Учет общехозяйственных расходов

Общехозяйственные расходы — это косвенные затраты организации, связанные с организацией и управлением производством на уровне предприятия в целом. На практике общехозяйственные расходы часто называют общезаводскими расходами.

Общехозяйственные расходы организации учитывают на активном счете 26 «Общехозяйственные расходы». Данный счет является собирательно-распорядительным, бессальдовым.

Аналитический учет по счету 26 «Общехозяйственные расходы» ведется по статьям и местам возникновения затрат.

Общехозяйственные расходы отражают по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» в корреспонденции с разными счетами.

Номенклатура общехозяйственных расходов разрабатывается организацией на основе действующих нормативных актов по бухгалтерскому учету и налогообложению.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся составляющие общехозяйственных расходов и порядок их отражения на счетах бухгалтерского учета.

1. Заработная плата работников аппарата управления организации с отчислениями на социальные нужды :

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».

2. Амортизация, начисленная по основным средствам общехозяйственного назначения:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 02 «Амортизация основных средств».

3. Затраты на ремонт, на содержание и эксплуатацию основных средств общехозяйственного назначения:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 10 «Материалы»

Кредит сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Кредит сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

4. Затраты на отопление, освещение помещений управленческих подразделений (служб):

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 10 «Материалы»

Кредит сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит сч. 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»

Кредит сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

5. Расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

При наличии служебного автотранспорта организация несет в основном материальные расходы и расходы на ремонт автотранспорта.

В состав материальных расходов, как правило, входят стоимость израсходованных горюче-смазочных материалов (ГСМ), бензина, моторных масел и т. п.

Списание топлива и ГСМ на управленческие нужды производится на основании первичных расходных документов (ведомостей учета выдачи нефтепродуктов, требований, накладных и т. д.) и отражается в учете записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 10 «Материалы», субсчет 10-3 «Топливо».

6. Компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях.

Компенсация выплачивается работникам организаций за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Начисление компенсации за использование личных легковых автомобилей отражается в учете записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Выплата компенсации работнику производится из кассы организации по расходному кассовому ордеру. На выданную сумму делается запись:

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит сч. 50 «Касса».

Для целей налогообложения прибыли компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях учитываются в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Нормы расходов коммерческих организаций на выплату компенсаций за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 92.

С 1 января 2002 г они составляют для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц: для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 см³ – 1500 руб. в месяц.

По мотоциклам предусмотрена норма компенсации в сумме 600 руб. в месяц.

7. Командировочные расходы.

В соответствии с ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В командировку может быть направлен только работник организации.

Расходы на командировки учитываются только при наличии подтверждений о производственном характере командировки.

Расходы на командировки включают:

o расходы по проезду работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

o расходы по найму жилого помещения;

o расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

o расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

o консульские, аэродромные сборы;

o иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников коммерческих организаций компенсируются работнику и включаются в состав расходов организации полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов (проездных билетов, квитанций об оплате за пользование постельными принадлежностями в поезде и т. п.).

Суточные выплачиваются командированному сотруднику в соответствии с коллективным договором или внутренним локальным нормативным актом работодателя, где может быть установлен лимит суммы выплаты суточных - ст. 168 ТК РФ (за исключением бюджетных организаций). Выплата осуществляется за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (нелетная погода, перенос рейса и т. п.).

До 2009 г. нормировались для целей налогообложения прибыли суммы суточных. Нормы суточных утверждались Правительством РФ. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93 норма суточных составляла 100 руб. за каждый день нахождения работника в командировке.

С 1 января 2009 г. суточные, выплаченные в соответствии с локальными нормативными актами организации, учитываются в составе прочих расходов при исчислении налога на прибыль в полном объеме (пп.12 п.1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/41 от 06.02.2009 г.)

При этом при исчислении налога на доходы физических лиц в налогооблагаемый доход работника не включаются суточные в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и в пределах 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п.3 ст. 217 НК РФ).

В бухгалтерском учете списание расходов на служебные командировки на основании авансового отчета и приложенных к нему оправдательных документов отражается записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

8. Представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

К представительским расходам относятся расходы организации, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации, независимо от места проведения указанных мероприятий.

В состав представительских расходов входят:

o расходы организации на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации, участвующих в переговорах;

o транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и заседания руководящего органа и обратно;

o буфетное обслуживание во время переговоров;

o оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

При отнесении представительских расходов на затраты организации необходимо наличие следующих документов:

o приказа руководителя организации, которым определяется круг лиц, ответственных за представительскую деятельность;

o плановой сметы представительских расходов, утвержденной советом (правлением) организации на отчетный год в пределах установленных нормативов;

o актов, составленных по установленной форме сотрудниками организации, на использование приобретенных товарно-материальных ценностей (работ, услуг) на представительские цели.

Для отнесения представительских расходов на затраты организации в плановой смете должны быть указаны:

o дата и место проведения деловой встречи (приема);

o приглашенные лица;

o участники со стороны организации;

o конкретное назначение расходов;

o величина расходов.

В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются полностью в размере фактически произведенных затрат.

Включение представительских расходов в затраты организации разрешается только при наличии первичных учетных документов, в состав которых могут входить платежные поручения, выписки банка по расчетному счету, расходные кассовые ордера, квитанции к приходным кассовым ордерам, авансовые отчеты, кассовые чеки, накладные, счета-фактуры, документы, подтверждающие оплату транспортных услуг, и др.

Для целей налогообложения представительские расходы признаются в пределах норм. В соответствии со ст. 264 НК РФ для целей налогообложения представительские расходы в течение отчетного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % расходов организации на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Представительские расходы отражаются в бухгалтерском учете записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кредит сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

9. Расходы на подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате организации на договорной основе в порядке, установленном законодательством РФ.

В соответствии с ТК РФ необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд определяет работодатель.

В бухгалтерском учете расходы организации на подготовку и переподготовку кадров учитываются полностью в размере фактически произведенных затрат.

Включение расходов на подготовку и переподготовку кадров в затраты организации разрешается только при наличии оправдательных первичных документов. К таким документам относятся договоры с учебными заведениями, подписанные акты об оказании услуг по обучению, счета-фактуры, платежные поручения, выписки банка по расчетному счету, расходные кассовые ордера, квитанции к приходным кассовым ордерам, авансовые отчеты, бухгалтерские справки, расчеты и др.

Для целей налогообложения прибыли расходы на подготовку и переподготовку кадров учитываются, если соблюдаются следующие условия:

o имеется договор с учебным заведением;

o соответствующие услуги оказываются российскими образовательными учреждениями, получившими государственную аккредитацию (имеющими соответствующую лицензию), либо иностранными образовательными учреждениями, имеющими соответствующий статус;

o подготовку (переподготовку) проходят работники организации, состоящие в штате;

o имеется обоснование производственной необходимости обучения (программа подготовки (переподготовки) должна способствовать повышению квалификации и более эффективному использованию подготавливаемого или переподготавливаемого специалиста в этой организации в рамках деятельности организации).

Для целей налогообложения расходы организации на подготовку и переподготовку кадров не нормируются и принимаются по фактически произведенным затратам.

Расходы организации на подготовку и переподготовку кадров отражаются в учете записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кредит сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

10. Арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество.

Размер арендных платежей и порядок их уплаты определяется договором, заключенным в порядке, установленном ГК РФ.

В состав затрат по аренде арендатор включает также затраты по ремонту арендуемого имущества, расходы, связанные с оплатой коммунальных платежей и услуг связи, относящихся к помещениям (зданиям), полученным в аренду, а также к средствам связи, используемым арендатором в своей деятельности.

Включение затрат по аренде имущества в затраты организации разрешается только при наличии оправдательных первичных документов. К таким документам относятся договоры с арендодателем, подписанные акты об оказании услуг по аренде, счета-фактуры, платежные поручения, выписки банка по расчетному счету.

Затраты организации по аренде имущества отражаются в бухгалтерском учете записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

11. Расходы на оплату услуг сторонних организаций, в том числе:

o оплата информационных, юридических, консультационных, аудиторских услуг.

Информационные услуги предусматривают предоставление экономической, технической, социальной, юридической и прочей информации по заказам организаций в виде публикаций, поступающих в свободную продажу, предоставления, распространения деловой информации, содействия формированию информационного пространства бизнеса.

К юридическим услугам относятся правовое консультирование по всем отраслям права; правовая работа по обеспечению хозяйственной и иной деятельности организаций; представительство в судебных и других органах; правовая экспертиза учредительных и иных документов и т. д.

Консультационные услуги предусматривают предоставление услуг, включающих консультирование по общему управлению, консультирование по административному управлению, консультирование по финансовому управлению организации и др.

Аудиторские услуги предусматривают независимую проверку бухгалтерской отчетности организации с выдачей заключения относительно ее достоверности;

o оплата услуг по управлению организацией или ее отдельными подразделениями (по анализу конкретных проблем управления, выдаче рекомендаций для конкретной организации и оказанию помощи при их внедрении);

o оплата услуг по предоставлению работников (технического и управленческого персонала) сторонними организациями для участия в производственном процессе, управлении производством либо для выполнения иных функций, связанных с производством и реализацией;

o оплата услуг по ведению бухгалтерского учета, оказываемых сторонними организациями.

Документами, подтверждающими расходы по данным услугам, являются договоры со сторонними организациями, акты приемки-сдачи оказанных услуг, счета-фактуры, выписки банка по расчетному счету и платежные поручения.

Затраты, связанные с оплатой услуг сторонних организаций, отражаются в учете записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

Кредит сч 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

12. Расходы на публикацию бухгалтерской отчетности.

Публиковать годовую бухгалтерскую отчетность в установленные сроки (не позднее 1 июня года, следующего за отчетным годом) в соответствии с действующим законодательством обязаны открытые акционерные общества. Публикация организацией своей бухгалтерской отчетности не признается рекламой. Услуги по публикации бухгалтерской отчетности организации оказываются в соответствии с заключенными договорами.

Документами, подтверждающими данные расходы, являются акты приемки-сдачи оказанных услуг (выполненных работ), счета-фактуры, выписки банка и платежные поручения.

Расходы по опубликованию в газетах или журналах бухгалтерской отчетности отражаются в учете записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

13. Расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы).

Указанные услуги предоставляются на основании договоров об оказании услуг связи, заключаемых в соответствии с ГК РФ и правилами оказания услуг связи.

Расходы по оплате услуг связи отражаются в учете записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

14. Расходы на канцелярские товары.

К канцелярским товарам относятся различного рода папки для бумаг, скоросшиватели, писчая бумага, ручки и т. д.

Как правило, такие расходы осуществляются через подотчетное лицо. Для подтверждения расходов на канцелярские товары подотчетные лица вместе с авансовыми отчетами должны представлять товарные и кассовые чеки, а также счета-фактуры.

В таких случаях канцелярские товары при принятии их к бухгалтерскому учету отражаются на счете 10 «Материалы» (субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности») в корреспонденции с кредитом счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По мере передачи этих товаров на управленческие и хозяйственные нужды их стоимость списывается со счета 10 «Материалы», субсчет 10-9 записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 10 «Материалы», субсчет 10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

15. Суммы налогов и сборов, таможенных пошлин и сборов, начисленные в установленном законодательством РФ, за исключением налогов и сборов, перечисленных в ст. 270 НК РФ.

К налогам и сборам, включаемым в состав общехозяйственных расходов относятся земельный налог, а также таможенные пошлины и сборы, уплачиваемые при осуществлении внешнеторговой деятельности.

В соответствии со ст. 270 НК РФ в состав указанных расходов не включаются НДС, акцизы, налог на прибыль и платежи за сверхнормативные выбросы загрязняющих веществ в окружающую среду.

Документами, подтверждающими расходы в виде налогов и сборов, служат налоговые декларации, авансовые расчеты, бухгалтерские справки-расчеты, выписки банка по расчетном у счету, платежные поручения.

Данные расходы учитываются в том отчетном периоде, за который представляются налоговые расчеты и декларации.

В бухгалтерском учете начисление указанных налогов и сборов отражается записью:

Дебет сч. 26 «Общехозяйственные расходы»

Кредит сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам».

16. Другие аналогичные по назначению затраты.

Таким образом, все выше перечисленные общехозяйственные расходы в течение месяца собирают по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». В конце месяца определяют общую их величину за месяц, которую полностью списывают с кредита счета. При этом возможны два варианта.

При первом, традиционном, варианте общехозяйственные расходы распределяют по видам продукции (работ, услуг) пропорционально выбранной базе распределения и списывают на затраты основного производства записью:

Дебет сч. 20 «Основное производство»

Кредит сч. 26 «Общехозяйственные расходы».

В этом случае на счете 20 «Основное производство» оказываются отраженными все затраты, связанные с изготовлением продукции (работ, услуг), как прямые, так и косвенные, которые формируют полную производственную себестоимость продукции (работ, услуг).

При втором варианте общехозяйственные расходы на затраты основного производства не относят, а сразу списывают на себестоимость реализованной продукции записью:

Дебет сч. 90 «Продажи», субсчет 90-2 «Себестоимость продаж»

Кредит сч. 26 «Общехозяйственные расходы».

В этом случае на счете 20 «Основное производство» оказываются отраженными только прямые затраты, связанные с изготовлением продукции (работ, услуг), которые формируют сокращенную производственную себестоимость продукции (работ, услуг).

Вариант списания общехозяйственных расходов со счета 26 «Общехозяйственные расходы» организация определяет самостоятельно и отражает его в своей учетной политике.

Пример.Общехозяйственные расходы организации за месяц составили ? руб., в том числе:

· заработная плата работников аппарата управления организации – 220 000 руб.;

· заработная плата, начисленная рабочим за текущий ремонт основных средств общехозяйственного назначения – 45 000 руб.;

· отчисления на социальные нужды – ? руб.;

· амортизация основных средств общехозяйственного назначения – 130 000 руб.;

· стоимость материалов, израсходованных на текущий ремонт основных средств общехозяйственного назначения – 55 000 руб.;

· затраты на отопление, освещение помещений управленческих подразделений – 17 200 руб.;

· компенсации за использование личных легковых автомобилей в служебных целях – 12 000 руб.;

· командировочные расходы – 38 000 руб.;

· арендная плата за основные средства общехозяйственного назначения – 150 000 руб.;

· стоимость израсходованных канцелярских товаров – 2 800 руб.

Согласно учетной политике организация не распределяет общехозяйственные расходы по видам продукции, а списывает их в конце месяца на себестоимость реализованной продукции.