Способ 2

1. Выделить диапазон, который нужно удалить.

2. Выполнить команду Правка – Удалить…

3. В появившемся диалоговом окне Удаление ячеек выбрать необходимую опцию (рис. 1.5).

Операция Удалениене позволяет очистить формат ячеек или удалить из них примечания или сразу всё. Для этого предназначена операция Очистить, которая позволяет, не удаляя ячеек, удалить в них форматирование, содержание или все сразу. Для выполнения операции очистки нужно выбрать команду Правка – Очистить, появится подменю, содержащее следующие пункты (рис. 1.6):

1) команда Все удаляет границы, примечания, форматирование и содержимое ячеек;

2) команда Форматы удаляет форматирование ячеек (начертание шрифтов, границы, цвета, заполнение и т.д.);

3) команда Содержимое удаляет только данные (формулы, числа, текст, даты, время) в ячейках, оставляя форматирование и примечания;

4) команда Примечания удаляет примечания из ячеек.

1.4. Автозаполнение ячеек

Ячейки можно заполнять некоторой информацией автоматически.
Операция Заполнить позволяет не вводить повторяющиеся данные вручную. Например, необходимо в строке или столбце заполнить ряд ячеек одним и тем же числом или текстом. Для выполнения операции заполнения необходимо.

1. Ввести данные, которыми нужно заполнить другие ячейки заполняемого диапазона.

2. Выделить заполняемый диапазон, включая ячейку с введенными данными.

3. Выполнить команду Правка – Заполнить. В появившемся подменю выбрать нужную команду: команда Вверх, если данные были введены в самую нижнюю ячейку заполняемого диапазона; команда Вниз, если данные были введены в самую верхнюю ячейку заполняемого диапазона; команда Влево, если данные были введены в самую правую ячейку заполняемого диапазона; команда Вправо, если данные были введены в самую левую ячейку заполняемого диапазона. Команда Прогрессия позволяет не вводить вручную номера 1, 2, 3, … или последовательные даты (необязательно следующие одна за одной).

Для выполнения операции Заполнение прогрессией необходимо выполнить следующее [1].

1. Ввести в самую верхнюю ячейку (для заполнения столбца) или в самую левую ячейку (для заполнения строки) начальное значение.

2. Если известно, где должен заканчиваться диапазон, то выделить этот диапазон (первая ячейка должна содержать введенное начальное значение). Если известно только конечное значение, то выделяют только одну первую ячейку, содержащую введенное начальное значение.

3. Выполнить команду Правка – Заполнить – Прогрессия. В появившемся диалоговом окне Прогрессия выбрать необходимые параметры прогрессии (рис. 1.7).

В области Расположение указать направление заполнения. Если значения должны располагаться в строке, установить флажок по строкам, иначе по столбцам. Флажок Автоматическое определение шага устанавливается в том случае, если имеется второе значение прогрессии во второй ячейке заполняемого диапазона. Например, в первой ячейке находится 3.5, во второй – 5.25, тогда при использовании этого флажка Excel автоматически определит шаг 1.75 (разница между вторым и первым значениями).

Рис. 1.7. Диалоговое окно Прогрессия

В поле Шаг можно задать шаг для прогрессии. В области Тип выбрать тип прогрессии: арифметическая (следующее значение получают из предыдущего путем добавления шага), геометрическая (следующее значение получают из предыдущего путем умножения на шаг), даты (позволяет создавать прогрессию из дат) и автозаполнение. Для типа прогрессии Датыможно в области Единицы выбрать единицу приращения: день, рабочий день, месяц, год. Если диапазон не был указан, то необходимо в поле Предельное значение ввести значение, которое не должно превышать значения прогрессии [2].

1.5. Операции изменения размеров строк и столбцов

Со строками и столбцами можно производить следующие действия:

1. Изменять высоту (для строки) и ширину (для столбца).

2. Осуществлять автоподбор ширины столбца и высоты строки соответственно.

3. Скрывать столбец и строку.

4. Отображать столбец и строку.

Выполнить все эти действий можно с помощью команды Формат – Строка (Столбец). При выборе одной их этих команд, появится подменю, которое содержит все вышеперечисленные действия (рис. 1.8).

Изменить ширину столбца или высоту строки можно также с помощью мыши. Для этого необходимо, удерживая левую кнопку мыши, нажатой на границе столбца или строки, перемещать правую границу заголовка столбца или нижнюю границу заголовка строки до тех пор, пока ширина столбца или высота строки не достигнет необходимого размера (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Пример изменения ширины

столбца с помощью мыши

Примечания:

1. При изменении размеров строки или столбца на всплывающих подсказках показывается текущий размер строки или столбца.

2. Для изменения ширины нескольких столбцов нужно выделить столбцы, ширину которых необходимо изменить, а затем переместить правую границу заголовка любого выделенного столбца.

3. Чтобы изменить ширину всех столбцов или высоту всех строка на листе, нужно выделить весь лист, а затем переместить границу заголовка любого столбца или строки.

4. Для «подгонки» ширины столбца или высоты строки в соответствии с содержимым его ячеек нужно установить указатель на правую (нижняя) границу заголовка столбца или строки и дважды нажать левую кнопку мыши. Для выполнения этой операции также можно использовать команду Формат – Строка / Столбец – Автоподбор высоты / Автоподбор ширины.

Чтобы скрыть или отобразить строку (столбец), можно воспользоваться контекстным меню, вызываемым правой кнопкой мыши. Для того чтобы скрыть столбец (строку), надо выполнить следующее.

1. Выделить столбец/строку (или несколько столбцов/строк), который нужно скрыть.

2. Нажать правую кнопку мыши на заголовке выделенного столбца/строки (столбцов/строк).

3. Выполнить команду Скрыть.

Для отображения скрытых столбцов или строк, нужно выделить столбцы или строки, между которыми находятся скрытые столбцы или строки. Вызвать контекстное меню на заголовке столбца или строки и выполнить команду Отобразить.

1.6. Форматирование ячеек

MS Excel предоставляет широкие возможности по оформлению отчетов, различных таблиц, сводок, диаграмм и т.д. Для этого используются следующие основные операции форматирования листа:

1) изменение высоты строк и ширины столбцов;

2) изменение шрифта, размера и начертания текста;

3) форматирование содержимого ячеек;

4) выравнивание;

5) выбор границ, цвета и узора ячеек.

Прежде чем форматировать что-то, необходимо выделить форматируемые объекты.

В Excel существует большое количество числовых форматов ячеек. Выбрать необходимый формат ячейки (или группы ячеек) можно выделив ячейку (или группу ячеек) и выполнив команду Формат – Ячейки или выбрав пункт Формат ячеек из контекстного меню, вызываемого правой кнопкой мыши. При этом появится диалоговое окно Формат ячеек (рис. 1.10) [2].

На вкладке Число (рис. 10) имеется список Числовые форматы, с помощью которого можно выбрать нужный формат (при выборе формата необходимо обратить внимание на область Образец, в которой отображается выбираемый формат).

Перечислим назначение каждого типа.

1. Общий. В ячейках, имеющих общий числовой формат, отображаются целые числа (789), десятичные дроби (7,89) или числа, представленные в экспоненциальной форме (7,89Е+08), если число длиннее ширины ячейки. Используя общий формат, можно рассматривать до 11 разрядов, включая десятичные запятые и такие символы, как «Е» и «+». Чтобы использовать числа с большим количеством разрядов, нужно использовать встроенный экспоненциальный числовой или пользовательский формат.

2. Числовой. Данный формат применяется, когда необходимо задать для ячеек число знаков выводимых после запятой. Можно установить разделитель групп разрядов, при этом между цифрами единиц, тысяч, миллионов, миллиардов и т.д. будут небольшие расстояния для удобства чтения. Для установки формата с разделителями можно использовать кнопку Формат с разделителями на панели инструментов Форматирование.

Рис. 1.10. Диалоговое окно Формат ячеек,вкладкаЧисло

3. Денежный. Позволяет установить число знаков после запятой, цвет для положительных или отрицательных чисел. Признак данного формата – денежная единица рядом с числом.

4. Финансовый. Отличается от денежного формата выравниванием чисел по дробному разделителю, т.е. числа, расположенные в столбце и имеющие данное выравнивание, удобно сравнивать, так как дробный разделитель будет на одном месте у всех чисел.

5. Дата и время. Позволяют задать вид дат и времени в ячейках. Выбор осуществляется из списка одного из доступных форматов. Даты и время в Excel интерпретируются как числа. При вводе значений даты или времени происходит их автоматическое распознавание, и общий формат ячейки заменяется на встроенный формат даты или времени. По умолчанию значения даты и времени выравниваются в ячейке по правому краю. Если не происходит автоматического распознавания формата даты или времени, то введенные значения интерпретируются как текст, который выравнивается в ячейке по левому краю. Чтобы ввести дату и время в одну и ту же ячейку, в качестве разделителя даты и времени необходимо использовать пробел.

Независимо от формата, используемого для представления даты или времени, в Excel все даты сохраняются как последовательные числа и время сохраняется в виде десятичной дроби. Это весьма удобно, так как время и даты можно складывать, вычитать и производить с ними другие вычисления. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. Например, формула =”21.11.99”–”05.07.99” возвращает результат, равный 139, т.е. между 21 ноября и 5 июлем 1999 года 139 дней.

6. Процентный. Числа представляются в виде процентов. Вместо 0.31 будет 31 %. формат удобен, так как позволяет не умножать на 100 %, чтобы получить правильный вид числа.

7. Дробный. Можно задать вид дроби с одним, двумя, тремя знаками, а также представлять в виде долевых дробей. Например, если при вычислениях получается, что вещество занимает 2/7 объема, а нужно узнать сколько оно занимает в 100 частях, можно выбрать формат с сотыми долями для получения результата – 29/100.

8. Экспоненциальный. Используется для представления очень маленьких (близких к нулю) или больших чисел. В данном формате присутствует английская буква Е (е), которая обозначает степень, в которую надо возвести число 10. Например, 7.45Е+05 означает число, равное 7.45×10⁵, т.е. 745000; -2.3е-07 означает число, равное -2.3×10^-7, т. е. -0,00000023.

9. Текстовый. Указывает на то, что данная ячейка содержит текст, а не число. Иногда при обработке данных таким способом указывают индексные номера. Необходимо помнить, что сначала нужно установить данный формат, а затем вводить числа. В противном случае числа будут восприниматься как числа, а не как текст.

10. Дополнительный. Позволяет задать формат почтового индекса, номера телефона, индекса, что используется при обработке баз данных с помощью Excel.

11. Пользовательский формат. Числовой формат Все форматы позволяет создавать собственные пользовательские форматы. Пользовательский числовой формат может содержать до четырех частей (спецификации), разделенных точками с запятой, каждая из которых определяет формат соответственно для положительных, отрицательных, нулевых чисел и текста: Положительный; Отрицательный; Нулевой; Текстовый.

Например,

Если формат содержит только одну часть, то она используется для вывода положительных, отрицательных и нулевых значений. Если две части – то первая применяется для вывода положительных и нулевых значений, а вторая – для вывода отрицательных значений. Три части формата используются соответственно для вывода положительных, отрицательных и нулевых значений.

Основные шаблоны представлены в табл. 1.1.

Таблица 1.1