Внешняя среда организации

До окончания I Мировой войны преобладание массового производства предопределяло концентрацию внимания на внутренних переменах в организациях, так как оборудование и технологии были неизменны в течение десятилетий. Кроме того, предприятие в начале века могло действовать практически автономно. Но развитие специализации привело к зависимости предприятий от внешних поставщиков. По мере роста благосостояния потребители стали гораздо более разборчивыми. Конкуренция обострилась. Организация, которая не способна адаптироваться к изменениям во внешней среде, прекращает свое существование. Внешняя среда организации состоит из среды прямого воздействия и среды косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на организацию и испытывают на себе прямое влияние действия организации:

¾ поставщики;

¾ законны и государственные органы;

¾ потребители;

¾ конкуренты.

С точки зрения системного подхода организация – это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов – это материальное оборудование, энергия, информация, капитал, рабочая сила. Обеспечение энергией является одной из важнейших задач предприятий и государств. Так основой возрождения экономики России в 20 гг. стал план ГОЭЛРО, большинство вооруженных конфликтов в современном мире совпадают с маршрутами транспортировки или местами добычи нефти.

Многие организации зависят от непрерывного потока материалов. Отсутствие хотя бы одного вида деталей может привести к остановке предприятий. Ускорение процесса перемещения информации, материалов повышение мощности предприятий позволяет значительно сократить материальные запасы, которые связывают финансовые средства.

Высококвалифицированные работники являются одним из наиболее дефицитных ресурсов в современном мире.

Основной заботой современной организации стали отбор и поддержка талантливых менеджеров, вынужденных действовать в условиях нестабильности полагаясь на свою интуицию. Существенное влияние на стоимость рабочей силы может оказывать профсоюзное движение.

Предприятие в современном мире только выглядит независимым. Правила ведения бухгалтерского учета, стандарты, определяющие требования к качеству продукции, минимальная величина оплаты труда устанавливаются государством и подлежат выполнению предприятием в обязательном порядке. Кроме соблюдения законов предприятие должно выполнить также требования органов исполнительной власти, которые зачастую очень противоречивы.

Выживание предприятия во многом зависит от его способности удовлетворять запросы потребителей. Характеристики спроса потребителей определяют требования к производственной системе, а, следовательно, и структуру предприятия.

Как правило, помимо самой организации за предпочтения потребителей сражаются и другие фирмы, выпускающие сходные товары. На современных рынках конкуренция может происходить также и между предприятиями, товары которых удовлетворяют схожие потребности клиентов.

Среда косвенного воздействия не оказывает прямого воздействия на предприятие. Однако современный мир настолько взаимосвязан, что события на финансовых рынках в Азии привели к дефолту России в 1998 году.

К факторам среды косвенного воздействия относят:

1) технологические факторы;

2) состояние экономики;

3) социально-культурные факторы;

4) политические факторы;

5) отношения с местным населением.

Совершенствование технологий ведет к изменению качества продукции. Быстрое изменение технологий частично связано с тем, что в наше время на Земле живет больше ученых, чем за всю предыдущую историю. Когда в научной литературе утверждается, что отечественные работники работают в 5-10 раз менее производительно, чем в развитых странах, это свидетельствует, прежде всего, о лучших технологиях, используемых на западе.

При принятии решений на долгосрочную перспективу необходимо учитывать цикличность развитии экономики. Так если ожидается спад, то организация может предпочесть уменьшение запасов продукции, сокращение части работников. Ускорение инфляции делает выгодным увеличение запасов и получение кредитов. Последние десятилетия наблюдается снятие ограничений на передвижение ресурсов между странами, что привело к созданию глобальной экономики.

Социально культурные факторы, к которым относят правительственные установки, жизненные ценности и традиции, влияют на результаты деятельности организаций. Так многие потребители покупают экологически безопасную продукцию или модные товары, часть людей старается соответствовать молодежной моде. Другие покупают товары в престижных магазинах, соответствующих их общественному положению.

Отношение местного населения имеет большое значение для предприятий. Практически любое предприятие создает неудобства для населения, связанные с экологическим загрязнением, излишним риском, опасностью промышленных катастроф. Для завоевания симпатий населения широко используются благотворительные программы, направленные на поддержку учебных заведений, детского творчества, социально уязвимых групп населения.

Тема 3. Функции управления

Стратегическое планирование

Планирование является одной из важнейших функций управления. Так как предприятие обладает производственной системой, которая не может быть изменена в краткосрочной перспективе без значительных затрат, то эффективное управление фирмой требует применения стратегического планирования.

Стратегическое планирование представляет собой набор приемов и методов, позволяющих выбрать наиболее оптимальный путь развития предприятия в долгосрочной перспективе. Результатом стратегического планирования должна стать модель нового предприятия, которая будет действовать на рынке более эффективно. Для перехода предприятия в новое состояние необходимо формирование стратегии. Под стратегией понимают определение основных долгосрочных целей и задач предприятия, а также утверждение курса действий, необходимых для достижения целей с учетом риска. Стратегия направлена на изменение потенциала и тесно связана с процессами самообучения и самосовершенствования организации.

В настоящее время разработаны сотни моделей стратегического планирования.

Наиболее известна модель Гарвардской школы бизнеса, которая показана на рис. 3.1, основанная на SWOT-анализе.

Иными словами предприятие должно использовать возникающие возможности, опираясь на свои сильные стороны. При этом необходимо учитывать угрозы, а слабые стороны должны развиваться. На стратегию оказывают влияние этические нормы, как руководителей, так и общества в целом.

Планирование осуществления стратегии

Стратегия акцентирует свое внимание на общем направлении развития предприятия. Она не может учитывать все проблемы, которые возникнут в будущем.

Однако успешное достижение целей на современных рынках требует учета всех конкретных деталей. Поэтому помимо стратегического планирования необходимо планирование осуществления стратегии, получившее название тактического планирования.

Тактическое планирование связано с планированием ресурсов, требуемых для достижения целей. Планирование ресурсов требует детального учета потребностей по каждому виду.

Выделяют четыре основных вида ресурсов:

¾ входные ресурсы (материалы, энергия)

¾ сооружения, оборудования;

¾ персонал;

¾ деньги.

Не всегда деньги являются наиболее важным ресурсом. Например, иногда нельзя “купить” наиболее квалифицированных работников. Планирование ресурсов в натуральном выражении предполагает нахождение ответов на следующие вопросы:

1) сколько потребуется ресурсов каждого вида, когда и где они потребуются;

2) сколько будет в наличии ресурсов каждого вида в каждом месте в определенный менеджером момент времени;

3) каков разрыв между потребностями и наличием;

4) как устранить этот разрыв: посредством развития ресурсов внутри организации или путем приобретения их из внешних источников;

5) каковы будут затраты на приобретение ресурсов.

Затем переходят к планированию финансовых средств. Необходимо планирование финансов по следующим направлениям:

¾ потребность в инвестициях;

¾ прибыльность деятельности;

¾ движение наличности.

В случае ограниченности денег необходимо пересмотреть распределение ресурсов в натуральном выражении. Широкое распространение в тактическом планировании получило управление по целям, которое состоит из четырех этапов:

1) выработка цели;

2) планирование действий;

3) проверка и оценка работ;

4) корректирующие меры.

Постановка целей предопределяет направление. Поэтому ошибка на данном этапе может привести к бесполезным затратам ресурсов в дальнейшем. Интересен подход к формированию целей, используемый в Японии, при котором поставленная перед подразделением цель должна быть одобрена всеми работниками. Если существуют возражения, то цель должна быть изменена, пока с ней не согласятся все члены коллектива. Несмотря на длительность такой процедуры ее преимуществом является быстрое осуществление мероприятий при отсутствии дополнительных затрат на стадии реализации. Планирование действий предполагает календарное планирование с установление права и ответственности конкретных менеджеров, определения длительности отдельных операций, определение деятельности отдельных операций, определение требуемых ресурсов в натуральном и стоимостном выражении. Этап проверки и оценки наступает после истечения установленного периода времени. Его задачей является определение степени достижения целей, выявление проблем, помех, определение причин этих проблем, выявление личных потребностей и вознаграждение за эффективную работу. Затем необходимо скорректировать цели с учетом накопленного опыта.