Инвентаризация основных средств

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. В этом случае опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому контрагенту, которому передается один экземпляр описи.

Проведение инвентаризации в организации. Нормативные документы, определяющие порядок проведения инвентаризации в организации. Обязанности арбитражного управляющего по проведению инвентаризации.

Правила проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете определяются следующими нормативными документами:

Законом "О бухгалтерском учете";

Положением по ведению бухгалтерского учета;

Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Формы первичных документов по учету результатов инвентаризации и указания по их заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 88.

Согласно ст. 12 Закона "О бухгалтерском учете" и п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Таким образом, инвентаризация представляет собой определенную последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечить достоверность данных учета и отчетности. Основу любой инвентаризации составляет проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств силами специально созданной в организации комиссии. Различают два вида проверок: натуральную и документальную.

Инвентаризация материальных ценностей осуществляется посредством натуральной (вещественной) проверки, которая состоит в непосредственном наблюдении объектов и определения их количества путем подсчета, взвешивания, обмера.

При документальной проверке наличие в организации имущественных прав и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами.

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

Порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, и т.д.) определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Перечень таких случаев установлен Законом "О бухгалтерском учете", в соответствии со ст.12 (п.2) которого проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации или ликвидации организации;

в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ.

Помимо указанных случаев инвентаризация может проводиться по распоряжению руководителя организации с целью обеспечения дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств для проведения инвентаризации в организации могут создаваться постоянно действующая и рабочие инвентаризационные комиссии.

Постоянно действующая инвентаризационная комиссия создается в организации независимо от объема работ, за ней закрепляются контрольно-организационные функции при проведении инвентаризации. При малом объеме работ, связанных с проведением инвентаризации имущества и обязательств, на эту комиссию, как правило, возлагается обязанность по непосредственному проведению инвентаризации.

В крупных организациях при значительном объеме работ для непосредственного проведения инвентаризации по каждому участку учета имущества и обязательств могут быть созданы рабочие инвентаризационные комиссии.

В соответствии с требованиями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий должен быть утвержден приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации. Для утверждения рабочих инвентаризационных комиссий для каждого конкретного случая проведения инвентаризации предусмотрена типовая форма ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации", утвержденная Постановлением Госкомстата РФ № 88. Состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии с указанием возлагаемых на нее функций, рекомендуется утверждать в начале года приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации. Приложением к данному приказу может быть утверждаемый руководителем план проведения инвентаризаций с инструкциями по их проведению. Приказ об утверждении постоянно действующей инвентаризационной комиссии может быть составлен по форме, аналогичной форме ИНВ-22.

В состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии целесообразно включить представителей руководящего состава организации на уровне заместителей руководителя организации, главного бухгалтера, начальников структурных подразделений организации.

В состав рабочих инвентаризационных комиссий рекомендуется включать представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеров, экономистов, техников и т.д.), а также представителей службы внутреннего аудита (при наличии таковой) и сотрудников независимых аудиторских организаций, проводящих аудиторскую проверку данной организации.

Порядок проведения инвентаризации определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в соответствии с п. 1.3 которых инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете. Таким образом, инвентаризации подлежит имущество:

принадлежащее организации на правах собственности, находящееся в организации;

принадлежащее организации на правах собственности, находящееся у арендатора;

принадлежащее другим организациям (арендодателям) на правах собственности, но находящееся в данной организации в качестве арендованного;

принадлежащее другим организациям на правах собственности, но находящееся в данной организации на ответственном хранении;

принадлежащее другим организациям, но находящееся в данной организации по договорам на оказание услуг.

Весь процесс проведения инвентаризации можно разделить на пять этапов:

подготовительный;

этап проверки;

таксировочный;

сравнительно-аналитический;

заключительный.

На подготовительном этапе материально-ответственные лица передают инвентаризационной комиссии приходные и расходные документы по отчетам (реестрам), которые служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Полнота передачи первичных документов подтверждается расписками указанных лиц. На этом же этапе следует предусмотреть порядок получения подтверждений учетных данных у контрагентов – поставщиков, покупателей, банков.

Натуральная и документальная проверки фактического наличия имущества и обязательств проводятся комиссией коллегиально. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. Основными формами первичной документации для учета результатов инвентаризации являются инвентаризационные описи и акты инвентаризации.

Инвентаризационные описи и акты инвентаризации могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники, так и ручным способом. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях (актах) по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог их количества в натуральных показателях, записанных на данной странице. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей (актов) путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В конце описи (акта) материально-ответственные лица должны расписаться, подтверждая факт проведения проверки в их присутствии, а также отсутствие претензий к членам комиссии и принятие перечисленного в описи (акте) имущества на ответственное хранение. Описи (акты) также подписывают все члены инвентаризационной комиссии.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи (акты).

Таксировочный этап заключается во внесении в описи (акты) денежных оценок имущества и обязательств по данным первичных учетных документов и по данным бухгалтерского учета.

На сравнительно-аналитическом этапе инвентаризации сравнивают фактическое наличие имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения фиксируются в сличительных ведомостях или актах инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины расхождений фактического наличия имущества и обязательств с данными бухгалтерского учета, обнаруженных при инвентаризации, и внести на рассмотрение руководителю организации предложения об их регулировании.

Никаких конкретных рекомендаций по оформлению выводов и решений инвентаризационных комиссий в действующих в настоящее время нормативных актах нет. Единственное упоминание о документе, который оформляется инвентаризационной комиссией, содержится в Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в соответствии с п. 5.3 которого "на разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц".

На заключительном этапе инвентаризации, ознакомившись с выводами и предложениями инвентаризационной комиссии, руководитель издает распорядительный документ, которым утверждается предложенный инвентаризационной комиссией порядок регулирования выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета.

Необходимость издания соответствующего распорядительного документа обусловлена следующими положениями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств:

-"предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации";

-"окончательное решение о зачете недостач излишками по пересортице принимает руководитель организации";

-"убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки производства и обращения".

По окончании проведения инвентаризации заполняется Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма ИНВ-26). Она является сводным обобщающим документом, в котором отражаются результаты проведенной инвентаризации. Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, подписывается всеми членами постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально-ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.