Последовательность действий при отправке отчетности в электронном виде

Регламент обмена электронными документами при представлении отчетности по каналам связи предполагает следующую последовательность действий, выполняемых автоматически:

- при отправке отчетности налогоплательщиком файл отчетности подписывается ЭЦП налогоплательщика, зашифровывается и отправляется на сервер электронной почты оператора;

- при получении этого электронного документа в налоговой инспекции он расшифровывается, проверяется совпадение ЭЦП налогоплательщика, что гарантирует отсутствие искажений при поступлении документа в налоговый орган, равно как и невозможно внесение изменений со стороны работников налоговых органов без обнаружения изменения электронного документа. Если результат проверки ЭЦП положительный, то электронный документ подписывается второй подписью (ЭЦП налоговой инспекции), зашифровывается и отправляется налогоплательщику. Одновременно электронный документ с двумя ЭЦП (налогоплательщика и инспекции) сохраняется в архиве инспекции для предъявления в случае возникновения спорной ситуации по поводу содержания документа. Если результат проверки ЭЦП отрицательный, то файл отчетности не принимается, а налогоплательщику высылается соответствующее уведомление;

- налогоплательщик, получивший свой файл отчетности с двумя ЭЦП, также сохраняет его в архиве для предъявления при возникновении спорной ситуации по поводу содержания документа;

- на сервере электронной почты оператора фиксируется факт поступления электронного документа в адрес налоговой инспекции и формируется подтверждение оператора – электронный документ, содержащий дату и время сдачи отчетности, подписанный ЭЦП оператора и зашифрованный;

- оператор высылает подтверждения, содержащие дату и время сдачи отчетности, и налогоплательщику, и налоговой инспекции. Эти подтверждения подписаны ЭЦП оператора и не могут быть произвольно изменены. Налогоплательщик и налоговая инспекция подписывают эти подтверждения своими ЭЦП и отправляют оператору, одновременно сохраняя их в своих архивах для предъявления в случае возникновения спорной ситуации по поводу даты сдачи отчетности;

- кроме того, в налоговой инспекции файлы с формами отчетности перед обработкой проходят входной контроль на соответствие требованиям формата. По результатам входного контроля формируется протокол, который подписывается ЭЦП налоговой инспекции и также отправляется налогоплательщику.

Таким образом, налогоплательщик, пользующийся системой сдачи отчетности в электронном виде по каналам связи, может считать цикл сдачи отчетности полностью выполненным, если он имеет:

- подтверждение оператора, подписанное ЭЦП оператора и самого налогоплательщика;

- файл отчетности, подписанный ЭЦП самого налогоплательщика и налогового органа;

- протокол, подписанный ЭЦП налогового органа, о результатах проверки на соответствие формату.

Такой порядок создает основу для корректного разрешения нештатных или же спорных ситуаций, связанных со сдачей отчетности. Приведем несколько основных примеров.

1. Налоговая отчетность отправлена не тем налогоплательщиком. В этом случае проверка ЭЦП налогоплательщика, осуществляемая при получении электронного документа в налоговой инспекции, даст отрицательный результат, файл не будет принят, а налогоплательщик получит соответствующее уведомление.

2. Налоговая отчетность не дошла до налогового органа в силу возникших технических проблем на участке между оператором связи и налоговым органом или внутри налоговых органов. В этой ситуации налогоплательщик не получит подтверждение налоговой инспекции (файл отчетности с двумя ЭЦП и протокол входного контроля) о том, что отчетность доставлена. В этом случае срок сдачи отчетности засчитывается по дате и времени, зафиксированным в подтверждении оператора, а файл отчетности должен быть отправлен повторно.

3. Налогоплательщик и налоговая инспекция по-разному трактуют содержание файла отчетности. На досудебное разбирательство с участием экспертов представляются файлы отчетности с двумя ЭЦП (налогоплательщика и налоговой инспекции) из архивов налогоплательщика и налоговой инспекции. Техническая экспертиза целостности ЭЦП позволит дать однозначный ответ на вопрос о том, у кого из участников обмена хранится корректный документ.

4. Налогоплательщик и налоговая инспекция по-разному трактуют срок сдачи отчетности. В этом случае на досудебное разбирательство представляются файлы подтверждений оператора с двумя ЭЦП (оператора и налогоплательщика, оператора и налоговой инспекции) из архивов налогоплательщика и налоговой инспекции.

При несогласии сторон с заключением экспертизы за сторонами сохраняется возможность обращения в арбитражный суд в соответствии с действующим законодательством.