Протокол

Протокол — слово грецького походження— приклеєний до манускрипту аркуш з датою і підписом писаря. Документ колегіальних органів, в якому фіксують хід обговорення питання та ухвалення рішень | | на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях. Документ складають за відповідною формою, він містить записи виступів учасників зібрань і прийняті ними рішення (резолюції, ухвали) з питань, що розглядалися.

Протокол як дипломатичний термін — акт рішень міжнародних конференцій, що має силу міжнародного договору.

Протоколи бувають: стислі (фіксуються лише ухвали), повні (містять виступи доповідачів та інших учасників), стенографічні з дослівним записом усіх промовців.

Протокол оформляє секретар або інша спеціально призначена чи обрана особа. Протоколи загальних зборів, засідань, нарад підписують голова й секретар, протоколи засідань комісій — усі члени президії.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної й основної. У вступній частині вказується дата, місце (місто) проведення зборів, подається склад присутніх. На багатолюдних зборах зазначається загальна кількість присутніх і відсутніх, список присутніх додається, інколи вказують причини відсутності; зазначають прізвища запрошених (керівників чи представників вищих інстанцій), обраних голови й секретаря; подається порядок денний — перелік питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Частини кожного розділу рубрикуються словами: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, що, як правило, пишуть чи друкують великими літерами, після них ставлять двокрапку. У наступному рядку з абзаца вказують прізвище та ініціали доповідача й тему доповіді. Далі подається стислий її зміст або зазначається в дужках: (доповідь додається). Ініціали й прізвище доповідача чи промовця пишуть у називному відмінку з нового рядка, підкреслюють, зміст викладають у формі прямої мови. Так само оформляється й розділ «Виступили». Текст протоколу має бути точним, лаконічним.

У рубриці «Ухвалили» повністю записують прийняте рішення (резолюцію) з одного чи кількох пунктів або з констатаційної й резолютивної частин.

Резолюція, або ухвала (від лат. resolutio — дозвіл) — рішення, постанова з'їзду, комітету, зборів; юрид. — завершальна частина судового рішення — резолютивна частина рішення.

Реквізити протоколу:

• назва виду документа і його порядковий номер;

• назва зібрання (колективу, організації, установи) із зазначенням його характеру (загальні збори, виробнича нарада, технічна рада, профспілкові збори, засідання Комітету солдатських матерів тощо);

• дата, місце проведення;

• кількісний склад учасників (додають реєстраційний лист багатолюдних зібрань — прізвища та ініціали);

• посади керівного складу зібрання (голови, секретаря, членів президії);

• порядок денний (поширені називні речення);

• текст протоколу з обов'язковими словами: СЛУХАЛИ,

ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ;

• резолюція (ухвала) зборів;

• обов'язкові підписи керівників зібрання.

Зразок