Помещение сводных таблиц в их собственные формы

Как вы уже поняли, сводная таблица — это режим необычного представления таблицы (или запроса). Когда вы закрываете окно после построения сводной таблицы, программа Access предлагает сохранить сделанные вами "изменения макета" (layout changes). В этот момент у вас есть два варианта: выбрать Да для сохранения структуры сводной таблицы с основной таблицей или запросом для просмотра в дальнейшем или выбрать Нетдля того, чтобы отбросить все сделанное. Если вы выбрали Нет, то при переключе­нии в режим Сводная таблицав следующий раз вы начнете снова с чистого листа и при­дется собирать сводную таблицу с пуля.

Если вы истинный ценитель сводных таблиц, то, возможно, вам захочется сохранить для одной и той же таблицы или запроса два разных варианта сводной таблицы. В этом слу­чае вы смогли бы легко взглянуть на ваши данные под разными углами. К сожалению, каждая таблица или запрос могут вмещать только одну сводную таблицу. Что же делать предприимчивому разработчику БД?

Ответ — создать отдельную форму для вашей сводной таблицы. Формы — это настраи­ваемые окна, которые создаются для облегчения ввода и просмотра данных. Вы изучите их подробно в части IV. Но сейчас важно понять, что можно взять единственную табли­цу и создать для нее бесконечное число форм сводной таблицы. Если вы планируете ра­ботать со сводными таблицами долго, отделение сводной таблицы от ваших данных — бесценная возможность.

Для создания формы сводной таблицы выполните следующие действия.

1. Выберите в области переходов таблицу или запрос, данные которых вы хотите ис­пользовать в сводной таблице.

2. Выберите на ленте Создание→Формы→Другие формы→Сводная таблица

(Create → Forms → More Forms → PivotTable).

3. На экране появится стандартное окно конструктора сводной таблицы.

4. Перетащите поля для создания сводной таблицы.

5. Выберите кнопку Office→ Сохранить,когда будете готовы сохранить вашу сводную таблицу (или просто закройте форму, а программа Access предложит сохранить ее). В любом случае вы должны задать имя формы.

6. Выбирайте такое имя, которое ясно показывает, что форма — сводная таблица, например, SalesPivotTable.Позже ее можно открыть в области переходов, дважды щелкнув форму кнопкой мыши.