В списках и регистрах числится только юридическое население.

Ведение регистров населения осуществляется издавна, но их широкое и эффективное использование началось только с развитием электронно-вычислительной техники и созданием соответствующего программного обеспечения.

При рождении (или при въезде на территорию страны) человеку присваивается индивидуальный идентификационный код (ИИК), не меняющийся на протяжении всей жизни. Все события в жизни человека, которые требуют документального оформления, сопровождаются внесением ИИК в соответствующие документы. Поскольку один экземпляр этих документов в обязательном порядке направляется в орган, ведущий регистр, все изменения в жизни человека немедленно фиксируются в базе данных.

Одновременно меняется и вся совокупность, как по своей численности, так и по структуре. Появляется возможность в любой момент времени получать не только информацию о текущих демографических событиях, но и о тех характеристиках населения, которые обычно фиксируются только в переписях.

Ведение автоматизированного регистра населения создает предпосылки для увеличения межпереписного периода, когда переписи проводятся только для корректировки данных регистра.

В некоторых странах, например, в Финляндии, Дании, Нидерландах, Швеции, переписи населения в их традиционном виде больше уже не проводятся, и вся необходимая информация получается главным образом на основе регистров.

Распространение регистров населения ограничено главным образом возможностями коммуникационных и вычислительных ресурсов (т.е. пропускной способностью линий связи и объемом памяти и быстродействием компьютеров), которые при современных технологиях являются весьма значительными.

Существует мнение, что ведение автоматизированного регистра позволит совсем отказаться от проведения переписей населения.

Так, в Финляндии в 1990 г. перепись впервые осуществлена без обращения к населению, т.е. полностью на базе регистров.

В настоящее время ведение регистров широко используется в странах с малой территорией и небольшим населением.

Важными аспектами ведения регистра населения являются также этические проблемы, которые могут здесь возникать, а также проблемы несанкционированного доступа к информации, хранящейся в регистрах, и ее использования в целях, далеких от тех, ради которых регистр создается.

Например, уход за пожилыми родителями, проживающими в другом регионе, может сопровождаться временным длительным переездом без планов регистрации на постоянное жительство.