КАТЕГОРИИ:
АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Правила построения организационных процедур
Организационные процедуры определяются Положением об организации, инструкциями, приказами, распоряжениями и регламентируют процессы подготовки управленческих решений. Процесс подготовки любого управленческого решения независимо от количества документов, необходимых для его утверждения, и количества исполнителей может быть представлен в виде организационной процедуры.
Пои построении процедур используются следующие основные понятия.
1. Организационная операция - технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации (документов), осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте.
Примерами операций являются: «утверждение (подписание) приказа», «утверждение отчета по теме», «согласование (визирование) документа», «утверждение сметы расходов», «утверждение финансового плана» и т.д.
2. Комплекс взаимосвязанных организационных операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения, называется организационной процедурой.
Примерами организационных процедур могут быть: -«подготовка и утверждение отчета о выполненной работе». В данной процедуре участвуют сотрудники аппарата управления, которые готовят и оформляют отчет, руководители или их заместители, которые согласовывают отчет и руководители подразделений, утверждающие отчет.
Организационная процедура включает 3 элемента:
1. Схему организационной процедуры.
2. Описание организационной процедуры.
3. Перечень документов, действующих в организационной процедуре.
Рассмотрим их подробнее.
Схема организационной процедуры строится на основе изучения регламентирующей документации и существующего распределения обязанностей в подразделении по следующим правилам (см. рис. 1).
Рис. L Схема, иллюстрирующая правила построения организационных процедур
Правило 1. Организационная операция (этап работы) на схеме изображается в виде прямоугольника, расположенного в разрезе осевой линии.
Правило 2. Наименование подразделения (исполнители), выполняющего организационную операцию, пишется слева над осевой линией.
Правило 3. Документы, необходимые для выполнения организационной операции (документ № 1, № 2) изображаются в виде прямоугольников, расположенных в разрезе стрелок, входящих в прямоугольник, изображающий этап работы. Документы, извлекаемые из архива, обозначаются звездочкой (документ № 2).
Правило 4. Итог выполнения организационной операции также оформляется в виде документов, расположенных в разрезе стрелок, выходящих из прямоугольника изображающего этапы работы (документы № 1, 2, 3).
Правило 5. Если в результате выполнения операции некоторые документы остаются у исполнителя, то они изображаются в виде прямоугольников, расположенных справа под осевой линией (это могут быть документы, отправляемые в архив, например документ № 3).
Описание организационной процедуры выполняется по следующей форме.
Таблица 1
| №№ | Наименование | Доку- | Испол- | Приме- |
| п/п | этапов работ | менты | нители | чание |
| (операций) | ||||
В гр. I указываются порядковые номера выполняемых организационных операций; в гр. 2 — наименования этапов работ и их подробное описание; в гр. 3 — документы, необходимые для выполнения данного этапа работы; в гр. 4 — исполнители, ответственные за подготовку данного этапа работы.
1. Пример построения действующей процедуры принятия решения
Процедура 1. (ПР-1). «Утверждение отчета о выполненной работе» (см. рис. 2).
Рис. 2. Процедура принятия решений: «Утверждение отчета о выполненной работе»
Описание действующей процедуры принятия решений «Утверждение отчета» производится по форме (см. табл. 2):
Таблица 2
| № п/п | Наименование этапов работы | Документы | Исполнители | Применение | |||
| Подготовка отчета | Старший экономист | ||||||
| экономист | |||||||
| 1.1 | Принять | 3,5 | __ | ||||
| 1.2. | Извлечь из архива | 1,2,4 | _ | ||||
| 1.3, | Подготовить | — | |||||
| 1.4. | Передать на согла- | ||||||
| сование в архив | 1,2,3,4,6 | — | |||||
| II 2.1. 2.2. 2.3. | Согласование отчета Принять Проверить Завизировать Передать на утверждение | 1,2,3,4, 6 | Главный специалист — __ — | ||||
| ждение и в архив | 1,2,3,4 | — | |||||
| III. 3.1. 3.2. 3.3. | Утверждение отче- та Принять Утвердить Передать на офор- мление | Начальник отдела — — — | |||||
| IV. 4.1. 4.2. 4.3. | Оформление отче- та Принять Оформить (регист- рация, размножение) Отправить по назна- чению | Старший экономист — — — | |||||
Перечень документов, действующих в процедуре:
№ Документа–
1. План работы отдела -1
2. Отчет о выполненной работе
за прошлый период — 2
3.• Текущая нормативно-справочная
информация (данные для отчета) — 3
4. Инструкции по составлению отчета
(действующая регламентирующая
документация) - 4
5. Распоряжение начальника подразделения о
составлении отчета - 5
6. Отчет о выполненной работе (требуемый) — 6
Дата добавления: 2015-04-04; просмотров: 78; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав |