Протокол

Протокол — документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і хід засідань, нарад, зборів, конференцій тощо, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. Протокол ведеться під час засідання колегіального органу.

За способом і повнотою запису протоколи поділяються на такі групи:

1 Стислі, у яких фіксуються лише ухвали.

2 Повні, які містять виступи і ухвали.

3 Стенографічні, у яких усі виступи записано дослівно.

Реквізитами протоколу є такі:

1 Назва виду документа (Протокол).

2 Порядковий номер протоколу.

3 Назва зібрання із зазначенням його характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

4 Назва підприємства, організації.

5 Дата, місце проведення зібрання.

6 Склад учасників. Якщо учасників багато, то вказується лише кількість присутніх і додається до протоколу реєстраційний лист.

7 Посади, прізвища, ініціали керівників зібрання (голови, секретаря, членів президії).

8 Порядок денний.

9 Текст.

10 Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

11 Підписи керівників зібрання (голови і секретаря).

Питання порядку денного повинні формулюватися в одному відмінку. Найчастіше використовується називний відмінок.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Звіт про фінансово-господарську діяльність ВАТ "Будмеханізація" за 2007 рік.

2. Звіт ревізійної комісії.

3. Внесення змін і доповнень до нормативних документів ВАТ.

Можливе формулювання питань порядку денного у знахідному відмінку (із прийменником про):

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Про затвердження змін у персональному складі ради товариства.

2. Про роботу голови правління та правління товариства.

3. Про внесення змін до установчого договору товариства.

4. Про передачу реєстру власників іменних цінних паперів незалежному реєстратору.

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: "Слухали", "Виступили", "Ухвалили".

Текст протоколу, який фіксує виступи, має бути точним, стислим, зрозумілим. Оформлення виступів у протоколі здійснюється як у вигляді прямої мови, так і непрямої, порівняйте:

Виступили: 1. Майстер Лавров Р. О.: Детальна програма виробничої практики в основному виконана успішно. Проте кілька учнів (Матвійчук

О. Л., Непийвода П. П., Сидоряченко Л. Д.) з деякими завданнями не впорались. Дуже прикро, що під час практики був випадок порушення техніки безпеки з боку студентів Іванова М. Т. і Єгорова О. О., який міг призвести до травмування студентів. Завдяки правильним діям студента Редька С. С. це порушення не мало трагічних наслідків. Керівництво

цеху № 5 оголосило подяку Редькові Сергію за виявлену пильність і правильні дії під час інциденту.

Виступили:

1. Заступник декана Рибакова О. Л. доповіла про результати успішності групи з фахових предметів. У своєму виступі вона відзначила, що переважна більшість студентів успішно склала сесію, лише студенти Лимарчук О. Ю., Савченко Р. Р. мають заборгованості з окремих дис­циплін. Рибакова О. Л. рекомендувала боржникам якнайшвидше (протягом тижня) ліквідувати заборгованість.

2. Студент Лимарчук О. Ю. пояснив, що заборгованість має у зв'язку із сімейними обставинами, і пообіцяв у рекомендований Рибаковою О. Л. термін перескласти іспити.

Зафіксований у протоколі зміст виступів може містити деякі скорочення, пропуски. Відтворюючи слова промовців, секретар повинен неупереджено передати основний зміст виступу. Якщо засідання стенографувалось чи записувалось на магнітофонну плівку, то тексти виступів можуть бути передані дослівно. Якщо наявний текст доповіді, то це позначається виноскою "текст доповіді додається".

Наведемо зразок протоколу.

Протокол № З

зборів колективу санітарно-технічної дільниці

Відкритого акціонерного товариства "Будівельник"

від 10 березня 2008 р.

Голова Шевченко І. А.

Секретар Калина В. П.

Присутні: 22 працівники дільниці, заступник голови профкому підприємства.

Відсутні: 3 працівники.

Порядок денний

1. Обговорення проекту плану роботи на II квартал 2008 р.

2. Надання 2 квартир у будинку по вул. Стеценка, 5 працівникам дільниці.

І. Слухали:

Начальник дільниці Коваленко П. П. ознайомив присутніх із проектом плану роботи на II квартал 2008 р.

Виступили:

Слюсар-сантехнік Марченко О. О. відзначив необхідність своєчасного забезпечення запланованих робіт матеріалами.

Майстер Капустін М. Л. наголосив на необхідності забезпечення робіт технічною документацією.

Ухвалили:

1. Прийняти план роботи дільниці на II квартал 2008 р.

2. Зобов'язати начальника дільниці Коваленка П. П. своєчасно забезпечити передбачені планом роботи необхідними матеріалами і технічною документацією.

II. Слухали:

Заступник голови профкому підприємства Клочко С. С. повідомив про виділення для робітників дільниці двох квартир (двокімнатної і трикімнатної) у будинку по вул. Стеценка, 5 і запропонував надати їх працівникам дільниці згідно із загальним списком квартирного обліку підприємства. Згідно зі списком за чергою квартири мають отримати Петриківський В. М. (двокімнатна квартира) і Лисенко Р. Г. (трикімнатна).

Виступили:

а) Іванченко Р. Ю., Степанков Д. Б. підтримали пропозицію

Клочка С. С.

б) слюсар Демчук В. А. запропонував виділити трикімнатну квартиру робітнику дільниці Крилову К. Ю., у якого 15 січня 2008 р. народилася трійня.

в) начальник дільниці Коваленко П. П. повідомив, що Крилову К. Ю. має бути надана квартира з міського житлового фонду.

Ухвалили:

Надати у будинку по вул. Стеценка, 5 двокімнатну квартиру Петриківському Володимиру Миколайовичу, трикімнатну квартиру — Лисенкові Роману Григоровичу.

Голова зборів (підпис) І. А. Шевченко

Секретар (підпис) В. П. Калина