Распределение сфер управления (департаментализация)

Схема подчиненности, как правило, представляет собой пирамиду, т.е. состоит из нескольких уровней иерархии (рис. 3.1). На верхнем уровне — руководитель организации, у которого в непосредственном подчинении находятся руководители более низкого уровня. Последние, в свою очередь, также имеют в непосредственном подчинении работников нижестоящего уровня и т.д.

Иерархия подчиненности строится на разделении труда. При этом можно выделить вертикальное и горизонтальное разделение.

Вертикальная дифференциация связана с разделением на уровни власти (рис. 3.2), построенными в иерархическом порядке. Власть распределяется по должностям в соответствии уровнем в иерархии: руководитель верхнего уровня управляет деятельностью нижележащих уровней, т.е. в формальном смысле обладает большей властью и статусом [7].

Функции менеджеров различных уровней отличаются друг от друга. Так, важнейшие задачи менеджеров нижнего звена заключаются в координации работы исполнителей и непосредственном управлении другими ресурсами, включая технику и материалы. Менеджеры среднего уровня чаще всего являются основными «внутренними» менеджерами в бизнесе, т.к. они обычно проводят 75 % своего времени, занимаясь оперативным управлением. Они сосредоточивают свое внимание на координации работы групп, руководимых менеджерами нижнего звена. В крупных фирмах часто имеется несколько уровней менеджеров среднего звена. Высшие менеджеры несут ответственность за деятельность фирмы в целом. Их время распределено между стратегическим планированием, руководством и контролем деятельности основных подразделений компании с учетом требований к фирме различных внешних лиц, например потребителей [5].

Горизонтальная дифференциация отражает разделение сфер управления по направлениям, требующим специализированных знаний и умений (рис. 3.3).

Горизонтальное распределение сфер управления называется департаментализацией и связано с группировкой работников компании в специализированные подразделения, выполняющие определенные виды деятельности.

Различают следующие признаки горизонтального распределения сфер управления (виды департаментализации) [5, 7]:

1) функциональный — создание подразделений, выполняющих определенную функцию. Примеры функций: маркетинг, производство, финансовая деятельность, материально-техническое снабжение, научные исследования. Руководители подразделений отвечают за выполнение соответствующей функции (например, управляющий производством, управляющий сбытом, управляющий маркетингом и т.д.);

2) предметный (продуктовый)— разделение управления по отдельным видам продукции, производимой компанией. Руководители подразделений отвечают за выпуск некоторого конечного продукта (например, главный менеджер по производству молочных продуктов, главный менеджер по производству масел и жиров). Распределение по этому признаку обычно применяется в компаниях, выпускающих широкую номенклатуру продукции;

3) территориальный (географический) — создание подразделений на базе определенных территорий (регионов). Руководители подразделений отвечают за деятельность компании в определенном регионе. Для больших организаций территориальное деление весьма важно, т.к. физическая распыленность деятельности создает трудности для координации;

4) проектный — создание подразделений на временной основе для выполнения некоторого проекта. Руководитель проекта отвечает за все виды деятельности по проекту, которые могут выполняться специалистами, набранными из различных функциональных подразделений.

5) технологический — выделение подразделений в соответствии с этапами технологического цикла. Например, фирма по изготовлению мебели может быть разделена по таким технологическим операциям, как распилка древесины, столярные работы, полировка, сборка;

6) по размеру — выделение подразделений, выполняющих одинаковые виды деятельности для того, чтобы упростить управление большим количеством людей. Чаще всего этот признак используется на нижних уровнях управления, чтобы создать небольшие бригады, группы, выполняющие одинаковую работу;

7) по времени — группировка ресурсов в подразделения, действующие в определенные периоды времени. Например, предприятие может распределить свою работу на три восьмичасовых смены: первая смена (7.00–15.00), вторая (15.00–23.00) и ночная (23.00–7.00);

8) по потребителям — выделение подразделений, ориентированных на обслуживание специфических потребительских групп.

В конкретной организации может использоваться лишь один признак распределения сфер управления, например только функциональный. Однако чаще используется смешанное распределение сфер уп-равления, когда на различных уровнях (и даже на одном уровне) используются различные признаки разделения (рис. 3.4 [7]).

Рассмотрим два аспекта организационного управления, связанных с департаментализацией, — специализацию и координацию.

Специализация — выделение подразделений, занимающихся своей особой деятельностью. При высокой степени специализации подразделения нацелены на очень узкий круг задач. Специализация повышает эффективность организации в целом. Основные преимущества специализации [5]:

· могут быть использованы менее квалифицированные рабочие, поскольку сложная задача разделена на более простые и мелкие виды деятельности;

· повышается скорость выполнения работы, возрастает эффективность;

· быстрее приобретается необходимый опыт;

· отбор и обучение упрощаются.

Однако специализация имеет свои недостатки. Во-первых, чем выше специализация, тем больше создается подразделений, больше управляющих и уровней управления. Структура управления становится громоздкой, неадаптивной, медленно реагирующей на изменения внешних и внутренних условий. К тому же при этом возрастают затраты на аппарат управления.

Во-вторых, узкая специализация приводит к тому, что работа сотрудников организации становится однообразной, шаблонной. Исследования показали, что большинству людей не нравится рутинная работа или работа в узких рамках. Прогулы, текучесть кадров нередко являются реакцией работников на монотонность труда [7].

Департаментализация, приводящая к специализации, предполагает координацию деятельности работников и подразделений, относящихся к одной сфере управления. Координация неизбежно сопутствует специализации, т.к. она обеспечивает согласованность действий специализированных подразделений и способствует достижению общей цели. В основе департаментализации в ее классическом понимании лежит принцип единства команд: «Каждый сотрудник организации должен иметь только одного непосредственного начальника», т.е. деятельность сотрудников, относящихся к одному подразделению, должна координироваться из одного центра.

Однако этот принцип был подвергнут критике в недавние времена, как слишком жесткий для сложных современных управленческих установок. Современные менеджеры нуждаются в более гибких подходах. Организации стали применять многолинейные схемы подчинения, в которых используется многократное подчинение (рис. 3.5).

Чаще всего, это матричная схема, в которой руководство подразделениями осуществляется одновременно по двум каналам: например, по функциональному признаку и по проектному. Такая схема обычно изображается в виде матрицы, в которой по столбцам распространяется один канал управления, по строкам — другой. Ниже, в подразделе 4.4, будет рассмотрена матричная организационная структура.