назву звіту Підсумки сесії й клацніть по кнопці <Готово>. На екрані з'явиться звіт. Його можна переглянути, змінюючи масштаб (клацнувши на аркуші) і перегортаючи сторінки (у нижній частині екрана). Його можна також роздрукувати, виконавши команду Файл, Друк.

§ Виконайте останні штрихи редагування: у режимі конструктора в області «Примітка групи¢ Прізвище ¢» зміните Avg на Середній бал, а в області «Примітка групи ¢ Номер групи ¢» зміните Avg на Середній бал по групі. Перегляньте готовий звіт.

Після завершення необхідних вам операцій закрийте вікно перегляду звіту.

Контрольні питання

1. Яким чином заборонити введення даних у форму (тобто щоб форма відкривалася тільки в режимі перегляду)?______________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

2. Яким чином відобразити/прибрати навігаційні кнопки переходу по записах на формі?_________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

3. Перелічить та опишіть значення властивості Межа форми. Які з них задають фіксований розмір форми?____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

4. Надайте поняття Події. Які властивості форми згруповані на вкладці Події (Events)? __________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

5. Яким чином змінити послідовність переходу по елементах управління? _____________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

6. Як змінити розмір поля заголовка стовпчика у звіті?______________________________________

____________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________

7. Яким чином можливо визначити порядок сортування записів у звіті? _______________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

8. Для чого використовується властивість поля «Від лівої межі» вкладки Макет?________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

9. Яким чином збільшити розмір шрифту для всіх елементів в області даних? __________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

10. Опишіть можливості, що надає вікно «Сортування та групування»__________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

11. Для чого використовуються складені звіти? _____________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

12. Що необхідно зробити, щоб була можливість переглядати звіти БД без наявності проінстальованої програми Access? _________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

Висновок: _________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________