Робота з багатосторінковими документами

Мета: відпрацювати навички створення багатосторінкового документа, навчитися створювати зміст, працювати зі стилями.

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Створення багатосторінкового документа спрощується, якщо використовувати спеціальні можливості, такі як: стилі, колонтитули, нумерація сторінок та інші.

Розділення області вікна.На екран можна вивести одночасно початок і кінець багатосторінкового документа. Для цього потрібно розділити робоче вікно на дві області: мишею потрібно перемістити роздільник вікна вниз до половини екрану. Роздільник вікна знаходиться над вертикальною смугою прокрутки (Рис. 1). Подвійний клік мишею на роздільнику закриває один екран.

Вставка колонтитулів.Колонтитули­– це спеціальний текст, який розміщується над основним текстом або під ним на кожній сторінці (на полях). Ці дані можуть включати назву

Рис. 1

документа, прізвище автора, дату створення документа. Можна розділити колонтитули на постійні (однакові для всіх сторінок) і змінні (колонтитули розділів). Інформація, яка введена в колонтитул однієї сторінки, з’являється в колонтитулах всіх сторінок.

Для створення або редагування колонтитулів слід вибрати за допомогою меню Вставка команду Колонтитул (верхний/нижний):

1. Ввести текст всередині пунктирної рамки (номери сторінок, назву розділу тощо).

2. Редагування та форматування тексту колонтитулів відбувається за тими ж правилами, як і звичайний текст.

3. Двічі натиснути ліву кнопку миші в області основного тексту.

Також в режим редагування колонтитулів можна ввійти подвійним кліком миші в верхній/нижній частині листа.

Вставка номерів сторінок.Номери сторінок вставляються в область колонтитулів. Щоб вставити номер сторінки, потрібно виконати команду Вставка - Верхний (нижний) колонтитул - Номер страницы. В кнопці Номер страницы є команда Формат, де можна вказати формат номера і його розміщення. Також можна вказати, з якого числа починати нумерацію і чи ставити номер на першій сторінці. Щоб номер на першій сторінці не відображався, потрібно ввійти в редагування колонтитула і на панелі інструментів Конструктор Колонтитулов поставити перемикач Особенный колонтитул для первой страницы.

Вставка приміток[1].Для пояснення незрозумілого тексту часто використовують примітки (виноски). Вони можуть бути кінцевими (розташовані в кінці всього документа) або місцевими (розташовані на тому ж листі, що і слово, яке пояснюється[2]). Щоб вставити примітку, потрібно виконати команду Ссылки-Вставить сноску. Для редагування виносок використовують команду Ссылки-Следующая сноска.

Розриви сторінок та розділів. Розриви поділяють текст на блоки з окремими параметрами (поля, нумерація, орієнтація сторінки, колонтитули). Наприклад, окрема нумерація частини сторінок організовується через обмеження цього тексту «зверху» і «знизу» розривами сторінок. Команди розриву знаходяться на вкладці Разметка страницы.

Стиль форматування.Стилі форматування використовують для однотипного і швидкого оформлення документів. Стиль поєднує в собі різні форматування: шрифтів, абзаців, списків (Рис. 2). Для кожного стиля існує свій набір параметрів. Однакові блоки тексту оформлюють однаковими стилями: для заголовків використовують один стиль, для основного тексту - інший.

Рис. 2

Застосування стилю:

1. Виділити текст.

2. Натиснути на панелі інструментів Главная, вибрати відповідний стиль зі списку (Рис. 2).

На панелі стилів відображаються всі стилі, які є в документі, або повний набір стилів. При наведенні на назву будь-якого стилю з’являється кнопка меню, в якому є команда зміни стилю.

Зміна стилю:

1. На панелі стилів виділити стиль. У контекстному меню вибрати команду Изменить (Рис.2).

2. З’явиться діалогове вікно, в якому потрібно вказати назву стилю, його тип (стиль абзацу чи символів).

Основні параметри стилю розташовані на двох панелях кнопок діалогового вікна. У кнопці Формат цього вікна знаходяться додаткові параметри.

Як тільки зміни в стилі відбулися, то по всьому документу (не залежно від його розміру) весь текст, що був оформлений цим стилем, зразу змінює свій вигляд.

Рис. 3

Створення змісту.Формування автоматичного змісту документа є однією з переваг застосування стилів. Тільки після обробки тексту стилями можна сформувати автоматичний зміст. Наприклад:

Порядок створення змісту:

1. Переглянути весь текст документа і стилями (наприклад, Заголовок, Заголовок 1 та ін.) оформити назви розділів документа. Якщо розділ є головним, то потрібно застосувати стилі першого рівня; якщо це підзаголовок, то слід застосовувати заголовки другого рівня і т.д.

2. На новому листі виконати команду Ссылки-Оглавление-Оглавление.

3. У діалоговому вікні на вкладці Оглавление встановити параметри змісту.

4. У пункті Форматы оберіть для змісту необхідний формат. У списку Уровень визначте кількість рівнів змісту, який буде формуватись (у прикладі таких рівнів 3: Заголовок, Заголовок 1, Заголовок 2)

5. У діалоговому вікні Параметры вказати, які стилі і для якого рівня буде застосовано. Зайві прибрати.

6. Натиснути ОК.

Іноді в зміст потрапляють фрагменти тексту. В цьому випадку слід в самому тексті оформити ці фрагменти іншим стилем, наприклад, основним, а потім для змісту виконати оновлення. Також оновлення змісту потрібне, якщо після редагування документа змінилися номери сторінок.

Порядок оновлення змісту:

1. Виділити зміст або його пункт.

2. В контекстному меню вибрати команду .

3. В діалоговому вікні вибрати варіант оновлення. Команда Только номера страниц залишає без зміни текст змісту. Команда Поле целиком проводить заміну тексту змісту і відповідних сторінок.

Видалення змісту відбувається так само як і інших об’єктів: виділити, натиснути Del.

Всі пункти змісту формуються як гіперпосилання, тому з натиснутою кнопкою Ctrl кліком миші по пункту змісту можна перейти до відповідного розділу.