Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами.

Деятельность на этом этапе заключается в определении масштаба допустимых отклонений, использовании принципа исключения, измерении результатов, позволяющем установить насколько удалось соблюсти установленные стандарты; передаче информации и её оценке.

На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют ожиданиям и насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

3. Действия - коррекция отклонений от норм и правил.Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарты.

Контроль оказывает сильное влияние на поведение людей. Люди являются неотъемлемым элементом системы контроля, поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей. Часто менеджеры делают процесс контроля нарочито видимым. Идея, лежащая в основе желания сделать процесс контроля наглядным, видимо состоит не в том, чтобы зафиксировать ошибки или мошенничество, а в том, чтобы предотвратить их, то есть менеджеры надеются, что сотрудники, зная о том, что контроль существует и действует эффективно, будут сознательно стараться избегать ошибок, сомнительных сделок и т.п.Однако контроль может привести к негативным последствиям, одно из которых – поведение, ориентированное на контроль. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, то есть люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут так же привести к выдаче неверной информации.

Для преодоления негативных последствий контроля сформулированы рекомендациидля менеджеров.

-Устанавливайте осмысленные стандарты, воспринимаемые сотрудниками. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, полно и объективно отражают их работу. Они должны понимать, чем и как помогают своей организации в достижении целей. Необходимо, чтобы установленные стандарты были восприняты и одобрены теми людьми, чью деятельность они будут определять.

- Устанавливайте жёсткие, но достижимые стандарты.Чёткий и ясный стандарт создаёт мотивацию уже тем, что точно говорит работникам: чего ждёт от них организация. Мотивировать людей на работу можно для достижения тех целей, которые они считают реальными. Если же стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, то он может разрушить мотивы работников. Если же стандарт установлен на низком уровне, достичь его не составляет труда, то на людей с высоким уровнем потребностей в достижении высоких результатов он может оказывать демотивирующее воздействие. Устанавливать стандарты нужно с учётом разницы в потребностях и возможностях подчинённых.

-Устанавливайте двустороннее общение. Если у подчинённого возникают какие-либо проблемы с системой контроля, то у него должна быть возможность открыто обсудить их с руководством. Это увеличит вероятность того, что работники точно поймут истинную цель контроля и помогут совершенствовать систему контроля.

-Вознаграждайте за достижение стандарта. Должна существовать чёткая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением. Если нет этой связи, то производительность в будущем может упасть.

-Избегайте чрезмерного контроля. Чрезмерный контроль будет поглощать слишком много внимания подчинённых, а это приведёт к беспорядку и краху. Также чрезмерный контроль раздражает контролируемых.

К характеристикам эффективного контроля относят следующее.

Стратегическая направленность, отражение общих приоритетов организации и поддержание их.

Ориентация на результаты, решение задач, стоящих перед организацией, которые обеспечат её выживание в будущем.

Соответствие делу,объективное измерение и оценивание того, что действительно важно.

Своевременность контроля заключается во временном интервале между проведением измерений и оценок. Значение наиболее подходящего временного интервала определяется с учётом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Нужная информация нужным людям - до того, как разовьётся кризис.

Гибкость контроля. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

Простота контроля-с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Такой контроль требует меньших усилий и более экономичен. Избыточная сложность контроля ведёт к беспорядку, то есть к потере контроля над ситуацией. Контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой контроля и реализующих её.

Экономичность контроля.Если суммарные затраты на контроль превосходят создаваемые им преимущества, то лучше его не использовать.