Основные методы исследования делопроизводства

Метод наблюдения – любое наблюдение состоит из следующих этапов:

1. подготовка к наблюдению;

2. проведение наблюдения;

3. обработка данных наблюдения;

4. анализ результатов и проектирование более рационального трудового процесса;

Этот метод заключается в присутствии в течение определенного времени при совершении работы и наблюдение за ней путём измерений, а так же непосредственно наблюдения за изучаемыми объектами. При этом наблюдения не представляет собой беспорядочный набор случайных впечатлений, это процесс целенаправленный, который должен быть подчинен задачам исследования. Метод наблюдения требует ясно поставленной цели и хотя бы определенного минимума знаний о наблюдаемом объекте.

Очень распространенным методом наблюдения является метод личного наблюдения, когда исследователь лично присутствует при операциях того или иного процесса, фиксирует данные своего наблюдения, а иногда принимает участие в самой работе. Непосредственно изучение делопроизводства организации специальными методами дает наиболее полное представление об исследуемом объекте. Наблюдения осуществляются индивидуально или коллективно. Коллективное наблюдение ведется несколькими лицами, между которыми проводится разделение исследуемых объектов.

Обследование может проводится однократно и повторятся спустя некоторый период. Также наблюдение может проводится непрерывно на протяжении предусмотренного отрезка времени, что зависит от поставленных задач и особенностей организации. Поэтому по времени наблюдения различают: долгосрочные, непрерывные, краткосрочные.

Краткосрочное наблюдение может проводится однократно (такое наблюдение называется моментным) или периодически, повторяясь через некоторые промежутки времени. Моментные наблюдения применяются ограничено и только при изучении однотипных, часто повторяющихся операций. Например, операции по регистрации документа, экспедиционные работы, которые производятся, как правило, в центральных делопроизводственных службах (это функции работников СДОУ).

Стабильность операций в этих службах позволяет путем метода моментных наблюдений при незначительной трудоемкости выявить затраты времени больших групп работников и загрузку или использование технических средств. Моментными наблюдениями пользуются при возможности ограничится средними показателями. Метод моментных наблюдений предполагает, что есть возможность визуально различить те или иные операции и их количественные характеристики. Это относится к ограниченному числу сотрудников аппарата управления. Этот метод в практике оргпроетирования применяется не часто. Метод моментных наблюдений предполагает, что фактические данные собираются в случайные моменты времени. Точность результатов или степень приближения к фактическому приближению дел определяется количеством наблюдений. При выборе видов работ интересующих исследователей эти виды работ должны быть визуально наблюдаемыми. Удельный вес этих работ не должен быть слишком мал (не менее 20%).

Для определения перечня и удельного веса видов работ используются методы анкетного опроса, интервью и самофотография рабочего дня. Для записи наблюдений применяются различные виды наблюдательных листов. По степени охвата изучаемого объекта различают наблюдение сплошное и выборочное. Метод сплошного наблюдения является наиболее полным, дает наиболее достоверные данные, но проведение сплошного наблюдения требует более длительного времени и больших затрат труда.

Когда сплошное наблюдение не может быть проведено, прибегают к выборочному наблюдению. При выборочном наблюдении исследуют специально выбранные участки, операции на основании которых можно охарактеризовать всю их совокупность в целом. Это требует проведения отбора изучаемых частей объектов на основе принципов, обеспечивающих получение достоверных данных.