ПРИНЦИПЫ АРХИВНОГО МЕНЕДЖМЕНТА

Продуманный менеджмент - наиболее надежное средство для достижения эффективности работы архива. Идеи, принципы и методы научной организации менеджмента обусловлены не только потребностями современной экономической и социальной практики, но и обшей логикой развития науки управления.

Слово "manage" употреблялось в английском языке еще в 19 веке и дословно переводится как управлять, воздействовать, влиять, хитрить, выкручиваться, но лишь во второй четверти 20 века оно приобретает современное значение.

Менеджмент - это совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования.

Можно употребить термины «менеджмент» и «управление» в одном и том же значении, хотя они имеют смысловые нюансы, связанные со спецификой двух исследовательских традиций - западной и отечественной.

Виды управления определяются предполагаемым или реальным объектом управления. При этом существуют:

· технико-технологические системы управления (неживые);

· автоматизированные системы управления технологическими процессами;

· биологические системы (живые);

· социальные системы, где главным субъектом и объектом управления является человек.

Именно применительно к этому, последнему, виду управления и применяется термин менеджмент.

Общие функции управления:

· организация работы;

· предвидение;

· планирование;

· координация;

· работа с персоналом;

· маркетинг;

· паблик релейшенз;

· инновация.

Общие функции управления на сегодняшний день представляют из себя:

1) организационно - предметная деятельность, организация как процесс достижения цели - задач и используемых мер, действий, решений. Управление архивом осуществляется директором и другими руководящими работниками архива организационно-распорядительными, экономическими, социальными и воспитательными методами.

Для осуществления управления архивом разрабатываются основные нормативные документы по организации работы архива: положение об архиве и его структурных подразделениях, структура и штатное расписание, смета поступлений и расходов, должностные инструкции работников.

2) прогнозирование - система и процесс определения вероятностей событий.

Существуют:

· научно-техническое прогнозирование;

· экономическое прогнозирование;

· экологическое прогнозирование;

· политическое прогнозирование.

3) планирование - это определение видов и объемов работ работников на определенный период согласно назначению и цели деятельности архива. В архиве составляются такие плановые документы на год:

· план развития архивного дела;

· план научно-исследовательской и методической работы;

· план научно-издательской работы;

· план внедрения научных и методических разработок;

· план-отчет работы архива;

· план-отчет работы структурного подразделения;

· план-отчет работы работника.

В зависимости от направлений деятельности, штатной численности и наличия структурных подразделений отдельные виды плановых документов могут не составляться. Вместе с тем архив может разрабатывать отдельные планы развития определенных направлений деятельности.

Планирование осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа достигнутых результатов, перспективных планов развития архивного дела и делопроизводства и программ по отдельным направлениям деятельности, исходя из имеющихся в наличии и прогнозированных финансовых, материальных и трудовых ресурсов, с учетом рекомендаций и поручений органов высшего уровня.

Планирование в архиве начинается с разработки плановой части планов-отчетов работы структурных подразделений.

4) координация - взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам.

5) работа с персоналом - изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др.

6) маркетинг - вид человеческой деятельности, связанный с изучением изменения спроса на товары или по удовлетворению спроса и реализаций этих мер.

7) паблик рилейшнз - связи с общественностью.

8) инновации - нововведения на предприятии, в организации.

Все эти функции применяются и в организации работы архива.