Документов. В процессе обработки поступивших конфиденциальных доку­ментов решаются следующие задачи защиты информации и ее носи­телей:

В процессе обработки поступивших конфиденциальных доку­ментов решаются следующие задачи защиты информации и ее носи­телей:

не допустить попадания в данную фирму конфиденциальных документов других фирм и организаций;

убедиться, что конверты, пакеты с конфиденциальными доку­ментами не вскрывались на пути следования от отправителя до адре­сата;

предотвратить утрату документов после вскрытия пакета;

исключить возможность ознакомления технических работников фирмы с конфиденциальными документами;

исключить возможность ознакомления любых работников фир­мы с конфиденциальными документами, имеющими пометку «Лич­но»;

не допустить утерю документов и их частей за счет неполного

изъятия их из конвертов;

убедиться в комплектности документа, наличии всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствии факта подмены документа. Пакеты, конверты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового отделения связи (ценные, заказные и про­стые отправления), от курьеров учреждений и фирм, от посетителей. Эти документы могут также приходить по факсимильной связи, эле­ктронной почте, по телеграфной и телетайпной связи.

Трудность выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции состоит в том, что на пакетах, конвертах и часто на самих документах не ставится гриф конфиденциальности. Объясняется это не только сугубо индивидуальным подходом к при­своению информации статуса конфиденциальной, но и нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на гриф ограни­чения доступа.

Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предваритель­ное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонден­ции выполняется квалифицированным сотрудником службы конфи­денциальной документации фирмы, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Документы, поступающие по ли­ниям факсимильной связи, также просматриваются этим сотрудни­ком с целью определения возможной их конфиденциальности.

Сотрудник вскрывает все пакеты, конверты, бандероли (кроме имеющих пометку «Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов. Поступившие документы он делит на две группы: имеющие гриф или какую-либо отметку ограничения досту­па и не имеющие такой отметки.

Документы второй группы сравниваются с перечнем документов фирмы, отнесенных к категории конфиденциальных. Подобный перечень регулярно корректируется в соответствии с изменениями в деятельности фирмы, появлением новых видов работы, составлен­ными прогнозами и планами. При совпадении наименования или темы поступившего документа с одной из позиций перечня на доку­менте ставится гриф ограничения доступа необходимого уровня кон­фиденциальности. Одновременно ставится срок действия грифа и условия его снятия, указанные в перечне.

Если документ поступил с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, когда данный документ не входит в указанный выше перечень. Гриф может быть изменен толь­ко в сторону повышения уровня конфиденциальности, потому что фирма обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших контакт с данной фирмой.

Все поступившие конфиденциальные документы подлежат не­медленному учету. Документы, не отнесенные к разряду конфиден­циальных, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и хранением открытых докумен­тов.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных доку­ментов решаются следующие задачи защиты информации и ее носи­телей:

исключить возможность тайного вскрытия пакета и несанкцио­нированного ознакомления с документами в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов;

ограничить возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальным документом;

подтвердить факт отправки документа и правильность оформле­ния этого факта в учетных формах;

исключить ошибочную отправку документа, пакета другому ад­ресату, необоснованную рассылку документов ряду адресатов.

Конвертование и отправка конфиденциальных документов осу­ществляются сотрудником службы конфиденциальной документации фирмы. Отправка документов лично исполнителями не допускается.

Разрешением на отправку исходящего конфиденциального до­кумента является подписанное первым руководителем фирмы сопро­водительное письмо к документу или разрешительная запись, сде­ланная лично руководителем в учетной карточке, если документ от­правляется без сопроводительного письма.

При пересылке конфиденциальных документов почтой или по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст докумен­та шифруется.

Конфиденциальные документы упаковываются в два пакета, т. е. производится их двойное пакетирование. На внутреннем пакете указываются: гриф конфиденциальности, фамилия лица, которому документ адресуется, номера вложенных документов, при необходи­мости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которых ставится печать «Для пакетов» или печать службы конфиденциальной документации фирмы. Внеш­ний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правилами, указанные выше сведения на него не выносятся.

Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются цен­ными отправлениями. Передача их в почтовое отделение фиксирует­ся в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем поме­щается в соответствующее дело.

Чаще всего пакеты с конфиденциальными документами переда­ются адресатам курьерами (нарочными) фирмы. В этом случае двой­ное конвертование, как правило не применяется. Все необходимые отметки делаются на одном светонепроницаемом пакете, который опечатывается. Передача документов курьером фиксируется в раз­носной книге или реестре, расписке.

Следовательно, обработка поступивших и отправляемых конфи­денциальных документов связана с выполнением ряда дополнитель­ных процедур и отличается усложненной технологией, позволяющей решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защи­ты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.