Тема 4.4. Системы управления базами данных

Технология работы с базами данных имеет несколько этапов:

v построение инфологической модели БД;

v создание структуры таблиц базы данных;

v обработку данных, содержащихся в таблицах;

v вывод информации из БД.

На первом этапе создания базы данных строится инфологическая модель.

Для построения инфологической модели необходимо сделать анализ существующей БД, определить источник данных, посмотреть решаемые с помощью базы задачи и продумать проблемы, которые следует решать, необходимо разделить их на группы, которые впоследствии станут таблицами БД.

Создание структуры таблиц БД предполагает определение групп и типов данных, которые будут храниться в таблицах, задание размера полей в каждой таблице и определение общих элементов таблиц-ключей.

Ввод и редактирование данных могут производится двумя способами: с помощью специальных форм и непосредственно в таблице без использования форм.

Обработка информации в БД производится путем выполнения запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы.

Запрос – это команда, формулируемая для СУБД, которая требует представить определенную, указанную в запросе информацию.

Рис. 1. Окно базы данных

Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором данных (динамический набор). Записи динамического набора могут включать поля из одной или нескольких таблиц. На основе запроса можно построить отчет или форму.

Для вывода информации из БД существует специальное средство – отчеты. Они позволяют:

· включать в отчет выборочную информацию из таблиц БД;

· добавлять информацию, не содержащуюся в базе;

· выводить итоговую информацию в любом удобном виде;

· включать в отчет информацию из разных таблиц.

В начале работы с MS Access происходит создание новой базы данных с присвоением файлу базы оригинального имени и расширения . mdb, после чего открывается окно базы данных (см. рис. 1).

Следующий шаг – создание таблиц для хранения данных. Таблица – основа базы данных, и все другие объекты зависят от данных таблиц. К основным объектам MS Access помимо таблиц относятся запросы, отчеты, формы, макросы и модули.

I. Таблицы.

Таблицы – это основные объекты любой БД, в которых хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы и свойства).

Режимы создания таблиц:

Ø конструктор,

Ø с помощью шаблона,

Ø путем ввода данных.

Создание таблиц с помощью шаблона производится путем выбора типовой таблицы («Сотрудники», «Товары» и т.д.) и необходимых полей из типовой таблицы или нескольких типовых таблиц (рис. 2). Выбранные имена полей можно редактировать. После ввода имени таблицы выбирается ключевое поле, позволяющее осуществлять связи между таблицами в БД.

Рис. 2 Создание таблицы базы данных в режиме Шаблоны таблиц

При создании таблицы в режиме Конструктор выводится пустая структура таблицы, в которую необходимо ввести имена полей, указать типы данных в полях и задать размеры полей. В нижней части бланка структуры таблицы задаются свойства полей таблицы, позволяющие изменять способы хранения и отображения данных (рис. 3).

Рис. 3. Создание таблицы базы данных в режиме Конструктор

Характеристики полей БД:

· имя поля определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

· тип поля определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

· размер поля определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

· формат поля определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

· маска ввода определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных);

· подпись определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

· значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

· условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);

· сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение);

· обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы;

· пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например к текстовым);

· индексированное поле – если поле обладает этим свойством, то все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут поверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

· Созданная таблица имеет вид, представленный на (рис. 4). Панель инструментов позволяет производить ряд операций с данными таблицы, такими, как сохранение, печать, сортировка, фильтрация, поиск. Перед печатью таблицы необходимо установить параметры страницы и сделать предварительный просмотр.

Рис. 4. Таблица MS Access с данными

Контрольные вопросы.

1. Назовите основные этапы создания базы данных.

2. Дайте определение понятиям поле и запись.

3. Какие объекты базы данных вы ещё знаете?

4. Какой объект MS Access является основным?

5. Назовите основные типы полей, охарактеризуйте кратко каждый тип данных.

6. Какие основные режимы создания объектов существуют в MS Access?