А теперь рассмотрим отдельные виды писем.

информационный справочный документ реквизит

Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей.

Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.

Например:

НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.

Письмо-приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.

Письмо-приглашение может содержать:

полную повестку дня мероприятия;

фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;

фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;

способ проезда и другую информацию.

Например:

ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ.

Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.

Рекламное письмо - документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.

Письмо-извещение - документ, являющийся ответом на запрос.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: "Ставим Вас в известность. ”.

Письмо-подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.

Направление письма-подтверждения относится к обязательной части деловых отношений.

Письмо-подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ.

Письмо-напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. (См. приложение 18).

Письмо-напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Например:

НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.98.

Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.).

В гарантийном письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.

Например:

ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия. (См. приложение 19).

Письмо-претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.

Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.

Пример письма-претензии см. в приложении 20.

Письмо-ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу:

принятие предложения;

отказ от предложения;

выполнение просьбы;

ответ на запрос.

Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.

Отказ должен быть убедительно аргументирован.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.

Структура письма иностранному партнеру:

1) эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);

2) адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона (ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);

3) номер документа в цифровой или буквенной форме;

4) дата в буквенно-цифровой форме;

5) адрес получателя;

6) вступительное обращение;

7) заголовок;

8) текст;

9) заключительная формула вежливости;

10) личная подпись автора письма;

11) ниже подписи - её расшифровка;

12) на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факс всегда будет являться копией переданного документа.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

указание (код) отправителя;

дата и время передачи;

длительность передачи;

номер телефакса, с которого передана информация;

количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.

В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно. (См. приложение 21).

Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК.

Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.