Определение качества документов

Руководители должны выбирать стандарты, распространяющиеся на уровень качества, соответственно различным типам документов и различным типам проектов и должны определять, как это качество будет достигнуто и поддержано.

Понятия качества, применимые к содержанию, структуре и представлению документации:

– качество содержания можно измерять в элементах точности, полноты и ясности;

– качество структуры можно измерять легкостью, с которой читатель имеет возможность определить местоположение информации;

– качество представления должно соответствовать типу проекта. Например, руководство пользователя может иметь форму на бора машинописных страниц, скрепленных вместе, или может быть типографской книгой с обширными иллюстрациями, созданной специалистом по графике.

Определение форматов документов

Стандартизованные форматы документов важны для контроля качества документов, для читаемости документов и для облегчения их сопровождения.

Информация может быть представлена в различных форматах. Проектные спецификации, например, могут быть записаны на установленных бланках. Обучение пользователя можно осуществить посредством учебных программ в классах или учебных конспектов и консультаций.

Форматы документов могут различаться от проекта к проекту. Они зависят от таких факторов, как объем проекта, аудитория,, для которой предназначены документы, количество установленных стадий и бюджет документирования.

В проектируемых форматах должны быть учтены соображения о том, будут ли документы переводить для международного распространения.

Стандарты и руководства данной организации, распространяющиеся на форматы документов, должны быть установлены таким образом, чтобы допускать гибкость для руководителей в выборе форматов, подходящих для их проектов.

Определение системы обозначения документов

Стандартные обозначения документов необходимы для эффективного контроля документации. Обозначающая информация может включать в себя:

– заглавие документа; .

– ссылочный номер документа;

– номер версии документа;

– дату выпуска и пересмотра;

– реквизиты автора;

– реквизиты утвердившего лица;

– обозначение защищенности (авторских прав);

– обозначение организации.

Если документы выпускают в виде разрозненных листов, каждая страница должна иметь индивидуальное обозначение (например, со ссылочным номером документа, номером страницы и номером издания).