КАТЕГОРИИ:
АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Методы учета и сокращения документооборотаОсобенность документации состоит в том, что она способна только возрастать, но не уменьшаться. Несвоевременное выполнение или невыполнение договора ведет к появлению претензий, рекламаций, т.е. многих других документов. Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учитывать объем документоборота. Учету подлежат все оригиналы документов и все их размноженные экземпляры (копии), например:приказ директора организации был размножен в 10 экз., документооборот этого приказа составил 11 документов (1 оригинал +10 копий); письмо-приглашение было разослано в 15 организаций, итого документооборот составил 16 документов (15 экз. отравлено и 1 экз. подшит в дело). В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте. При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документы наиболее распространенного формата - А4 (210 х 297 мм), а документы других форматов учитывать по схеме: два документа формата А5 равны одному документу формата А4, четыре документа формата А6 равны одному документу формата А4, один документ формата А3 равен двум документам формата А4. Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ. Сводка учета объема документооборота за ____________200__г. (месяц)
Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.
Литература 1. ГОСТ Р 6.10.4-85. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. – М., 1985. 2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., Главархив СССР. ВНИИДАД, 1991. 3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. – М., Росархив, 1995. 4. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. – М., ВНИИДАД, 1991. 5. В.А. Кудряев и др. Организация работы с документами. Учебник. Гл.8. – М., ИНФРА-М, 1998. 6. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. Пер.с анг. – М., Сол Систем, Финансы и статистика, 1995 7. Деловое досье фирмы. – М., ИВЦ Маркетинг, 1993.
|